Asignar tareas obligatorias

Las tareas obligatorias son la herramienta de dirección más importante de tu rol: asignas a una persona concreta, a un grupo de usuarios o a todo un departamento un curso o itinerario de aprendizaje con una fecha de vencimiento vinculante. El sistema inscribe automáticamente y envía los recordatorios que hayas configurado. Si lo deseas, una tarea se repite automáticamente (p. ej. una formación obligatoria anual).

Asignar una tarea obligatoria individual

1. En el menú principal, ve a Tareas obligatorias.
2. Haz clic en Nueva.
3. Rellena los campos:
4. Objetivo — elige curso o itinerario de aprendizaje. En el caso de un itinerario, la persona se inscribe automáticamente en todos los cursos obligatorios del itinerario; la tarea solo queda hecha cuando se ha finalizado todo el itinerario.
5. Persona — la persona a tutorizar (búsqueda con autocompletado)
6. Fecha de vencimiento — campo obligatorio
7. Repetición (semanas) (opcional) — p. ej. 52 para una repetición anual. Tras la finalización, el sistema vuelve a programar la tarea automáticamente (consulta las preguntas frecuentes).
8. Nota (opcional) — se le muestra a la persona en el reproductor del curso, p. ej. «Por favor, antes de la próxima reunión de equipo»
9. Configura los recordatorios — consulta la sección siguiente.
10. Guardar.

La persona recibe una notificación en la plataforma y por correo electrónico. Se la inscribe automáticamente en el curso; no hace falta una inscripción aparte.

Configurar los correos de recordatorio

Puedes definir tantos recordatorios como quieras por tarea obligatoria.

Sin recordatorio configurado no hay correo de recordatorio

No existe un recordatorio estándar automático — si dejas vacía la sección de recordatorios, la persona solo recibe la notificación de asignación. Para plazos con insistencia, crea por tanto al menos un recordatorio (las filas nuevas vienen preconfiguradas con «3 días antes, a la persona»).

Por recordatorio defines:

Campo	Qué significa
Días relativos al vencimiento	Número positivo = antes del plazo. Número negativo = después del plazo (aviso, si está vencida).
Plantilla de correo	Opcional. Si no se elige una plantilla propia, se envía un correo estándar.
Destinatario	student (la propia persona) ⋅ assigned_by (tú, como persona que asigna) ⋅ managers (superiores) — exactamente un destinatario por recordatorio; para varios destinatarios, crea varios recordatorios

Configuraciones de recordatorio típicas:

Caso de uso	Recordatorios
Tarea obligatoria poco estricta	Un correo 3 días antes del vencimiento, a la persona
Formación de compliance importante	Correos 14 / 7 / 3 / 1 día(s) antes del vencimiento; +1 día de aviso de prórroga a la persona y a ti
Obligación de onboarding	Solo en caso de retraso — aviso 7 días después del plazo

Nota: el tipo de destinatario managers se puede seleccionar en el formulario, pero el envío a superiores todavía no está activo actualmente. Funcionan de forma fiable student y assigned_by.

Asignación masiva — muchas personas a la vez

Para formaciones trimestrales, oleadas de onboarding o departamentos enteros merece la pena el diálogo de asignación masiva.

1. En la vista general de tareas obligatorias, haz clic en Asignación masiva.
2. En el diálogo Crear tarea obligatoria masiva, rellena todo en una sola superficie:
3. Información básica — objetivo (curso o itinerario de aprendizaje), fecha de vencimiento, opcionalmente repetición y nota
4. Selección de personas mediante tres pestañas:
   • Usuarios individuales — elegir personas una a una desde el autocompletado
   • Por departamento — todo un departamento de tu empresa
   • Por grupo — todos los miembros de un grupo de usuarios (del Portal de Administración — no confundir con los grupos de aprendizaje de la App, que aquí no se pueden seleccionar)
5. Recordatorios (desplegable) — como en la asignación individual, se aplican igual a todas las tareas obligatorias generadas
6. Opcionalmente, la vista previa — número + lista de todas las personas que recibirán la asignación
7. Crear — el sistema crea las tareas obligatorias simultáneamente.

Las tareas obligatorias ya existentes (mismo objetivo + misma persona) se omiten — sin asignaciones dobles. El mensaje de resultado muestra: creadas y omitidas.

Seguir el estado

En la vista general de tareas obligatorias ves, por tarea:

Estado	Qué significa
Asignada	La persona ha sido inscrita, pero aún no ha hecho nada
En curso	Ha trabajado al menos en una lección
Finalizada	Curso o itinerario terminado

La lista está ordenada por vencimiento — las tareas vencidas (plazo superado, estado distinto de «Finalizada») están, por tanto, arriba. Además puedes filtrar por curso, itinerario de aprendizaje y estado. Más sobre esto en Progreso del equipo.

Modificar o retirar una tarea obligatoria

Cuando el plazo ya no es realista o la tarea ya no encaja a nivel organizativo:

1. Haz clic en la tarea obligatoria en la lista.
2. Editar — prorrogar el plazo, ajustar la nota, reconfigurar los recordatorios. Los recordatorios aún no enviados se recalculan con el nuevo plazo.
3. O retírala mediante el icono de eliminar — la tarea se elimina. La persona no recibe ninguna notificación automática al respecto; si hace falta, avísala brevemente. La inscripción al curso y el progreso de aprendizaje se conservan.

Preguntas frecuentes

Una persona ya había cursado un curso antes de la tarea obligatoria. ¿Lo recibe por duplicado? No — el sistema reconoce la inscripción existente y no crea una segunda. Sin embargo, el estado de la tarea empieza en «Asignada» y solo se actualiza cuando ocurra algo nuevo en la inscripción. En un curso ya finalizado, pide a la persona que vuelva a abrir el curso un momento — o comprueba la finalización directamente en la vista general de inscripciones.

¿Cuándo salen exactamente los correos de recordatorio? El sistema envía los recordatorios pendientes una vez al día, a primera hora de la mañana (hacia las 6 h) — así el correo está arriba en la bandeja al empezar la jornada.

Una persona dice que no ha recibido ningún recordatorio. Posibles motivos: - Para la tarea no se configuraron recordatorios (sin configuración no sale ningún correo) - El correo está en la carpeta de spam - La dirección de correo del perfil está desactualizada

En esos casos, indica a la persona que la tarea obligatoria hay que hacerla igualmente — el plazo se mantiene.

Todo un departamento debe repetir una formación con regularidad (anualmente). ¿Se puede hacer automáticamente? Sí. Establece al crearla el campo Repetición (semanas) — p. ej. 52 para anual. Tras la finalización, el sistema planifica la siguiente vuelta: un intervalo de repetición después de la finalización, la tarea se vuelve a poner automáticamente en «Asignada», con un nuevo plazo; se notifica a la persona y los recordatorios se ejecutan de nuevo. Esto funciona también en una asignación masiva a todo un departamento.

¿Puedo prorrogar el plazo después de haberla enviado? Sí — abre la tarea obligatoria → Editar → cambia la fecha de vencimiento. Los recordatorios aún no enviados se recalculan sobre la base del nuevo plazo (los ya enviados no se repiten).

Una persona no aparece siquiera en la selección. Entonces probablemente aún no tiene cuenta en vuestra empresa. Invítala primero (consulta Gestionar usuarios) — después se le podrá asignar. A personas de otras empresas no puedes asignarles nada.