Asignar tareas obligatorias

Las tareas obligatorias son la herramienta de dirección más importante de tu rol: asignas a una persona concreta, a un grupo de aprendizaje o a todo un departamento un curso o ruta de aprendizaje con una fecha límite vinculante. El sistema inscribe automáticamente, envía recordatorios e informa cuando alguien va con retraso. Si lo deseas, una tarea se repite automáticamente (p. ej. una formación obligatoria anual).

Asignar una tarea obligatoria individual

1. En el menú principal, ve a Tareas obligatorias.
2. Haz clic en Nueva.
3. Rellena los campos:
4. Objetivo — elige curso o ruta de aprendizaje. En el caso de una ruta de aprendizaje, la persona se inscribe automáticamente en todos los cursos obligatorios de la ruta; la tarea solo queda hecha cuando toda la ruta está finalizada.
5. Persona — la persona a tutorizar (búsqueda con autocompletado)
6. Fecha límite — campo obligatorio, al menos unos días en el futuro
7. Repetición (semanas) (opcional) — p. ej. 52 para una repetición anual. Tras la finalización, el sistema vuelve a programar la tarea automáticamente (consulta FAQ).
8. Nota (opcional) — se muestra a la persona en el reproductor de curso, p. ej. «Por favor, antes de la próxima reunión de equipo»
9. Configura los recordatorios — consulta la siguiente sección.
10. Guardar.

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Formulario de asignación de tareas obligatorias con todos los campos

La persona recibe una notificación en la plataforma y (según la configuración) por correo. Se inscribe automáticamente en el curso, no hace falta una inscripción aparte.

Configurar correos de recordatorio

Puedes definir tantos recordatorios como quieras por tarea obligatoria. Por defecto hay un recordatorio a la persona tres días antes del vencimiento.

Por cada recordatorio estableces:

Campo	Qué significa
Días relativos al vencimiento	Número positivo = antes de la fecha límite. Número negativo = después de la fecha límite (aviso, si está vencida).
Plantilla de correo	Opcional. Si no se elige una plantilla propia, se envía un correo estándar.
Destinatario	student (la propia persona) ⋅ assigned_by (tú como persona que asigna) ⋅ managers (superiores)

Configuraciones típicas de recordatorio:

Caso de uso	Recordatorios
Tarea obligatoria relajada	Un correo 3 días antes del vencimiento a la persona
Formación de compliance importante	Correos 14 / 7 / 3 / 1 día(s) antes del vencimiento; +1 día de aviso de prórroga a la persona y a ti
Obligación de onboarding	Solo en caso de retraso — aviso 7 días después de la fecha límite

Nota: El tipo de destinatario managers se puede seleccionar en el formulario, pero el envío a los superiores aún no está activo por ahora. Funcionan de forma fiable student y assigned_by.

Asignación masiva — muchas personas a la vez

Para formaciones trimestrales, oleadas de onboarding o departamentos enteros, merece la pena el diálogo de asignación masiva.

1. En la vista general de tareas obligatorias, haz clic en Asignación masiva.
2. Diálogo de cuatro pasos:
3. Paso 1: Info básica — elige el curso, la fecha límite, opcionalmente una nota
4. Paso 2: Selección de personas mediante tres pestañas:
   • Individual — elegir personas una a una desde el autocompletado
   • Por departamento — todo un departamento de tu empresa
   • Por grupo de aprendizaje — todos los miembros de un grupo de aprendizaje existente
5. Paso 3: Recordatorios — igual que en la asignación individual, se aplica por igual a todas las tareas obligatorias generadas
6. Paso 4: Vista previa — número + lista de todas las personas que recibirán la asignación
7. Confirmar — el sistema crea las tareas obligatorias a la vez.

Captura de pantalla próximamente

Asignación masiva, paso 2 con la pestaña de departamento

Las tareas obligatorias ya existentes (mismo curso + misma persona) se omiten — sin asignaciones duplicadas. El banner de resultado muestra: creadas, omitidas y, si procede, fallidas.

Seguir el estado

En la vista general de tareas obligatorias ves por cada tarea:

Estado	Qué significa
Asignada	La persona ha sido inscrita, pero aún no ha hecho nada
En curso	Ha trabajado al menos una lección
Finalizada	Curso terminado correctamente, puntuación mínima alcanzada
Vencida	La fecha límite ha pasado, el estado no es «Finalizada»

Filtro estándar: muestra solo las tareas abiertas y vencidas — esas necesitan tu atención.

Modificar o retirar una tarea obligatoria

Si la fecha límite ya no es realista o la tarea ya no encaja organizativamente:

1. Haz clic en la tarea obligatoria en la lista.
2. Editar — prolongar la fecha límite, ajustar la nota, reconfigurar los recordatorios.
3. O Retirar — la tarea se elimina, la persona recibe una notificación.

Una tarea obligatoria finalizada ya no se puede retirar — la finalización queda en el sistema para el expediente personal.

Preguntas frecuentes

Una persona ya completó un curso antes de la tarea obligatoria. ¿Lo recibe por duplicado? No — el sistema reconoce la inscripción existente. La tarea obligatoria se crea, el estado salta de inmediato al estado actual de la inscripción existente. Si el curso ya estaba finalizado, la tarea obligatoria queda cumplida directamente.

¿Cuándo salen exactamente los correos de recordatorio? El sistema comprueba cada pocos minutos qué recordatorios están pendientes. Así, un recordatorio de «3 días antes del vencimiento» llega normalmente en los primeros 5-15 minutos después de la medianoche del día correspondiente.

Una persona dice que no ha recibido ningún recordatorio. Posibles motivos: - Correo en la carpeta de spam - Dirección de correo obsoleta en el perfil - La persona ha desactivado el correo para «Tareas obligatorias» en sus ajustes de notificaciones personales (se puede; algunas personas lo hacen sin querer)

En estos casos, indica a la persona que la tarea obligatoria hay que hacerla de todos modos — la fecha límite se mantiene.

Todo un departamento debe repetir una formación con regularidad (anualmente). ¿Se puede automáticamente? Sí. Establece al crearla el campo Repetición (semanas) — p. ej. 52 para anual. Tras la finalización, el sistema programa la siguiente fecha y vuelve a poner automáticamente la tarea en «asignada» en el momento del vencimiento; se notifica a la persona y los recordatorios se ejecutan de nuevo. Esto también funciona en una asignación masiva a todo un departamento.

¿Puedo prolongar la fecha límite después de haberla enviado? Sí — abre la tarea obligatoria → Editar → cambia la fecha límite. Los recordatorios anteriores se recalculan sobre la base de la nueva fecha límite.

Una persona no aparece en absoluto en la selección. Entonces probablemente aún no tiene cuenta en vuestra empresa. Invítala primero (consulta Gestionar usuarios) — después se puede asignar. No puedes asignar a personas de otras empresas.