Licencias y acceso¶
El acceso a online:academy y a los cursos se controla mediante dos mecanismos de licencia distintos. Esta página explica ambos — y qué tienes tú que hacer al respecto como gestor/a (spoiler: poco, la mayor parte es automática).
Nota de delimitación: la compra de licencias y las cuestiones contractuales se gestionan a través de tu equipo de plataforma / el departamento comercial. No existe una asignación manual de plazas individuales a personas — las plazas se ocupan automáticamente mediante las inscripciones.
Mecanismo 1: la licencia de producto de tu empresa¶
Tu empresa tiene una licencia de producto para toda la empresa (p. ej. Basic, Professional o Enterprise). Determina qué funciones de la plataforma tenéis a vuestra disposición — por ejemplo, si están desbloqueadas las analíticas e informes, el marketplace o funciones ampliadas. La licencia es válida conjuntamente para todos los usuarios/as de vuestra empresa; aquí no hay plazas individuales por persona.
Dónde la ves¶
La gestión de licencias en el Portal de Administración está reservada al equipo de plataforma — como administrador/a de empresa no tienes acceso a ella. Qué producto tenéis licenciado y cuánto dura lo averiguas a través de tu persona de contacto en el lado de la plataforma.
De forma indirecta notas la licencia en el día a día por las áreas que aparecen: si, por ejemplo, las analíticas e informes no están incluidas en vuestro producto, la entrada de menú ni siquiera aparece.
Vigila la fecha de caducidad
Si la licencia de producto caduca, las funciones que dependen de ella pierden el desbloqueo para toda vuestra empresa — en el caso extremo, el inicio de sesión queda bloqueado. Pregunta a tiempo al equipo de plataforma / al departamento comercial por la fecha de caducidad y la prórroga.
Mecanismo 2: licencias de curso con contingente de plazas¶
Los cursos que vuestra empresa ha obtenido de otro proveedor a través del Marketplace pueden venir como licencia de participante: en ese caso, el curso puede ser cursado por un número limitado de vuestros estudiantes (p. ej. 50 plazas).
Así funciona el contingente:
- Una plaza se ocupa automáticamente en cuanto una persona se inscribe en el curso — no hace falta asignación manual.
- Si alguien vuelve a darse de baja antes de haber empezado a aprender, la plaza vuelve a quedar libre.
- Tras el primer progreso de aprendizaje, la plaza queda consumida de forma permanente — también si se da de baja. Esto evita que una plaza la usen varias personas por turnos.
Dónde ves esto¶
En la App, bajo Ventas y licencias → Cursos licenciados: por curso, la ocupación («Inscripciones actuales: X / Y») y la vista general de inscripciones.
Si el contingente está agotado, no pueden inscribirse más personas — para conseguir más plazas os dirigís al proveedor o compráis más a través del marketplace.
Licencias frente a cursos propios — la diferencia¶
- Cursos propios de tu empresa (creados por vuestros formadores/as): sin contingente de plazas — todas las personas de vuestra empresa pueden usarlos (según el modo de inscripción).
- Cursos licenciados (obtenidos a través del marketplace): según el tipo de licencia, con contingente de plazas; en el catálogo se reconocen como cursos licenciados.
Preguntas frecuentes¶
Una persona dice que de repente ya no tiene acceso a un curso. Posibles causas:
- La licencia de producto de vuestra empresa ha caducado — consúltalo con el equipo de la plataforma
- En el curso licenciado, el contingente de plazas está agotado (afecta solo a nuevas inscripciones)
- El curso o su catálogo se ha desactivado, o se ha cambiado el modo de acceso
¿Puedo asignar o retirar una plaza de licencia a una persona concreta? No — las plazas se ocupan exclusivamente mediante inscripciones. Puedes controlar el acceso a través del modo de inscripción del curso y decidiendo a quién llevas al curso (mediante inscripción o tarea obligatoria).
Tenemos más personas que necesitan un curso que plazas disponibles. Habla con el proveedor o con el equipo de plataforma / el departamento comercial — las plazas adicionales se compran después. Mientras tanto, prioriza: ¿quién necesita el curso con más urgencia? Importante: inscribir (o hacer inscribir) solo cuando la persona vaya a empezar de verdad — una plaza iniciada queda consumida de forma permanente.
¿Se puede «pausar» una plaza y asignarla más tarde a otra persona? No — en cuanto una persona ha empezado a aprender, su plaza permanece ocupada. Solo las inscripciones que nunca se iniciaron devuelven su plaza al darse de baja.
¿Cuántas plazas quedan libres? En la App, bajo Ventas y licencias → Cursos licenciados, aparece por curso la ocupación actual.