Przydzielanie zadań obowiązkowych

Zadanie obowiązkowe to wiążący wariant zapisu: przydzielasz uczącemu(-ej) się albo całej grupie kurs lub ścieżkę nauki z terminem. System automatycznie zapisuje, wysyła skonfigurowane przypomnienia i pokazuje ci stan realizacji. Tak zapewniasz, że twoi uczący się rzeczywiście ukończą szkolenie do dnia granicznego — a nie tylko „kiedyś".

W skali firmy zamiast dla twoich kursów?

Ta instrukcja jest skrojona pod twoje kursy i twoich uczących się. Jeśli sterujesz zadaniami obowiązkowymi w skali firmy, czyli obejmującymi wielu trenerów albo działy twojej firmy, zajrzyj do instrukcji dla zarządzających: Sterowanie zadaniami obowiązkowymi w skali firmy.

Gdzie znajdziesz zadania obowiązkowe

W menu głównym pod Zarządzanie → Zadania obowiązkowe. Obszar jest widoczny od roli trenera.

Nadawanie osobie zadania obowiązkowego

1. Otwórz Zarządzanie → Zadania obowiązkowe.
2. Kliknij Nowe.
3. Wypełnij pola:

Pole	Co wpisujesz
Cel	Wybierz Kurs lub Ścieżkę nauki. Przy ścieżce nauki osoba zostaje automatycznie zapisana na wszystkie obowiązkowe kursy ścieżki; zadanie jest wykonane dopiero wtedy, gdy cała ścieżka jest ukończona.
Osoba	Uczący(a) się (wyszukiwanie po nazwisku lub e-mailu)
Data wymagalności	Pole obowiązkowe
Powtórzenie (tygodnie) (opcjonalnie)	np. 52 dla powtórzenia rocznego — zobacz Powtarzające się zadania obowiązkowe
Notatka (opcjonalnie)	Wyświetlana osobie w odtwarzaczu kursu, np. „Proszę przed następnym spotkaniem zespołu"

1. Skonfiguruj przypomnienia — zobacz niżej.
2. Zapisz.

Osoba dostaje powiadomienie na platformie oraz przez e-mail. Zostaje automatycznie zapisana — osobny zapis przez Zarządzanie uczestnikami nie jest potrzebny.

Kurs czy ścieżka nauki?

Pojedynczy kurs wystarczy na punktowe szkolenie. Jeśli twoi uczący się mają przejść sekwencję kilku kursów, przydziel ścieżkę nauki — zobacz Tworzenie ścieżek nauki.

Ustawianie przypomnień

Dla każdego zadania obowiązkowego możesz zdefiniować dowolnie wiele przypomnień.

Bez skonfigurowanego przypomnienia nie ma e-maila z przypomnieniem

Nie ma automatycznego przypomnienia standardowego. Jeśli zostawisz sekcję przypomnień pustą, osoba dostanie tylko powiadomienie o przypisaniu — i nic poza tym. Przy terminach, na których ci zależy, zakładaj więc zawsze co najmniej jedno przypomnienie.

Dla każdego przypomnienia ustalasz:

Pole	Co to oznacza
Dni względem wymagalności	Liczba dodatnia = przed terminem (nowe wiersze startują z wartością 3). Liczba ujemna = po terminie (upomnienie, jeśli zaległe).
Szablon e-maila (opcjonalnie)	Bez własnego szablonu osoba dostaje domyślny szablon waszej firmy (ustalają go admini), w razie braku standardowy e-mail. Bez własnego szablonu ty jako osoba przydzielająca dostajesz osobny tekst, który zwraca się do ciebie.
Odbiorca	Na jedno przypomnienie dokładnie jeden odbiorca: sama osoba albo osoba przydzielająca (ty). Dla „obu" po prostu załóż dwa przypomnienia na ten sam moment.

Ukończone zadania obowiązkowe nie dostają już przypomnień. Jeśli kilka przypomnień przypada jednocześnie (np. bo codzienna wysyłka raz nie ruszyła), system wysyła każdemu odbiorcy tylko ostatnie — to, które stało się wymagalne jako ostatnie. Wcześniejsze uznaje się za załatwione i już nie wychodzą.

Typowe ustawienia:

Treść	Przypomnienia
Luźne zadanie obowiązkowe	Jeden e-mail 3 dni przed wymagalnością do osoby
Ważne szkolenie compliance	E-maile 14 / 7 / 3 / 1 dzień przed wymagalnością; + 1 dzień upomnienie po terminie do osoby i jedno do ciebie
Obowiązek onboardingowy	Tylko przy opóźnieniu — upomnienie 7 dni po terminie

Przypomnienia działają automatycznie

Nie musisz nic wysyłać ręcznie — system wysyła wymagalne przypomnienia raz dziennie wczesnym rankiem (około godziny 6), żeby e-mail leżał na początku dnia pracy na górze skrzynki.

Kilku uczących się jednocześnie — przypisanie masowe

Dla całej grupy nauki, onboardingu albo fali szkoleniowej opłaca się przypisanie masowe.

1. W przeglądzie zadań obowiązkowych kliknij Przypisanie masowe.
2. W oknie Utwórz masowe zadanie obowiązkowe wypełnij wszystko na jednej powierzchni:
3. Informacje podstawowe: cel (kurs lub ścieżka nauki), data wymagalności, opcjonalnie powtórzenie i notatka
4. Wybór osób przez trzy zakładki:
   • Pojedynczy użytkownicy — wybierz osoby pojedynczo z wyszukiwania
   • Według działu — cały dział
   • Według grupy — wszyscy członkowie jednej grupy użytkowników (z zarządzania użytkownikami — nie mylić z grupami nauki)
5. Przypomnienia (rozwijane): jak przy przypisaniu pojedynczym, obowiązują jednakowo dla wszystkich utworzonych zadań
6. Opcjonalnie obejrzyj podgląd: liczba + lista wszystkich osób
7. Utwórz — system zakłada wszystkie zadania obowiązkowe jednocześnie.

Istniejące zadania obowiązkowe (ten sam cel + ta sama osoba) są pomijane — żadnych podwójnych przypisań. Komunikat wynikowy pokazuje, ile zadań utworzono, a ile pominięto.

Powtarzające się zadania obowiązkowe (abonament)

Jeśli szkolenie ma być regularnie powtarzane — np. coroczne szkolenie z ochrony danych — ustaw przy zakładaniu pole Powtórzenie (tygodnie), np. 52 dla rocznego.

Po ukończeniu system planuje kolejny przebieg: po upływie interwału powtórzenia od ukończenia zadanie jest automatycznie ustawiane z powrotem na „Przypisane", z nowym terminem (znów o jeden interwał później). Osoba zostaje powiadomiona, a przypomnienia ruszają na nowo. Działa to również przy przypisaniu masowym do całej grupy.

Śledzenie statusu

W przeglądzie zadań obowiązkowych widzisz przy każdym zadaniu:

Status	Co to oznacza
Przypisane	Osoba jest zapisana, ale jeszcze nie zaczęła
W trakcie	Opracowana co najmniej jedna lekcja
Ukończone	Kurs lub ścieżka zakończone

Lista jest posortowana według terminu wymagalności, najpilniejsze stoją u góry.

Zmienianie lub wycofywanie zadania obowiązkowego

1. Kliknij zadanie obowiązkowe na liście.
2. Edytuj — przedłuż termin, dostosuj notatkę, skonfiguruj przypomnienia na nowo. Jeszcze niewysłane przypomnienia są przeliczane na podstawie nowego terminu (już wysłane nie są powtarzane).
3. Albo wycofaj je przez ikonę usuwania — zadanie zostaje usunięte. Osoba nie dostaje o tym automatycznego powiadomienia; w razie potrzeby daj jej krótko znać osobiście. Zapis na kurs pozostaje.

Częste pytania

Osoba zaliczyła kurs już przed zadaniem obowiązkowym — czy dostanie go podwójnie? Nie. System rozpoznaje istniejący zapis i nie zakłada drugiego; osoba nie musi przechodzić kursu jeszcze raz. Tylko status zadania obowiązkowego nie nadrabia się automatycznie: startuje od „Przypisane" i przeskakuje na „Ukończone" dopiero wtedy, gdy przy zapisie coś się następnym razem wydarzy. Przy już ukończonym kursie poproś osobę, żeby na chwilę otwarła kurs ponownie — albo sprawdź ukończenie bezpośrednio w przeglądzie zapisów.

Osoba mówi, że nie dostała przypomnienia. Możliwe przyczyny: dla zadania nie skonfigurowano przypomnień (zobacz wyżej — bez konfiguracji nie ma e-maila), e-mail leży w folderze spam albo adres e-mail w profilu jest nieaktualny. Zadanie obowiązkowe i tak trzeba wykonać — termin pozostaje.

Czy mogę po wysłaniu jeszcze przedłużyć termin? Tak — otwórz zadanie obowiązkowe → Edytuj → zmień datę wymagalności. Jeszcze niewysłane przypomnienia są przeliczane na nowy termin.

Czy uczący się mogą sami anulować zadanie obowiązkowe? Nie. W przeciwieństwie do zapisów dobrowolnych przypisanie pochodzi od ciebie — tylko ty albo osoba z uprawnieniami administratora może je wycofać.

Jakaś osoba nie pojawia się w wyborze. Możesz przypisywać osoby z waszej firmy. Jeśli ktoś w ogóle nie pojawia się w wyborze, osoba ta prawdopodobnie nie ma jeszcze konta — wtedy musi ją najpierw zaprosić osoba z uprawnieniami administratora.