Attribuer des tâches obligatoires¶

Les tâches obligatoires sont l'outil de pilotage le plus important dans ton rôle : tu assignes à une personne individuelle, à un groupe d'apprentissage ou à tout un département un cours ou parcours d'apprentissage avec une date d'échéance contraignante. Le système inscrit automatiquement, envoie des rappels et signale lorsque quelqu'un est en retard. Sur demande, une tâche se répète automatiquement (p. ex. une formation obligatoire annuelle).

Attribuer une tâche obligatoire individuelle¶

Dans le menu principal, va dans Tâches obligatoires.
Clique sur Nouveau.
Remplis les champs :
Cible — choisis cours ou parcours d'apprentissage. Pour un parcours, la personne est automatiquement inscrite à tous les cours obligatoires du parcours ; la tâche n'est achevée que lorsque tout le parcours est terminé.
Personne — la personne à encadrer (recherche par autocomplétion)
Date d'échéance — champ obligatoire, au moins quelques jours dans le futur
Répétition (semaines) (optionnel) — p. ex. 52 pour une répétition annuelle. Après l'achèvement, le système remet la tâche en place automatiquement (voir FAQ).
Note (optionnel) — affichée à la personne dans le lecteur de cours, p. ex. « Merci de le faire avant la prochaine réunion d'équipe »
Configure les rappels — voir la section suivante.
Enregistre.

Capture d'écran à venir

Formulaire d'attribution de tâche obligatoire avec tous les champs

La personne reçoit une notification dans la plateforme et (selon les paramètres) par e-mail. Elle est automatiquement inscrite au cours, aucune inscription séparée n'est nécessaire.

Configurer les e-mails de rappel¶

Tu peux définir autant de rappels que tu veux par tâche obligatoire. Par défaut, il y a un rappel à la personne trois jours avant l'échéance.

Par rappel, tu définis :

Champ	Ce que ça signifie
Jours relatifs à l'échéance	Nombre positif = avant l'échéance. Nombre négatif = après l'échéance (relance, si en retard).
Modèle d'e-mail	Optionnel. Si aucun modèle propre n'est choisi, un e-mail standard est envoyé.
Destinataire	`student` (la personne elle-même) ⋅ `assigned_by` (toi, la personne qui attribue) ⋅ `managers` (supérieur·e·s)

Configurations de rappel typiques :

Cas d'usage	Rappels
Tâche obligatoire souple	Un e-mail 3 jours avant l'échéance à la personne
Formation de conformité importante	E-mails 14 / 7 / 3 / 1 jour(s) avant l'échéance ; +1 jour de relance de dépassement à la personne et à toi
Obligation d'onboarding	Uniquement en cas de retard — relance 7 jours après l'échéance

Remarque : Le type de destinataire managers peut être sélectionné dans le formulaire, mais l'envoi aux supérieur·e·s n'est actuellement pas encore actif. student et assigned_by fonctionnent de façon fiable.

Attribution de masse — beaucoup de personnes en même temps¶

Pour les formations trimestrielles, les vagues d'onboarding ou des départements entiers, le dialogue d'attribution de masse vaut la peine.

Dans la vue d'ensemble des tâches obligatoires, clique sur Attribution de masse.
Dialogue en quatre étapes :
Étape 1 : infos de base — choisir le cours, la date d'échéance, optionnellement une note
Étape 2 : sélection des personnes via trois onglets :
- Individuellement — piocher les personnes une à une depuis l'autocomplétion
- Par département — tout un département de ton entreprise
- Par groupe d'apprentissage — tous les membres d'un groupe d'apprentissage existant
Étape 3 : rappels — comme pour l'attribution individuelle, s'applique de la même façon à toutes les tâches obligatoires créées
Étape 4 : aperçu — nombre + liste de toutes les personnes qui recevront l'attribution
Confirme — le système crée les tâches obligatoires en même temps.

Capture d'écran à venir

Attribution de masse, étape 2, avec l'onglet Département

Les tâches obligatoires déjà existantes (même cours + même personne) sont ignorées — pas de doubles attributions. Le bandeau de résultat montre : créées, ignorées, éventuellement échouées.

Suivre le statut¶

Dans la vue d'ensemble des tâches obligatoires, tu vois par tâche :

Statut	Ce que ça signifie
Attribuée	La personne a été inscrite, mais n'a encore rien fait
En cours	Au moins une leçon travaillée
Achevée	Cours terminé avec succès, score minimal atteint
En retard	Échéance dépassée, statut différent de « Achevée »

Filtre par défaut : n'affiche que les tâches ouvertes et en retard — ce sont celles qui ont besoin de ton attention.

Modifier ou retirer une tâche obligatoire¶

Lorsque l'échéance n'est plus réaliste ou que la tâche ne convient plus sur le plan organisationnel :

Clique sur la tâche obligatoire dans la liste.
Modifier — prolonger l'échéance, ajuster la note, reconfigurer les rappels.
Ou Retirer — la tâche est supprimée, la personne reçoit une notification.

Une tâche obligatoire achevée ne peut plus être retirée — l'achèvement reste dans le système pour le dossier du personnel.

Questions fréquentes¶

Une personne a déjà suivi un cours avant la tâche obligatoire. L'obtient-elle en double ? Non — le système reconnaît l'inscription existante. La tâche obligatoire est créée, le statut saute immédiatement à l'état actuel de l'inscription existante. Si le cours était déjà achevé, la tâche obligatoire est directement remplie.

Quand exactement partent les e-mails de rappel ? Le système vérifie toutes les quelques minutes quels rappels sont à envoyer. Un rappel « 3 jours avant l'échéance » arrive donc normalement dans les 5 à 15 premières minutes après minuit du jour correspondant.

Une personne dit qu'elle n'a pas reçu de rappel. Raisons possibles : - E-mail dans le dossier de spam - Adresse e-mail obsolète dans le profil - La personne a désactivé l'e-mail pour les « tâches obligatoires » dans ses paramètres de notification personnels (c'est possible ; certaines personnes le font par inadvertance)

Dans ces cas, signale à la personne que la tâche obligatoire est quand même à effectuer — l'échéance reste valable.

Tout un département doit répéter régulièrement (annuellement) une formation. Est-ce automatique ? Oui. Renseigne à la création le champ Répétition (semaines) — p. ex. 52 pour annuel. Après l'achèvement, le système planifie la prochaine échéance et remet automatiquement la tâche sur « attribuée » au moment de l'échéance ; la personne est notifiée et les rappels repartent. Cela fonctionne aussi pour une attribution de masse à tout un département.

Puis-je encore prolonger l'échéance après l'envoi ? Oui — ouvre la tâche obligatoire → Modifier → change la date d'échéance. Les rappels précédents sont recalculés sur la base de la nouvelle échéance.

Une personne n'apparaît pas du tout dans la sélection. Alors elle n'a probablement pas encore de compte dans votre entreprise. Invite-la d'abord (voir Gérer les utilisateurs) — ensuite elle peut être assignée. Tu ne peux pas assigner des personnes d'autres entreprises.