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Lizenzen und Zugang

Manche Kurse oder Kurspakete in der online:academy sind lizenz-pflichtig — dein Unternehmen erwirbt eine bestimmte Anzahl Plätze, und du als Verwalter:in entscheidest, welche Personen einen davon bekommen. Diese Seite erklärt, wie du das siehst und wie du Plätze zuteilst.

Hinweis zur Abgrenzung: Der Einkauf zusätzlicher Plätze und Vertragsfragen laufen über dein Plattform-Team / den Vertrieb. Die Verteilung der vorhandenen Plätze auf deine Mitarbeiter:innen machst du selbst.

Wo du Lizenzen siehst

  1. Im Admin-Portal zu Lizenzen.
  2. Liste aller Lizenz-Kontingente, auf die du als Verwalter:in Zugriff hast.
  3. Pro Lizenz:
  4. Name (z. B. „Premium Vertriebs-Bundle 2026")
  5. Anzahl Plätze gesamt / belegt / frei
  6. Ablaufdatum der Lizenz
  7. Welche Kurse / Lernpfade enthalten sind

Screenshot folgt

Lizenz-Übersicht mit Belegungs-Indikator pro Lizenz

Einer Person einen Platz zuteilen

  1. Lizenz öffnen.
  2. Person hinzufügen klicken.
  3. Person aus deinem Unternehmen auswählen (Autocomplete-Suche).
  4. Bestätigen — die Person bekommt sofort Zugriff auf die enthaltenen Kurse / Lernpfade.

Die Person bekommt eine Benachrichtigung „Du hast Zugriff auf [Kurs/Bundle] erhalten".

Mehrere Personen gleichzeitig

Wenn du eine ganze Gruppe oder Abteilung lizenzieren willst:

  1. Lizenz öffnen → Massen-Zuteilung.
  2. Personen-Auswahl per:
  3. Liste
  4. Abteilung
  5. Lerngruppe
  6. Plattform meldet: „X Plätze werden zugeteilt, Y Plätze bleiben frei". Bei Überbelegung (mehr Personen als Plätze) wirst du gewarnt.
  7. Bestätigen.

Einer Person einen Platz entziehen

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, in eine andere Abteilung wechselt oder du einen Platz freigeben willst für jemand anderes:

  1. Lizenz → Mitgliederliste → Person finden → Entfernen.
  2. Die Person verliert sofort den Zugriff auf die zugehörigen Kurse — bisherige Lernfortschritte und Zertifikate bleiben aber erhalten.

Was passiert mit aktiven Kurs-Einschreibungen, wenn der Lizenz-Platz weg ist?

Die Person bleibt formal eingeschrieben, kann aber keine neuen Lektionen mehr starten. Bereits bestehende Zertifikate bleiben gültig. Wenn die Person den Kurs noch nicht abgeschlossen hat und nicht mehr abschließen können soll: Einschreibung manuell beenden (siehe Trainer-Anleitung Teilnehmer:innen verwalten).

Lizenz-Belegung im Blick behalten

Ein Belegungs-Indikator pro Lizenz zeigt dir den Status:

Anzeige Bedeutung
Frei (z. B. 12/50 belegt) Genug Platz, du kannst mehr Personen reinnehmen
Fast voll (z. B. 45/50 belegt) Bei nächsten Zuteilungen aufpassen — könnte knapp werden
Voll (50/50 belegt) Keine weiteren Zuteilungen möglich, ohne jemanden zu entfernen

Wenn dauerhaft alle Plätze belegt sind und du mehr brauchst: an dein Plattform-Team / den Vertrieb wenden — dort werden zusätzliche Plätze eingekauft.

Ablauf-Termine

Lizenzen haben oft ein Ablaufdatum (z. B. ein Jahr ab Kauf). Im Lizenz-Detail siehst du:

  • Datum, an dem die Lizenz endet
  • Ggf. „Erneuerung läuft" — eine Verlängerung wurde bereits in die Wege geleitet
  • Bei < 30 Tagen Restlaufzeit: gelbe Warnung
  • Bei < 7 Tagen: rote Warnung

Bei drohendem Ablauf rechtzeitig dein Plattform-Team / den Vertrieb für die Verlängerung informieren — sonst verlieren alle zugeteilten Personen den Zugriff am Stichtag.

Lizenzen vs. eigene Kurse — Unterschied

Wichtig zur Abgrenzung:

  • Eigene Kurse deines Unternehmens (von euren Trainer:innen erstellt): keine Lizenz nötig, alle Personen mit Zugriff aufs LMS sehen sie und können sich (je nach Modus) einschreiben
  • Lizenzierte Kurse (von einem externen Anbieter, oder ein bestimmtes Premium-Modul): Zugriff nur über zugeteilten Lizenz-Platz

In der Kurs-Detailansicht ist jeweils sichtbar, ob ein Kurs lizenziert ist oder zur Eigenproduktion zählt.

Häufige Fragen

Eine Person sagt, sie hat plötzlich keinen Zugriff mehr auf einen Kurs. Mögliche Ursachen: 1. Lizenz-Platz wurde entfernt — in der Lizenz-Mitgliederliste prüfen 2. Lizenz ist abgelaufen — Restlaufzeit im Lizenz-Detail prüfen 3. Der Kurs hat einen anderen Zugangsmodus (z. B. „nur durch Zuweisung")

Über die Lizenz-Mitgliederliste und das Lizenz-Detail klärst du das meist schnell.

Ich kann keinen Platz zuteilen — der Button fehlt. Dann fehlt deiner Rolle das Recht zur Lizenz-Verteilung. Stelle sicher, dass du als Company-Admin angemeldet bist; ist die Rolle korrekt und der Button fehlt trotzdem, wende dich an dein Plattform-Team.

Wir haben mehr Personen, die einen Kurs brauchen, als Lizenz-Plätze. Mit dem Plattform-Team / Vertrieb sprechen — dort werden zusätzliche Plätze nachgekauft. In der Zwischenzeit priorisieren: wer braucht den Kurs am dringlichsten?

Wie sehe ich, welche Personen welche Lizenz-Plätze haben? Lizenz öffnen → Mitgliederliste — alle aktuell zugeteilten Personen mit Zuteilungs-Datum.

Sind Lizenzen pro Person oder pro Gruppe? Pro Person — eine Lizenz = X Plätze für X einzelne Personen. Eine Gruppe als Ganzes lizenzieren ist über die Massen-Zuteilung möglich, aber technisch werden trotzdem Einzelplätze belegt.

Wenn jemand Urlaub hat oder vorübergehend nicht arbeitet — Platz freigeben? Ja, du kannst den Platz vorübergehend wieder entfernen und später zurückgeben. Aber: Lernfortschritt bleibt während der Pause stehen, neue Lektionen kann die Person nicht starten.