Attribuer des tâches obligatoires

Les tâches obligatoires sont l'outil de pilotage le plus important dans ton rôle : tu attribues à une personne isolée, à un groupe d'utilisateurs ou à tout un département un cours ou parcours d'apprentissage avec une date d'échéance contraignante. Le système inscrit automatiquement et envoie les rappels que tu as configurés. Sur demande, une tâche se répète automatiquement (p. ex. formation obligatoire annuelle).

Attribuer une tâche obligatoire individuelle

1. Dans le menu principal sous Administration, va sur Tâches obligatoires.
2. Clique sur Créer.
3. Remplis les champs :
4. Type de cible — choisir cours ou parcours d'apprentissage. Pour un parcours d'apprentissage, la personne est automatiquement inscrite à tous les cours obligatoires du parcours ; la tâche n'est accomplie que lorsque le parcours entier est achevé.
5. Utilisateur — la personne qui reçoit la tâche (champ de recherche avec suggestions)
6. Date d'échéance — champ obligatoire
7. Répétition (semaines) (optionnel) — p. ex. 52 pour une répétition annuelle. Après l'achèvement, le système remet automatiquement la tâche en place (voir FAQ).
8. Note (optionnel) — affichée à la personne dans le lecteur de cours, p. ex. « Merci de le faire avant la prochaine réunion d'équipe »
9. Configure les rappels — voir la section suivante.
10. Enregistrer.

La personne reçoit une notification dans la cloche sur la plateforme d'apprentissage et en plus par e-mail. Elle est automatiquement inscrite au cours, une inscription séparée n'est pas nécessaire.

Configurer les e-mails de rappel

Tu peux définir autant de rappels que tu veux par tâche obligatoire.

Les rappels n'existent que si tu les crées

Le système n'envoie un e-mail de rappel que si tu saisis au moins un rappel pour la tâche obligatoire. Si tu laisses la section vide, il en reste à la notification d'attribution. Chaque nouvelle ligne est préremplie avec « 3 jours avant l'échéance, à l'utilisateur ».

Par rappel, tu définis :

Champ	Ce que ça signifie
Jours avant l'échéance	Nombre positif = avant l'échéance. Nombre négatif = après l'échéance (relance en cas de retard).
Modèle d'e-mail	Optionnel. Tes propres modèles du type Rappel d'attribution sont proposés au choix (voir Modèles). Sans sélection, l'Utilisateur reçoit le modèle standard de ton entreprise (onglet Attributions, finalité « Rappel d'attribution (standard) ») ; à défaut, le texte intégré avec cours, échéance et lien. Sans sélection, la Personne qui attribue reçoit son propre texte intégré, qui s'adresse à elle et indique qui est encore en attente ; le modèle standard ne s'applique pas ici. L'objet vient du modèle réellement utilisé.
Destinataire	Qui reçoit le rappel : Utilisateur (la personne elle-même) ou Personne qui attribue (toi). Un seul destinataire par rappel — pour plusieurs destinataires, crée plusieurs rappels. Le choix Admins figure déjà dans la liste, mais n'envoie pas encore d'e-mail ; utilise en attendant Personne qui attribue.

Les tâches obligatoires terminées ne reçoivent plus de rappel. Si plusieurs rappels sont dus en même temps (p. ex. parce que l'envoi quotidien a sauté une fois), le système n'envoie que le dernier par destinataire, celui qui est devenu dû en dernier. Les précédents sont considérés comme faits et ne partent plus.

Configurations de rappel typiques :

Cas d'usage	Rappels
Tâche obligatoire souple	Un e-mail 3 jours avant l'échéance à la personne
Formation conformité importante	E-mails 14 / 7 / 3 / 1 jour(s) avant l'échéance ; après l'échéance une relance à l'utilisateur et une à toi
Obligation d'onboarding	Uniquement en cas de retard — relance 7 jours après l'échéance

Attribution de masse — beaucoup de personnes en même temps

Pour les formations trimestrielles, les vagues d'onboarding ou des départements entiers, la boîte de dialogue d'attribution de masse vaut le coup.

1. Dans la vue d'ensemble des tâches obligatoires, clique sur Attribution de masse.
2. Dans la boîte de dialogue Créer une tâche obligatoire de masse, remplis tout sur une seule surface :
3. Infos de base — cible (cours ou parcours d'apprentissage), date d'échéance, optionnellement répétition et note
4. Sélection des personnes via trois onglets :
   • Utilisateurs individuels — sélectionner les personnes une par une
   • Par département — tout un département de ton entreprise
   • Par groupe — tous les membres d'un groupe d'utilisateurs issu du portail Admin. Les groupes d'apprentissage de la plateforme d'apprentissage sont autre chose et ne sont pas sélectionnables ici.
5. Rappels (dépliable) — comme pour l'attribution individuelle, s'applique de la même façon à toutes les tâches obligatoires créées
6. Optionnellement l'aperçu — nombre + liste de toutes les personnes qui recevront l'attribution
7. Créer — le système crée les tâches obligatoires en même temps.

Les tâches obligatoires déjà existantes (même cible + même personne) sont ignorées — pas de doubles attributions. Le message de résultat indique : créées et ignorées.

Suivre le statut

Dans la vue d'ensemble des tâches obligatoires, tu vois par tâche :

Statut	Ce que ça signifie
Attribuée	La personne a été inscrite, mais n'a encore rien fait
En cours	Au moins une leçon traitée
Achevée	Cours ou parcours terminé

La liste est triée par échéance — les tâches en retard (échéance passée, statut différent de « Achevée ») sont donc en haut. Tu peux en plus filtrer par cours, parcours d'apprentissage et statut. Plus à ce sujet dans La progression dans l'équipe.

Modifier ou retirer une tâche obligatoire

Si l'échéance n'est plus réaliste ou si la tâche ne convient plus sur le plan organisationnel :

1. Clique sur la tâche obligatoire dans la liste.
2. Modifier — prolonger l'échéance, adapter la note, reconfigurer les rappels. Les rappels pas encore envoyés sont recalculés sur la nouvelle échéance.
3. Ou retire-la via l'icône de suppression — la tâche est supprimée. La personne n'en reçoit pas de notification automatique ; préviens-la brièvement si besoin. L'inscription au cours et la progression restent en place.

Questions fréquentes

Une personne a déjà suivi un cours avant la tâche obligatoire. Le reçoit-elle en double ? Non — le système reconnaît l'inscription existante et n'en crée pas de seconde. Le statut de la tâche démarre toutefois sur « Attribuée » et ne se met à jour que lorsque quelque chose bouge à nouveau sur l'inscription. Pour un cours déjà achevé, demande à la personne de rouvrir brièvement le cours — ou vérifie l'achèvement directement dans la vue d'ensemble des inscriptions.

Quand partent exactement les e-mails de rappel ? Le système envoie les rappels arrivés à échéance une fois par jour tôt le matin (vers 6 h) — ainsi l'e-mail est en haut de la boîte de réception à la prise de poste.

Une personne dit ne pas avoir reçu de rappel. Raisons possibles : - Aucun rappel n'a été configuré pour la tâche (sans configuration, aucun e-mail ne part) - E-mail dans le dossier spam - Adresse e-mail obsolète dans le profil

Dans ces cas, signale à la personne que la tâche obligatoire est néanmoins à accomplir — l'échéance reste en place.

Tout un département doit répéter régulièrement (chaque année) une formation. Est-ce possible automatiquement ? Oui. Renseigne à la création le champ Répétition (semaines) — p. ex. 52 pour une fréquence annuelle. Après l'achèvement, le système planifie le passage suivant : un intervalle de répétition après l'achèvement, la tâche est automatiquement remise sur « Attribuée », avec une nouvelle échéance ; la personne est notifiée et les rappels repartent. Cela fonctionne aussi pour une attribution de masse à tout un département.

Puis-je encore prolonger l'échéance après l'envoi ? Oui — ouvrir la tâche obligatoire → Modifier → changer la date d'échéance. Les rappels pas encore envoyés sont recalculés sur la base de la nouvelle échéance (ceux déjà envoyés ne sont pas répétés).

Une personne n'apparaît pas du tout dans la sélection. C'est qu'elle n'a probablement pas encore de compte dans votre entreprise. Invite-la d'abord (voir Gérer les utilisateurs) — elle pourra ensuite recevoir une attribution. Tu ne peux pas attribuer de tâches à des personnes d'autres entreprises.