Pflichtaufgaben vergeben

Pflichtaufgaben sind das wichtigste Steuerungs-Werkzeug in deiner Rolle: du weist einer einzelnen Person, einer Lerngruppe oder einer ganzen Abteilung einen Kurs mit verbindlichem Fälligkeitsdatum zu. Das System schreibt automatisch ein, schickt Erinnerungen, und meldet wenn jemand in Verzug ist.

Eine einzelne Pflichtaufgabe vergeben

1. Im Hauptmenü zu Pflichtaufgaben.
2. Neu klicken.
3. Felder ausfüllen:
4. Kurs — den zuzuweisenden Kurs aus der Liste wählen
5. Person — die zu betreuende Person (Autocomplete-Suche)
6. Fälligkeitsdatum — Pflichtfeld, mindestens ein paar Tage in der Zukunft
7. Notiz (optional) — wird der Person im Kursplayer angezeigt, z. B. „Bitte vor dem nächsten Team-Meeting"
8. Erinnerungen konfigurieren — siehe nächster Abschnitt.
9. Speichern.

📸 Screenshot folgt

Pflichtaufgaben-Zuweisungs-Formular mit allen Feldern

Die Person bekommt eine Benachrichtigung in der Plattform und (je nach Einstellung) per E-Mail. Sie wird automatisch in den Kurs eingeschrieben, eine separate Einschreibung ist nicht nötig.

Erinnerungs-Mails konfigurieren

Du kannst pro Pflichtaufgabe beliebig viele Erinnerungen definieren. Standard ist eine Erinnerung an die Person drei Tage vor Fälligkeit.

Pro Erinnerung legst du fest:

Feld	Was bedeutet das
Tage relativ zur Fälligkeit	Positive Zahl = vor der Frist. Negative Zahl = nach der Frist (Mahnung, falls überfällig).
E-Mail-Vorlage	Optional. Wenn keine eigene Vorlage gewählt, wird eine Standard-Mail verschickt.
Empfänger	student (die Person selbst) ⋅ assigned_by (du als zuweisende Person) ⋅ managers (Vorgesetzte)

Typische Erinnerungs-Setups:

Use-Case	Erinnerungen
Lockere Pflichtaufgabe	Eine Mail 3 Tage vor Fälligkeit an die Person
Wichtige Compliance-Schulung	Mails 14 / 7 / 3 / 1 Tag(e) vor Fälligkeit; +1 Tag Nachfrist-Mahnung an Person und dich
Onboarding-Pflicht	Nur bei Verzug — Mahnung 7 Tage nach Frist

Hinweis: Empfänger-Typ managers ist im Formular wählbar, aber das Versenden an Vorgesetzte ist aktuell noch nicht aktiv. Verlässlich funktionieren student und assigned_by.

Massen-Zuweisung — viele Personen gleichzeitig

Für Quartals-Schulungen, Onboarding-Wellen oder ganze Abteilungen lohnt der Massen-Zuweisungs-Dialog.

1. In der Pflichtaufgaben-Übersicht Massen-Zuweisung klicken.
2. Vier-Schritte-Dialog:
3. Schritt 1: Basis-Info — Kurs wählen, Fälligkeitsdatum, optional Notiz
4. Schritt 2: Personen-Auswahl über drei Tabs:
   • Einzeln — Personen einzeln aus Autocomplete picken
   • Nach Abteilung — eine ganze Abteilung deines Unternehmens
   • Nach Lerngruppe — alle Mitglieder einer existierenden Lerngruppe
5. Schritt 3: Erinnerungen — wie bei Einzel-Zuweisung, gilt für alle erzeugten Pflichtaufgaben gleich
6. Schritt 4: Vorschau — Anzahl + Liste aller Personen, die die Zuweisung bekommen werden
7. Bestätigen — das System legt die Pflichtaufgaben gleichzeitig an.

📸 Screenshot folgt

Massen-Zuweisung Schritt 2 mit Abteilungs-Tab

Bereits bestehende Pflichtaufgaben (gleicher Kurs + gleiche Person) werden übersprungen — keine Doppel-Zuweisungen. Das Ergebnis-Banner zeigt: angelegt, übersprungen, ggf. fehlgeschlagen.

Den Status verfolgen

In der Pflichtaufgaben-Übersicht siehst du pro Aufgabe:

Status	Was das heißt
Zugewiesen	Person wurde eingeschrieben, hat aber noch nichts gemacht
In Bearbeitung	Mindestens eine Lektion bearbeitet
Abgeschlossen	Kurs erfolgreich beendet, Mindest-Score erreicht
Überfällig	Frist verstrichen, Status nicht „Abgeschlossen"

Standard-Filter: zeige nur offene und überfällige Aufgaben — die brauchen deine Aufmerksamkeit.

Eine Pflichtaufgabe ändern oder zurückziehen

Wenn die Frist nicht mehr realistisch ist oder die Aufgabe organisatorisch nicht mehr passt:

1. Pflichtaufgabe in der Liste anklicken.
2. Bearbeiten — Frist verlängern, Notiz anpassen, Erinnerungen neu konfigurieren.
3. Oder Zurückziehen — Aufgabe wird gelöscht, die Person bekommt eine Benachrichtigung.

Eine abgeschlossene Pflichtaufgabe kann nicht mehr zurückgezogen werden — der Abschluss bleibt im System für die Personalakte.

Häufige Fragen

Eine Person hat einen Kurs schon vor der Pflichtaufgabe absolviert. Bekommt sie ihn doppelt? Nein — das System erkennt die existierende Einschreibung. Die Pflichtaufgabe wird angelegt, der Status springt sofort auf den aktuellen Stand der bestehenden Einschreibung. Wenn der Kurs schon abgeschlossen war, ist die Pflichtaufgabe direkt erfüllt.

Wann genau gehen die Erinnerungs-Mails raus? Das System prüft alle paar Minuten, welche Erinnerungen anstehen. Eine „3 Tage vor Fälligkeit"-Erinnerung kommt also normalerweise in den ersten 5-15 Minuten nach Mitternacht des entsprechenden Tages.

Eine Person sagt, sie hat keine Erinnerung bekommen. Mögliche Gründe: - Mail im Spam-Ordner - Mail-Adresse im Profil veraltet - Person hat in den persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen E-Mail für „Pflichtaufgaben" deaktiviert (das geht; einige Personen tun das versehentlich)

In solchen Fällen die Person darauf hinweisen, dass die Pflichtaufgabe trotzdem zu erledigen ist — Frist bleibt bestehen.

Eine ganze Abteilung soll regelmäßig (jährlich) eine Schulung wiederholen. Geht das automatisch? Wiederkehrende Pflichtaufgaben sind aktuell nicht direkt einrichtbar. Workaround: einmal pro Jahr (z. B. zum Kalender-Erinnerung) eine Massen-Zuweisung mit allen Personen der Abteilung manuell anstoßen.

Kann ich nach Versenden noch die Frist verlängern? Ja — Pflichtaufgabe öffnen → Bearbeiten → Fälligkeitsdatum ändern. Die bisherigen Erinnerungen werden auf Basis der neuen Frist neu berechnet.

Eine Person wird zur Pflichtaufgabe nicht eingeladen, obwohl sie der Liste hinzugefügt wurde. Prüfe: ist die Person Teil deines Verantwortungsbereichs (siehe Erste Schritte)? Wenn nicht, kannst du ihr keine Pflichtaufgabe geben — eine Customer-Admin müsste die Personen-Zuordnung anpassen.