Przydzielanie zadań obowiązkowych

Zadania obowiązkowe to najważniejsze narzędzie sterowania w twojej roli: przypisujesz pojedynczej osobie, grupie użytkowników albo całemu działowi kurs lub ścieżkę nauki z wiążącą datą wymagalności. System zapisuje automatycznie i wysyła skonfigurowane przez ciebie przypomnienia. Na życzenie zadanie powtarza się automatycznie (np. coroczne szkolenie obowiązkowe).

Przydzielenie pojedynczego zadania obowiązkowego

1. W menu głównym w sekcji Administracja przejdź do Zadania obowiązkowe.
2. Kliknij Utwórz.
3. Wypełnij pola:
4. Typ celu — wybierz kurs lub ścieżkę nauki. Przy ścieżce nauki osoba zostaje automatycznie zapisana na wszystkie obowiązkowe kursy ścieżki; zadanie jest wykonane dopiero wtedy, gdy cała ścieżka zostanie ukończona.
5. Użytkownik — osoba, która dostanie zadanie (pole wyszukiwania z podpowiedziami)
6. Data wymagalności — pole obowiązkowe
7. Powtarzanie (tygodnie) (opcjonalne) — np. 52 dla powtarzania rocznego. Po ukończeniu system automatycznie ustawia zadanie na nowo (zobacz FAQ).
8. Notatka (opcjonalna) — jest pokazywana osobie w odtwarzaczu kursu, np. „Proszę przed kolejnym spotkaniem zespołu"
9. Skonfiguruj przypomnienia — zobacz kolejną sekcję.
10. Zapisz.

Osoba dostaje powiadomienie w dzwonku na platformie do nauki oraz dodatkowo e-mailem. Zostaje automatycznie zapisana na kurs, osobny zapis nie jest potrzebny.

Konfigurowanie maili przypominających

Dla każdego zadania obowiązkowego możesz zdefiniować dowolnie wiele przypomnień.

Przypomnienia powstają tylko wtedy, gdy je założysz

System wysyła maile przypominające dokładnie wtedy, gdy dla zadania obowiązkowego wprowadzisz co najmniej jedno przypomnienie. Jeśli zostawisz sekcję pustą, zostaje tylko powiadomienie o przypisaniu. Każdy nowy wiersz jest wstępnie ustawiony na „3 dni przed terminem wymagalności, do użytkownika".

Dla każdego przypomnienia ustalasz:

Pole	Co to oznacza
Dni przed terminem wymagalności	Liczba dodatnia = przed terminem. Liczba ujemna = po terminie (ponaglenie, jeśli zaległe).
Szablon e-maila	Opcjonalny. Do wyboru są wasze własne szablony typu Przypomnienie o przypisaniu (zobacz Szablony dokumentów). Bez wyboru Użytkownik dostaje domyślny szablon waszej firmy (zakładka Przypisania, cel „Przypomnienie o przypisaniu (standard)"), a w razie jego braku wbudowany tekst z kursem, terminem i linkiem. Bez wyboru Przypisujący dostaje własny wbudowany tekst, który zwraca się do niego i wymienia, kto jest jeszcze zaległy; szablon domyślny tu nie obowiązuje. Temat pochodzi z szablonu, który faktycznie jest użyty.
Odbiorca	Kto dostaje przypomnienie: Użytkownik (sama osoba) lub Przypisujący (ty). Na jedno przypomnienie dokładnie jeden odbiorca — dla wielu odbiorców załóż kilka przypomnień. Opcja Administratorzy jest już na liście, ale nie wysyła jeszcze e-maila; do tego czasu korzystaj z Przypisującego.

Ukończone zadania obowiązkowe nie dostają już przypomnień. Jeśli kilka przypomnień przypada jednocześnie (np. bo codzienna wysyłka raz nie ruszyła), system wysyła każdemu odbiorcy tylko ostatnie — to, które stało się wymagalne jako ostatnie. Wcześniejsze uznaje się za załatwione i już nie wychodzą.

Typowe zestawy przypomnień:

Przypadek użycia	Przypomnienia
Luźne zadanie obowiązkowe	Jeden mail 3 dni przed terminem do osoby
Ważne szkolenie compliance	Maile 14 / 7 / 3 / 1 dzień przed terminem; po terminie jedno ponaglenie do użytkownika i jedno do ciebie
Obowiązek onboardingowy	Tylko przy zwłoce — ponaglenie 7 dni po terminie

Masowe przypisanie — wiele osób jednocześnie

Przy szkoleniach kwartalnych, falach onboardingu lub całych działach opłaca się okno masowego przypisania.

1. W przeglądzie zadań obowiązkowych kliknij Masowe przypisanie.
2. W oknie Utwórz masowe zadanie obowiązkowe wypełnij wszystko na jednej powierzchni:
3. Informacje bazowe — cel (kurs lub ścieżka nauki), data wymagalności, opcjonalnie powtarzanie i notatka
4. Wybór osób przez trzy zakładki:
   • Pojedynczy użytkownicy — wybieranie osób pojedynczo
   • Według działu — cały dział twojej firmy
   • Według grupy — wszyscy członkowie grupy użytkowników z portalu administracyjnego. Grupy nauki na platformie do nauki to coś innego i nie da się ich tu wybrać.
5. Przypomnienia (rozwijane) — jak przy przypisaniu pojedynczym, obowiązują tak samo dla wszystkich utworzonych zadań obowiązkowych
6. Opcjonalnie podgląd — liczba + lista wszystkich osób, które dostaną przypisanie
7. Utwórz — system zakłada zadania obowiązkowe jednocześnie.

Już istniejące zadania obowiązkowe (ten sam cel + ta sama osoba) są pomijane — żadnych podwójnych przypisań. Komunikat o wyniku pokazuje: utworzone i pominięte.

Śledzenie statusu

W przeglądzie zadań obowiązkowych widzisz dla każdego zadania:

Status	Co to znaczy
Przypisane	Osoba została zapisana, ale jeszcze nic nie zrobiła
W trakcie	Przerobiona co najmniej jedna lekcja
Ukończone	Kurs lub ścieżka zakończone

Lista jest posortowana według terminu wymagalności — zaległe zadania (termin minął, status inny niż „Ukończone") są więc na górze. Dodatkowo możesz filtrować według kursu, ścieżki nauki i statusu. Więcej na ten temat w Postęp w zespole.

Zmiana lub wycofanie zadania obowiązkowego

Gdy termin nie jest już realistyczny albo zadanie nie pasuje już organizacyjnie:

1. Kliknij zadanie obowiązkowe na liście.
2. Edytuj — przedłuż termin, dostosuj notatkę, skonfiguruj przypomnienia na nowo. Jeszcze niewysłane przypomnienia zostają przeliczone na nowy termin.
3. Albo wycofaj je przez symbol usuwania — zadanie zostaje usunięte. Osoba nie dostaje o tym automatycznego powiadomienia; w razie potrzeby krótko daj znać. Zapis na kurs i postęp nauki pozostają zachowane.

Częste pytania

Jakaś osoba zrobiła kurs jeszcze przed zadaniem obowiązkowym. Czy dostanie go podwójnie? Nie — system rozpoznaje istniejący zapis i nie zakłada drugiego. Status zadania startuje jednak od „Przypisane" i nadrabia dopiero wtedy, gdy przy zapisie następnym razem coś się wydarzy. Przy już ukończonym kursie poproś osobę, by na chwilę ponownie otworzyła kurs — albo sprawdź ukończenie bezpośrednio w przeglądzie zapisów.

Kiedy dokładnie wychodzą maile przypominające? System wysyła wymagalne przypomnienia raz dziennie wczesnym rankiem (około 6:00) — dzięki temu mail leży na początku dnia pracy na górze skrzynki.

Ktoś mówi, że nie dostał przypomnienia. Możliwe powody: - Dla zadania nie skonfigurowano żadnych przypomnień (bez konfiguracji nie wychodzi żaden mail) - Mail w folderze ze spamem - Nieaktualny adres mailowy w profilu

W takich przypadkach zwróć osobie uwagę, że zadanie obowiązkowe i tak trzeba wykonać — termin pozostaje w mocy.

Cały dział ma regularnie (co roku) powtarzać szkolenie. Czy da się to automatycznie? Tak. Przy zakładaniu ustaw pole Powtarzanie (tygodnie) — np. 52 dla cyklu rocznego. Po ukończeniu system planuje kolejny przebieg: jeden interwał powtarzania po ukończeniu zadanie zostaje automatycznie ustawione znowu na „Przypisane", z nowym terminem; osoba dostaje powiadomienie, a przypomnienia biegną ponownie. Działa to również przy masowym przypisaniu do całego działu.

Czy mogę po wysłaniu jeszcze przedłużyć termin? Tak — otwórz zadanie obowiązkowe → Edytuj → zmień datę wymagalności. Jeszcze niewysłane przypomnienia zostają przeliczone na podstawie nowego terminu (już wysłane nie są powtarzane).

Jakaś osoba w ogóle nie pojawia się w wyborze. Wtedy prawdopodobnie nie ma jeszcze konta w waszej firmie. Zaproś ją najpierw (zobacz Zarządzanie użytkownikami) — potem da się jej przypisać zadanie. Osób z innych firm nie możesz przypisywać.