Benutzer verwalten

In der Administration entscheidest du, wer Zugang zur online:academy bekommt, welche Rolle die Person hat und in welche Abteilung sie gehört. Diese Seite zeigt dir, wie du Personen einlädst — einzeln oder als ganze Liste — und wie du bestehende Benutzer pflegst.

Wo das passiert

Benutzer pflegst du im Admin-Portal — das ist die separate Verwaltungs-Oberfläche. Einladungen verschickst du dagegen auf der Lernplattform unter Verwaltung → Einladungen; sie sind im September 2026 aus dem Admin-Portal dorthin umgezogen, damit jedes Produkt seine Einladungen selbst verwaltet.

Eine Person einzeln einladen

Der schnellste Weg, eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen aufzunehmen:

1. Auf der Lernplattform zu Verwaltung → Einladungen wechseln.
2. Auf Anlegen klicken.
3. Felder ausfüllen:

Feld	Pflicht	Hinweis
E-Mail-Adresse	ja	Die Adresse, an die die Einladung geht. Es kann pro Adresse immer nur eine offene Einladung geben — eine neue ersetzt die alte.
Unternehmen	ja	Als Firmen-Admin steht hier nur dein eigenes Unternehmen zur Auswahl.
Für welches Produkt einladen?	nein	Eine reine Anzeige-Hilfe: Die Auswahl schränkt die Rollen-Liste darunter auf ein Produkt ein und wird selbst nicht mitgeschickt. Bleibt sie auf Alle Produkte, kannst du in einer einzigen Einladung Rollen aus online:academy und azubi:web vergeben.
Rollen	nein	Was die Person darf. Du kannst nur Rollen vergeben, die unter deiner eigenen liegen — als Company-Admin zusätzlich Company-Admin (siehe Rollen und Rechte). Ohne Rollen-Auswahl entsteht ein Konto ohne besondere Rechte — für Lernende wählst du die Rolle ROLE_USER (Basis-Benutzer).

1. Speichern — das System verschickt eine E-Mail mit persönlichem Registrierungslink.

Die Abteilung ergänzt du nach der Registrierung am Benutzer (siehe unten). Nur bei Admin-Einladungen wird sie direkt bei der Registrierung abgefragt.

Wie lange ist die Einladung gültig?

Der Registrierungslink ist standardmäßig 7 Tage gültig und funktioniert genau einmal. Läuft er ab, lädst du die Person einfach neu ein.

Viele Personen auf einmal einladen (CSV-Import)

Wenn du ein ganzes Team aufnehmen willst, lohnt sich die Massen-Einladung per Datei:

1. Auf der Lernplattform zu Verwaltung → Einladungen → CSV-Import.
2. CSV-Datei auswählen und hochladen. Format:
3. Eine E-Mail-Adresse pro Zeile
4. Keine Kopfzeile, keine weiteren Spalten
5. Optional: Rolle(n) wählen, die alle eingeladenen Personen erhalten sollen — angeboten werden nur Rollen unter deiner eigenen, als Company-Admin zusätzlich Company-Admin.
6. Import starten.

Nach dem Import meldet dir das System, wie viele Einladungen erzeugt wurden, wie viele Zeilen übersprungen wurden (ungültige E-Mail-Adressen) und ob es Fehler gab. Adressen, für die schon eine offene Einladung existiert, bekommen eine frische Einladung (die alte wird ersetzt).

Tipp für die CSV-Datei

Eine Tabellenkalkulation wie Excel oder LibreOffice exportiert eine einzelne Spalte mit Adressen sauber als CSV. Achte darauf, vor dem Export eine eventuelle Überschriftszeile (z. B. „E-Mail") zu entfernen — und darauf, dass jede Adresse nur einmal in der Datei steht.

Direktanlage statt Einladung

Im Admin-Portal gibt es unter Benutzer zusätzlich Anlegen und einen eigenen CSV-Import — beide legen Konten direkt mit Passwort an, ohne Einladungs-Mail. Das ist für Sonderfälle gedacht (z. B. Testkonten); der Normalweg für echte Mitarbeitende ist die Einladung, bei der die Person ihr Passwort selbst setzt.

Was beim Annehmen der Einladung passiert

Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Klickt sie darauf, landet sie auf einer Registrierungsseite und füllt dort selbst aus:

• Pflicht: Vor- und Nachname, Passwort (mindestens 10 Zeichen)
• Optional: Telefon, Mobil, Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land), Position

Nach dem Absenden ist das Konto aktiv, die Rollen aus der Einladung werden übernommen, und die Person wird zur Anmeldung weitergeleitet. Ab dann kann sie loslegen — eine Anleitung für den Einstieg findet sie unter Erste Schritte für Lernende.

Einen bestehenden Benutzer bearbeiten

Daten oder Rolle einer Person ändern sich? Das pflegst du direkt am Benutzer:

1. Im Admin-Portal zu Benutzer.
2. Person in der Liste suchen (nach Name oder E-Mail) und öffnen.
3. Im passenden Reiter anpassen, was nötig ist:

Was	Wo	Wie
Rolle ändern	Reiter Rollen & Berechtigungen	Neue Rolle wählen — wieder nur Rollen unter deiner eigenen, als Company-Admin zusätzlich Company-Admin. Details unter Rollen und Rechte.
Abteilung / Benutzergruppen	Reiter Arbeitsinformationen	Person einer Abteilung und beliebig vielen Benutzergruppen zuordnen. Benutzergruppen sind praktisch für Massen-Aktionen (z. B. Massen-Pflichtaufgaben „Nach Gruppe").
Stammdaten	Reiter Allgemein und Kontakt & Adresse	Name, Kontaktangaben und Profilfelder korrigieren.

1. Speichern.

Rollenwechsel wirkt nach erneuter Anmeldung

Ändert sich die Rolle einer Person, sollte sie sich einmal ab- und wieder anmelden, damit die neuen Rechte vollständig greifen.

Archivieren / deaktivieren vs. löschen

Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder vorübergehend keinen Zugang mehr braucht, gibt es zwei sehr unterschiedliche Wege:

Aktion	Was passiert	Wann sinnvoll
Archivieren / deaktivieren	Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Ihre Daten — abgeschlossene Lektionen, Lernfortschritt, Zertifikate — bleiben aber erhalten.	Der Standardfall, und zwar in beide Richtungen: bei längerer Abwesenheit wie Mutterschutz, Elternzeit, Sabbatical oder Langzeiterkrankung ebenso wie beim Ausscheiden, wenn die Nachweise dokumentiert bleiben sollen.
Löschen	Alle persönlichen Daten des Kontos (Name, E-Mail, Kontaktdaten, Profilbild) werden anonymisiert und der Zugang dauerhaft gesperrt. Die E-Mail-Adresse wird wieder frei und kann für ein neues Konto verwendet werden.	Nur, wenn die persönlichen Daten wirklich entfernt werden sollen (z. B. Datenschutz-Anfrage).

Im Zweifel archivieren, nicht löschen

Archivieren ist fast immer die richtige Wahl: Der Zugang ist sofort weg, aber Zertifikate und Lernhistorie bleiben erhalten, und die Person lässt sich jederzeit wieder freischalten. Löschen lässt sich dagegen nicht rückgängig machen — Name und Kontaktdaten sind danach dauerhaft anonymisiert. Überlege vorher, ob Nachweise (z. B. für Schulungspflichten) noch gebraucht werden.

Maximale Benutzerzahl

Je nach Vertrag kann dein Unternehmen eine Obergrenze für die Benutzerzahl haben. Sie zählt alle angelegten Konten — auch archivierte. Wenn die Grenze erreicht ist, erhöht das Team von generation:l sie für euch.

Löschanträge von Mitarbeitenden

Jede Person kann in ihrem Profil selbst beantragen, das eigene Konto zu löschen. Das Konto wird dabei nicht sofort gelöscht: Du als Unternehmens-Administrator entscheidest darüber.

1. Sobald ein Antrag eingeht, bekommst du einen Eintrag „Neuer Löschantrag" in der Glocke und eine E-Mail.
2. Öffne das Admin-Portal. Auf der Startseite zeigt die Karte Löschanträge alle offenen Anträge, der früheste Termin steht oben.
3. Klicke Genehmigen oder Ablehnen:
   • Genehmigen: Das Konto wird wie beim Löschen anonymisiert und der Zugang dauerhaft gesperrt. Die Person erhält eine E-Mail darüber.
   • Ablehnen: Trage im Feld Begründung ein, warum das Konto bestehen bleibt (Pflichtfeld). Die Person erhält die Begründung per E-Mail, das Konto bleibt unverändert.

Entscheide innerhalb eines Monats

Liegt einen Monat nach dem Antrag keine Entscheidung vor, wird das Konto automatisch gelöscht — die Person wird per E-Mail informiert. Die Frist steht in der Glocke und in der E-Mail.

Wann ablehnen?

Ein Grund kann zum Beispiel sein, dass Rechnungen aufbewahrt werden müssen oder Nachweise über absolvierte Pflichtschulungen noch gebraucht werden. Im Zweifel ist Archivieren der bessere Weg.

Bis zur Entscheidung kann sich die Person weiter anmelden und den Antrag in ihrem Profil jederzeit zurückziehen. Über den eigenen Antrag kannst du nicht selbst entscheiden — und die Person, die als letzte Administratorin bzw. letzter Administrator im Unternehmen übrig ist, kann keinen Löschantrag stellen.

Häufige Fragen

Die eingeladene Person hat keine E-Mail bekommen. Bitte zuerst den Spam-Ordner prüfen lassen. Kommt nichts an, lade die Person erneut ein — dabei wird ein frischer Link erzeugt. Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt geschrieben ist.

Der Einladungslink sagt „abgelaufen" oder „bereits verwendet". Links sind 7 Tage gültig und nur einmal nutzbar. Lade die Person einfach neu ein. Hat sie sich bereits erfolgreich registriert, soll sie sich stattdessen ganz normal anmelden.

Ich kann eine bestimmte Rolle nicht auswählen. Du kannst nur Rollen vergeben, die unter deiner eigenen liegen; als Company-Admin darfst du zusätzlich weitere Company-Admins ernennen. Höhere Rollen vergibt das Team von generation:l — siehe Rollen und Rechte.

Eine archivierte Person soll wieder Zugang bekommen. Suche sie in der Benutzerliste (archivierte Konten werden dort mit angezeigt) und klicke Reaktivieren — danach kann sie sich wieder anmelden.

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