Przydzielanie zadań obowiązkowych

Zadania obowiązkowe to najważniejsze narzędzie sterowania w twojej roli: przypisujesz pojedynczej osobie, grupie nauki lub całemu działowi kurs lub ścieżkę nauki z wiążącym terminem. System automatycznie zapisuje, wysyła przypomnienia i zgłasza, gdy ktoś ma opóźnienie. Na życzenie zadanie automatycznie się powtarza (np. coroczne szkolenie obowiązkowe).

Przydzielenie pojedynczego zadania obowiązkowego

1. W menu głównym do Zadania obowiązkowe.
2. Kliknij Nowe.
3. Wypełnij pola:
4. Cel — wybierz kurs lub ścieżkę nauki. Przy ścieżce nauki osoba jest automatycznie zapisywana na wszystkie obowiązkowe kursy ścieżki; zadanie jest wykonane dopiero wtedy, gdy cała ścieżka zostanie ukończona.
5. Osoba — osoba do zaopiekowania (wyszukiwanie z autouzupełnianiem)
6. Termin — pole wymagane, co najmniej kilka dni w przyszłości
7. Powtarzanie (tygodnie) (opcjonalne) — np. 52 dla corocznego powtarzania. Po ukończeniu system automatycznie ustawia zadanie na nowo (zobacz FAQ).
8. Notatka (opcjonalna) — wyświetlana osobie w odtwarzaczu kursu, np. „Proszę przed następnym spotkaniem zespołu"
9. Skonfiguruj przypomnienia — zobacz następny rozdział.
10. Zapisz.

Screenshot wkrótce

Formularz przypisania zadania obowiązkowego ze wszystkimi polami

Osoba dostaje powiadomienie na platformie i (w zależności od ustawień) mailem. Zostaje automatycznie zapisana na kurs, osobny zapis nie jest potrzebny.

Konfiguracja maili z przypomnieniami

Możesz zdefiniować na każde zadanie obowiązkowe dowolnie wiele przypomnień. Standardem jest jedno przypomnienie do osoby trzy dni przed terminem.

Na każde przypomnienie ustalasz:

Pole	Co to oznacza
Dni względem terminu	Liczba dodatnia = przed terminem. Liczba ujemna = po terminie (upomnienie, gdy zaległe).
Szablon e-mail	Opcjonalny. Jeśli nie wybrano własnego szablonu, wysyłany jest standardowy mail.
Odbiorca	student (sama osoba) ⋅ assigned_by (ty jako osoba przypisująca) ⋅ managers (przełożeni)

Typowe zestawy przypomnień:

Przypadek użycia	Przypomnienia
Luźne zadanie obowiązkowe	Jeden mail 3 dni przed terminem do osoby
Ważne szkolenie compliance	Maile 14 / 7 / 3 / 1 dzień przed terminem; +1 dzień upomnienie po terminie do osoby i do ciebie
Obowiązek onboardingu	Tylko przy opóźnieniu — upomnienie 7 dni po terminie

Uwaga: Typ odbiorcy managers jest wybieralny w formularzu, ale wysyłka do przełożonych nie jest obecnie jeszcze aktywna. Niezawodnie działają student i assigned_by.

Masowe przypisanie — wiele osób jednocześnie

Do szkoleń kwartalnych, fal onboardingu lub całych działów opłaca się okno masowego przypisania.

1. W przeglądzie zadań obowiązkowych kliknij Masowe przypisanie.
2. Okno czterokrokowe:
3. Krok 1: Informacje podstawowe — wybierz kurs, termin, opcjonalnie notatkę
4. Krok 2: Wybór osób przez trzy zakładki:
   • Pojedynczo — wybieraj osoby pojedynczo z autouzupełniania
   • Według działu — cały dział twojej firmy
   • Według grupy nauki — wszyscy członkowie istniejącej grupy nauki
5. Krok 3: Przypomnienia — jak przy pojedynczym przypisaniu, obowiązuje tak samo dla wszystkich utworzonych zadań obowiązkowych
6. Krok 4: Podgląd — liczba + lista wszystkich osób, które otrzymają przypisanie
7. Potwierdź — system tworzy zadania obowiązkowe jednocześnie.

Screenshot wkrótce

Masowe przypisanie krok 2 z zakładką działu

Już istniejące zadania obowiązkowe (ten sam kurs + ta sama osoba) są pomijane — brak podwójnych przypisań. Baner wynikowy pokazuje: utworzone, pominięte, ewentualnie nieudane.

Śledzenie statusu

W przeglądzie zadań obowiązkowych widzisz na każde zadanie:

Status	Co to oznacza
Przypisane	Osoba została zapisana, ale nic jeszcze nie zrobiła
W trakcie	Przynajmniej jedna lekcja przerobiona
Ukończone	Kurs pomyślnie zakończony, minimalny wynik osiągnięty
Zaległe	Termin minął, status nie jest „Ukończone"

Standardowy filtr: pokaż tylko otwarte i zaległe zadania — te wymagają twojej uwagi.

Zmiana lub wycofanie zadania obowiązkowego

Gdy termin nie jest już realistyczny lub zadanie organizacyjnie nie pasuje:

1. Kliknij zadanie obowiązkowe na liście.
2. Edytuj — przedłuż termin, dostosuj notatkę, skonfiguruj na nowo przypomnienia.
3. Lub Wycofaj — zadanie zostaje usunięte, osoba dostaje powiadomienie.

Ukończone zadanie obowiązkowe nie może już zostać wycofane — ukończenie pozostaje w systemie do akt osobowych.

Częste pytania

Osoba ukończyła kurs jeszcze przed zadaniem obowiązkowym. Czy dostanie go podwójnie? Nie — system rozpoznaje istniejący zapis. Zadanie obowiązkowe zostaje utworzone, status od razu przeskakuje na aktualny stan istniejącego zapisu. Jeśli kurs był już ukończony, zadanie obowiązkowe jest od razu spełnione.

Kiedy dokładnie wychodzą maile z przypomnieniami? System sprawdza co kilka minut, które przypomnienia są do wysłania. Przypomnienie „3 dni przed terminem" przychodzi więc normalnie w pierwszych 5–15 minutach po północy danego dnia.

Osoba mówi, że nie dostała przypomnienia. Możliwe przyczyny: - Mail w folderze spam - Adres e-mail w profilu nieaktualny - Osoba wyłączyła w osobistych ustawieniach powiadomień e-mail dla „zadań obowiązkowych" (to możliwe; niektóre osoby robią to przypadkiem)

W takich przypadkach zwróć osobie uwagę, że zadanie obowiązkowe i tak trzeba wykonać — termin pozostaje w mocy.

Cały dział ma regularnie (co roku) powtarzać szkolenie. Da się to automatycznie? Tak. Przy zakładaniu ustaw pole Powtarzanie (tygodnie) — np. 52 dla powtarzania rocznego. Po ukończeniu system planuje kolejny termin i w momencie terminu automatycznie ustawia zadanie z powrotem na „przypisane"; osoba jest powiadamiana i przypomnienia lecą ponownie. Działa to również przy masowym przypisaniu do całego działu.

Czy mogę po wysłaniu jeszcze przedłużyć termin? Tak — otwórz zadanie obowiązkowe → Edytuj → zmień termin. Dotychczasowe przypomnienia zostają przeliczone na nowo na podstawie nowego terminu.

Osoba w ogóle nie pojawia się w wyborze. Wtedy prawdopodobnie nie ma jeszcze konta w waszej firmie. Zaproś ją najpierw (zobacz Zarządzanie użytkownikami) — potem da się ją przypisać. Osób z innych firm nie możesz przypisać.