Licencias y acceso

Algunos cursos o paquetes de cursos en online:academy requieren licencia — tu empresa adquiere un número determinado de plazas, y tú, como gestor/a, decides qué personas obtienen una. Esta página explica cómo lo ves y cómo asignas plazas.

Nota sobre la delimitación: La compra de plazas adicionales y las cuestiones contractuales se gestionan a través de tu equipo de plataforma / el departamento comercial. La distribución de las plazas disponibles entre tus empleados/as la haces tú.

Dónde ves las licencias

1. En el Portal de Administración, ve a Licencias.
2. Lista de todos los contingentes de licencia a los que tienes acceso como gestor/a.
3. Por licencia:
4. Nombre (p. ej. «Premium Bundle Ventas 2026»)
5. Número de plazas total / ocupadas / libres
6. Fecha de caducidad de la licencia
7. Qué cursos / rutas de aprendizaje incluye

Captura de pantalla próximamente

Vista general de licencias con indicador de ocupación por licencia

Asignar una plaza a una persona

1. Abre la licencia.
2. Haz clic en Añadir persona.
3. Selecciona a una persona de tu empresa (búsqueda con autocompletado).
4. Confirmar — la persona obtiene acceso de inmediato a los cursos / rutas de aprendizaje incluidos.

La persona recibe una notificación «Has obtenido acceso a [curso/bundle]».

Varias personas a la vez

Si quieres dar licencia a todo un grupo o departamento:

1. Abre la licencia → Asignación masiva.
2. Selección de personas mediante:
3. Lista
4. Departamento
5. Grupo de aprendizaje
6. La plataforma informa: «Se asignan X plazas, quedan Y plazas libres». Si hay sobreocupación (más personas que plazas), se te advierte.
7. Confirmar.

Retirar una plaza a una persona

Cuando alguien deja la empresa, cambia a otro departamento o quieres liberar una plaza para otra persona:

1. Licencia → lista de miembros → busca a la persona → Eliminar.
2. La persona pierde de inmediato el acceso a los cursos asociados — pero el progreso de aprendizaje anterior y los certificados se conservan.

¿Qué pasa con las inscripciones activas a cursos cuando desaparece la plaza de licencia?

La persona sigue formalmente inscrita, pero ya no puede iniciar nuevas lecciones. Los certificados ya existentes siguen siendo válidos. Si la persona aún no ha finalizado el curso y no debe poder finalizarlo: finaliza la inscripción manualmente (consulta la guía de formadores Gestionar participantes).

Mantener la ocupación de licencias a la vista

Un indicador de ocupación por licencia te muestra el estado:

Indicación	Significado
Libre (p. ej. 12/50 ocupadas)	Hay plazas suficientes, puedes incorporar a más personas
Casi lleno (p. ej. 45/50 ocupadas)	Presta atención en las próximas asignaciones — podría quedarse justo
Lleno (50/50 ocupadas)	No es posible asignar más sin eliminar a alguien

Si de forma permanente todas las plazas están ocupadas y necesitas más: dirígete a tu equipo de plataforma / al departamento comercial — allí se compran plazas adicionales.

Fechas de caducidad

Las licencias a menudo tienen una fecha de caducidad (p. ej. un año desde la compra). En el detalle de la licencia ves:

• La fecha en la que finaliza la licencia
• Si procede, «Renovación en curso» — ya se ha iniciado una prórroga
• Con < 30 días de vigencia restante: advertencia amarilla
• Con < 7 días: advertencia roja

Ante una caducidad inminente, informa a tiempo a tu equipo de plataforma / al departamento comercial para la prórroga — de lo contrario, todas las personas asignadas pierden el acceso en la fecha señalada.

Licencias frente a cursos propios — diferencia

Importante para la delimitación:

• Cursos propios de tu empresa (creados por vuestros formadores/as): no se necesita licencia, todas las personas con acceso al LMS los ven y pueden inscribirse (según el modo)
• Cursos con licencia (de un proveedor externo, o un determinado módulo premium): acceso únicamente mediante plaza de licencia asignada

En la vista de detalle del curso siempre es visible si un curso tiene licencia o pertenece a la producción propia.

Preguntas frecuentes

Una persona dice que de repente ya no tiene acceso a un curso. Posibles causas: 1. Se ha eliminado la plaza de licencia — comprueba en la lista de miembros de la licencia 2. La licencia ha caducado — comprueba la vigencia restante en el detalle de la licencia 3. El curso tiene otro modo de acceso (p. ej. «solo por asignación»)

A través de la lista de miembros de la licencia y del detalle de la licencia lo aclaras normalmente en poco tiempo.

No puedo asignar ninguna plaza — falta el botón. Entonces a tu rol le falta el permiso para la distribución de licencias. Asegúrate de que has iniciado sesión como Company-Admin; si el rol es correcto y aun así falta el botón, dirígete a tu equipo de plataforma.

Tenemos más personas que necesitan un curso que plazas de licencia. Habla con el equipo de plataforma / el departamento comercial — allí se compran plazas adicionales. Mientras tanto, prioriza: ¿quién necesita el curso con más urgencia?

¿Cómo veo qué personas tienen qué plazas de licencia? Abre la licencia → lista de miembros — todas las personas actualmente asignadas con su fecha de asignación.

¿Las licencias son por persona o por grupo? Por persona — una licencia = X plazas para X personas individuales. Dar licencia a un grupo como conjunto es posible mediante la asignación masiva, pero técnicamente se ocupan igualmente plazas individuales.

Si alguien está de vacaciones o temporalmente no trabaja, ¿libero la plaza? Sí, puedes eliminar la plaza temporalmente y devolverla más tarde. Pero: el progreso de aprendizaje queda detenido durante la pausa, la persona no puede iniciar nuevas lecciones.