Benutzer verwalten¶

Als Verwalter:in deines Unternehmens entscheidest du, wer Zugang zur online:academy bekommt, welche Rolle die Person hat und in welche Abteilung sie gehört. Diese Seite zeigt dir, wie du Personen einlädst — einzeln oder als ganze Liste — und wie du bestehende Benutzer pflegst.

Wo das passiert

Benutzer, Einladungen sowie Rollen & Rechte verwaltest du im Admin-Portal — das ist die separate Verwaltungs-Oberfläche, nicht die normale Lern-App. Themen wie Pflichtaufgaben, Lernpfade oder Analytics liegen dagegen in der App unter Verwaltung.

Eine Person einzeln einladen¶

Der schnellste Weg, eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen aufzunehmen:

Im Admin-Portal zu Benutzer wechseln.
Auf Einladen (bzw. Benutzer einladen) klicken.
Felder ausfüllen:

Feld	Pflicht	Hinweis
E-Mail	ja	Die Adresse, an die die Einladung geht. Es kann pro Adresse immer nur eine offene Einladung geben — eine neue ersetzt die alte.
Rolle	ja	Was die Person darf. Du kannst nur Rollen vergeben, die unter deiner eigenen liegen (siehe Rollen und Rechte).
Abteilung / Lerngruppe	nein	Ordnet die Person organisatorisch ein. Praktisch für spätere Massen-Aktionen (z. B. „alle aus Vertrieb").

Absenden — das System verschickt eine E-Mail mit persönlichem Registrierungslink.

Screenshot folgt

Einlade-Formular im Admin-Portal mit E-Mail-Feld und Rollen-Auswahl

Wie lange ist die Einladung gültig?

Der Registrierungslink ist standardmäßig 7 Tage gültig und funktioniert genau einmal. Läuft er ab, ladest du die Person einfach neu ein.

Viele Personen auf einmal einladen (CSV-Import)¶

Wenn du ein ganzes Team aufnehmen willst, lohnt sich die Massen-Einladung per Datei:

Im Admin-Portal zu Benutzer → Importieren (CSV-Import).
CSV-Datei hochladen. Format:
Eine E-Mail-Adresse pro Zeile
Keine Kopfzeile, keine weiteren Spalten
Optional: Rolle(n) wählen, die alle eingeladenen Personen erhalten sollen.
Import starten.

Nach dem Import meldet dir das System, wie viele Einladungen erfolgreich erzeugt wurden, wie viele Zeilen übersprungen wurden (z. B. doppelte Adressen) und ob es Fehler gab.

Tipp für die CSV-Datei

Eine Tabellenkalkulation wie Excel oder LibreOffice exportiert eine einzelne Spalte mit Adressen sauber als CSV. Achte darauf, vor dem Export eine eventuelle Überschriftszeile (z. B. „E-Mail") zu entfernen.

Rollen-Regel gilt auch hier

Auch beim CSV-Import kannst du nur Rollen vergeben, die unter deiner eigenen liegen. Versuchst du, eine zu hohe Rolle zuzuweisen, wird das abgelehnt.

Was beim Annehmen der Einladung passiert¶

Die eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit einem Link. Klickt sie darauf, landet sie auf einer Registrierungsseite und füllt dort selbst aus:

Pflicht: Vor- und Nachname, Passwort (mindestens 8 Zeichen)
Optional: Telefon, Adresse, Geburtstag, Jobtitel, bevorzugte Sprache

Nach dem Absenden ist das Konto aktiv, die Rolle aus der Einladung wird übernommen, und die Person wird zur Anmeldung weitergeleitet. Ab dann kann sie loslegen — eine Anleitung für den Einstieg findet sie unter Erste Schritte für Lernende.

Screenshot folgt

Registrierungsseite, die die eingeladene Person nach dem Klick auf den Link sieht

Einen bestehenden Benutzer bearbeiten¶

Daten oder Rolle einer Person ändern sich? Das pflegst du direkt am Benutzer:

Im Admin-Portal zu Benutzer.
Person in der Liste suchen (nach Name oder E-Mail) und öffnen.
Anpassen, was nötig ist:

Was	Wie
Rolle ändern	Neue Rolle wählen — wieder nur Rollen unter deiner eigenen. Details unter Rollen und Rechte.
Abteilung / Lerngruppe	Person einer Abteilung oder Gruppe zuordnen oder umordnen.
Stammdaten	Name, Kontaktangaben und Profilfelder korrigieren.

Speichern.

Rollenwechsel wirkt nach erneuter Anmeldung

Ändert sich die Rolle einer Person, sollte sie sich einmal ab- und wieder anmelden, damit die neuen Rechte vollständig greifen.

Archivieren / deaktivieren vs. löschen¶

Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder vorübergehend keinen Zugang mehr braucht, gibt es zwei sehr unterschiedliche Wege:

Aktion	Was passiert	Wann sinnvoll
Archivieren / deaktivieren	Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Ihre Daten — abgeschlossene Lektionen, Lernfortschritt, Zertifikate — bleiben aber erhalten.	Standardfall: Person scheidet aus, Nachweise sollen aber dokumentiert bleiben.
Löschen	Das Konto wird endgültig entfernt.	Nur, wenn wirklich keine Daten der Person mehr benötigt werden.

Im Zweifel archivieren, nicht löschen

Archivieren ist fast immer die richtige Wahl: Der Zugang ist sofort weg, aber Zertifikate und Lernhistorie gehen nicht verloren. Löschen ist unwiderruflich — überlege vorher, ob Nachweise (z. B. für Schulungspflichten) noch gebraucht werden.

Zusammenhang mit Lizenzen¶

Eine Person braucht oft nicht nur ein Konto, sondern auch einen Lizenz-Platz, um auf bestimmte (lizenzpflichtige) Kurse zugreifen zu können. Wenn jemand sich anmelden kann, aber einen lizenzierten Kurs nicht sieht, fehlt meist der Lizenz-Platz.

Außerdem: Archivierst du eine Person, wird der zugehörige Lizenz-Platz frei und kann an jemand anderen vergeben werden. Wie du Plätze zuteilst und entziehst, steht unter Lizenzen und Zugang.

Maximale Benutzerzahl

Je nach Vertrag kann dein Unternehmen eine Obergrenze für die Benutzerzahl haben. Ist sie erreicht, kannst du erst wieder neue Personen anlegen, wenn du andere archivierst oder die Obergrenze erhöht wird (über das Plattform-Team).

Häufige Fragen¶

Die eingeladene Person hat keine E-Mail bekommen. Bitte zuerst den Spam-Ordner prüfen lassen. Kommt nichts an, lade die Person erneut ein — dabei wird ein frischer Link erzeugt. Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt geschrieben ist.

Der Einladungslink sagt „abgelaufen" oder „bereits verwendet". Links sind 7 Tage gültig und nur einmal nutzbar. Lade die Person einfach neu ein. Hat sie sich bereits erfolgreich registriert, soll sie sich stattdessen ganz normal anmelden.

Ich kann eine bestimmte Rolle nicht auswählen. Du kannst nur Rollen vergeben, die unter deiner eigenen liegen. Höhere Rollen muss eine Person mit entsprechender Berechtigung vergeben — siehe Rollen und Rechte.

Eine archivierte Person soll wieder Zugang bekommen. Suche sie in der Benutzerliste (ggf. Filter „Archivierte anzeigen"), aktiviere das Konto wieder und stelle sicher, dass sie — falls nötig — wieder einen Lizenz-Platz erhält.

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