Pflichtaufgaben vergeben

Eine Pflichtaufgabe ist die verbindliche Variante einer Einschreibung: Du weist einer:einem Lernenden oder einer ganzen Gruppe einen Kurs oder Lernpfad mit einer Frist zu. Das System schreibt automatisch ein, schickt konfigurierte Erinnerungen und zeigt dir den Bearbeitungsstand. So stellst du sicher, dass deine Lernenden eine Schulung wirklich bis zu einem Stichtag abschließen — nicht nur „irgendwann".

Org-weit statt für deine Kurse?

Diese Anleitung ist auf deine Kurse und deine Lernenden zugeschnitten. Wenn du Pflichtaufgaben über mehrere Trainer:innen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen hinweg steuerst, schau in die Verwalter-Anleitung: Pflichtaufgaben org-weit steuern.

Wo du Pflichtaufgaben findest

Im Hauptmenü unter Verwaltung → Pflichtaufgaben. Der Bereich ist ab der Trainer-Rolle sichtbar.

Einer Person eine Pflichtaufgabe geben

1. Verwaltung → Pflichtaufgaben öffnen.
2. Neu klicken.
3. Felder ausfüllen:

Feld	Was du einträgst
Ziel	Kurs oder Lernpfad wählen. Bei einem Lernpfad wird die Person automatisch in alle Pflicht-Kurse des Pfads eingeschrieben; erledigt ist die Aufgabe erst, wenn der ganze Pfad abgeschlossen ist.
Person	Die:der Lernende (Suche nach Name oder E-Mail)
Fälligkeitsdatum	Pflichtfeld
Wiederholung (Wochen) (optional)	z. B. 52 für eine jährliche Wiederholung — siehe Wiederkehrende Pflichtaufgaben
Notiz (optional)	Wird der Person im Kursplayer angezeigt, z. B. „Bitte vor dem nächsten Team-Meeting"

1. Erinnerungen konfigurieren — siehe unten.
2. Speichern.

Die Person bekommt eine Benachrichtigung in der Plattform und per E-Mail. Sie wird automatisch eingeschrieben — eine separate Einschreibung über Teilnehmer:innen verwalten ist nicht nötig.

Kurs oder Lernpfad?

Ein einzelner Kurs reicht für eine punktuelle Schulung. Soll deine Kohorte eine Abfolge mehrerer Kurse durchlaufen, weise einen Lernpfad zu — siehe Lernpfade zusammenstellen.

Erinnerungen einstellen

Du kannst pro Pflichtaufgabe beliebig viele Erinnerungen definieren.

Ohne konfigurierte Erinnerung keine Erinnerungs-Mail

Es gibt keine automatische Standard-Erinnerung. Wenn du den Erinnerungs-Abschnitt leer lässt, bekommt die Person nur die Zuweisungs-Benachrichtigung — sonst nichts. Für Fristen mit Nachdruck also immer mindestens eine Erinnerung anlegen.

Pro Erinnerung legst du fest:

Feld	Was bedeutet das
Tage relativ zur Fälligkeit	Positive Zahl = vor der Frist (neue Zeilen starten mit 3). Negative Zahl = nach der Frist (Mahnung, falls überfällig).
E-Mail-Vorlage (optional)	Wenn du keine eigene Vorlage wählst, geht eine Standard-Mail raus.
Empfänger	Pro Erinnerung genau ein Empfänger: die Person selbst oder die zuweisende Person (du). Für „beide" einfach zwei Erinnerungen mit demselben Zeitpunkt anlegen.

Typische Setups:

Use-Case	Erinnerungen
Lockere Pflichtaufgabe	Eine Mail 3 Tage vor Fälligkeit an die Person
Wichtige Compliance-Schulung	Mails 14 / 7 / 3 / 1 Tag(e) vor Fälligkeit; + 1 Tag Nachfrist-Mahnung an die Person und eine an dich
Onboarding-Pflicht	Nur bei Verzug — Mahnung 7 Tage nach Frist

Erinnerungen laufen automatisch

Du musst nichts manuell verschicken — das System versendet fällige Erinnerungen einmal täglich am frühen Morgen (gegen 6 Uhr), damit die Mail zu Arbeitsbeginn oben im Postfach liegt.

Mehrere Lernende gleichzeitig — Massen-Zuweisung

Für eine ganze Kohorte, ein Onboarding oder eine Schulungs-Welle lohnt die Massen-Zuweisung.

1. In der Pflichtaufgaben-Übersicht Massen-Zuweisung klicken.
2. Im Dialog Massen-Pflichtaufgabe erstellen alles auf einer Fläche ausfüllen:
3. Basis-Info: Ziel (Kurs oder Lernpfad), Fälligkeitsdatum, optional Wiederholung und Notiz
4. Personen auswählen über drei Tabs:
   • Einzelne Benutzer — Personen einzeln aus der Suche picken
   • Nach Abteilung — eine ganze Abteilung
   • Nach Gruppe — alle Mitglieder einer Benutzergruppe (aus der Benutzerverwaltung — nicht zu verwechseln mit den Lerngruppen der App)
5. Erinnerungen (aufklappbar): wie bei der Einzel-Zuweisung, gilt für alle erzeugten Aufgaben gleich
6. Optional die Vorschau ansehen: Anzahl + Liste aller Personen
7. Erstellen — das System legt alle Pflichtaufgaben gleichzeitig an.

Bestehende Pflichtaufgaben (gleiches Ziel + gleiche Person) werden übersprungen — keine Doppel-Zuweisungen. Die Ergebnis-Meldung zeigt, wie viele Aufgaben erstellt und wie viele übersprungen wurden.

Wiederkehrende Pflichtaufgaben (Abo)

Soll eine Schulung regelmäßig wiederholt werden — z. B. eine jährliche Datenschutz-Unterweisung — setze beim Anlegen das Feld Wiederholung (Wochen), etwa 52 für jährlich.

Nach dem Abschluss plant das System den nächsten Durchlauf: Wiederholungs-Intervall nach dem Abschluss wird die Aufgabe automatisch wieder auf „Zugewiesen" gesetzt, mit neuer Frist (wieder ein Intervall später). Die Person wird benachrichtigt und die Erinnerungen laufen erneut. Das funktioniert auch bei einer Massen-Zuweisung an eine ganze Gruppe.

Den Status verfolgen

In der Pflichtaufgaben-Übersicht siehst du pro Aufgabe:

Status	Was das heißt
Zugewiesen	Person ist eingeschrieben, hat aber noch nichts gemacht
In Bearbeitung	Mindestens eine Lektion bearbeitet
Abgeschlossen	Kurs bzw. Pfad beendet

Ob eine Aufgabe überfällig ist, erkennst du am Fälligkeitsdatum: Frist vorbei und Status nicht „Abgeschlossen" — hier lohnt das Nachhaken. Die Liste ist nach Fälligkeit sortiert, die dringendsten stehen oben.

Detaillierter pro Person geht es über Teilnehmer:innen verwalten.

Eine Pflichtaufgabe ändern oder zurückziehen

1. Pflichtaufgabe in der Liste anklicken.
2. Bearbeiten — Frist verlängern, Notiz anpassen, Erinnerungen neu konfigurieren. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf Basis der neuen Frist neu berechnet (bereits versendete werden nicht wiederholt).
3. Oder über das Lösch-Symbol zurückziehen — die Aufgabe wird entfernt. Die Person bekommt darüber keine automatische Benachrichtigung; bei Bedarf kurz persönlich Bescheid geben. Die Kurs-Einschreibung bleibt bestehen.

Häufige Fragen

Eine Person hat den Kurs schon vor der Pflichtaufgabe absolviert — bekommt sie ihn doppelt? Nein, das System erkennt die bestehende Einschreibung und legt keine zweite an. Der Aufgaben-Status startet allerdings bei „Zugewiesen" und zieht erst nach, wenn sich an der Einschreibung das nächste Mal etwas tut. Bei einem bereits abgeschlossenen Kurs bitte die Person, den Kurs kurz erneut zu öffnen — oder prüfe den Abschluss direkt in der Einschreibungs-Übersicht.

Eine Person sagt, sie habe keine Erinnerung bekommen. Mögliche Gründe: Für die Aufgabe wurden keine Erinnerungen konfiguriert (siehe oben — ohne Konfiguration keine Mail), die Mail liegt im Spam-Ordner, oder die Mail-Adresse im Profil ist veraltet. Die Pflichtaufgabe ist trotzdem zu erledigen — die Frist bleibt.

Kann ich nach dem Versenden noch die Frist verlängern? Ja — Pflichtaufgabe öffnen → Bearbeiten → Fälligkeitsdatum ändern. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf die neue Frist neu berechnet.

Können Lernende eine Pflichtaufgabe selbst absagen? Nein. Anders als bei freiwilligen Einschreibungen kommt die Zuweisung von dir — nur du oder eine Verwalter:in kann sie zurückziehen.

Eine Person taucht in der Auswahl nicht auf. Du kannst Personen aus eurem Unternehmen zuweisen. Taucht jemand in der Auswahl gar nicht auf, hat die Person wahrscheinlich noch keinen Account — dann muss sie zuerst von einer Administrator:in eingeladen werden. Für unternehmensweite Zuweisungen siehe Pflichtaufgaben org-weit steuern.