Pflichtaufgaben vergeben¶

Eine Pflichtaufgabe ist die verbindliche Variante einer Einschreibung: Du weist einer:einem Lernenden oder einer ganzen Gruppe einen Kurs oder Lernpfad mit einer Frist zu. Das System schreibt automatisch ein, schickt Erinnerungen und zeigt dir, wer in Verzug ist. So stellst du sicher, dass deine Lernenden eine Schulung wirklich bis zu einem Stichtag abschließen — nicht nur „irgendwann".

Org-weit statt für deine Kurse?

Diese Anleitung ist auf deine Kurse und deine Lernenden zugeschnitten. Wenn du Pflichtaufgaben über mehrere Trainer:innen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen hinweg steuerst, schau in die Verwalter-Anleitung: Pflichtaufgaben org-weit steuern.

Wo du Pflichtaufgaben findest¶

Im Hauptmenü unter Verwaltung → Pflichtaufgaben. Der Bereich ist ab der Trainer-Rolle sichtbar.

Screenshot folgt

Pflichtaufgaben-Übersicht im Menü „Verwaltung"

Einer Person eine Pflichtaufgabe geben¶

Verwaltung → Pflichtaufgaben öffnen.
Neu klicken.
Felder ausfüllen:

Feld	Was du einträgst
Ziel	Kurs oder Lernpfad wählen. Bei einem Lernpfad wird die Person automatisch in alle Pflicht-Kurse des Pfads eingeschrieben; erledigt ist die Aufgabe erst, wenn der ganze Pfad abgeschlossen ist.
Person	Die:der Lernende (Suche nach Name oder E-Mail)
Fälligkeitsdatum	Pflichtfeld — mindestens ein paar Tage in der Zukunft
Wiederholung (Wochen) (optional)	z. B. `52` für eine jährliche Wiederholung — siehe Wiederkehrende Pflichtaufgaben
Notiz (optional)	Wird der Person im Kursplayer angezeigt, z. B. „Bitte vor dem nächsten Team-Meeting"

Erinnerungen konfigurieren — siehe unten.
Speichern.

Die Person bekommt eine Benachrichtigung in der Plattform und (je nach Einstellung) per E-Mail. Sie wird automatisch eingeschrieben — eine separate Einschreibung über Teilnehmer:innen verwalten ist nicht nötig.

Screenshot folgt

Pflichtaufgaben-Formular mit Ziel-Auswahl Kurs / Lernpfad

Kurs oder Lernpfad?

Ein einzelner Kurs reicht für eine punktuelle Schulung. Soll deine Kohorte eine Abfolge mehrerer Kurse in fester Reihenfolge durchlaufen, weise einen Lernpfad zu — siehe Lernpfade zusammenstellen.

Erinnerungen einstellen¶

Du kannst pro Pflichtaufgabe beliebig viele Erinnerungen definieren. Standard ist eine Erinnerung an die Person drei Tage vor Fälligkeit.

Pro Erinnerung legst du fest:

Feld	Was bedeutet das
Tage relativ zur Fälligkeit	Positive Zahl = vor der Frist. Negative Zahl = nach der Frist (Mahnung, falls überfällig).
E-Mail-Vorlage (optional)	Wenn du keine eigene Vorlage wählst, geht eine Standard-Mail raus.
Empfänger	Die Person selbst und/oder du als zuweisende Person.

Typische Setups:

Use-Case	Erinnerungen
Lockere Pflichtaufgabe	Eine Mail 3 Tage vor Fälligkeit an die Person
Wichtige Compliance-Schulung	Mails 14 / 7 / 3 / 1 Tag(e) vor Fälligkeit; + 1 Tag Nachfrist-Mahnung an Person und dich
Onboarding-Pflicht	Nur bei Verzug — Mahnung 7 Tage nach Frist

Erinnerungen laufen automatisch

Du musst nichts manuell verschicken — das System prüft mehrmals täglich, welche Erinnerungen anstehen, und sendet sie selbstständig. Eine „3 Tage vorher"-Mail kommt normalerweise kurz nach Mitternacht des entsprechenden Tages.

Mehrere Lernende gleichzeitig — Massen-Zuweisung¶

Für eine ganze Kohorte, ein Onboarding oder eine Schulungs-Welle lohnt der Massen-Zuweisungs-Dialog.

In der Pflichtaufgaben-Übersicht Massen-Zuweisung klicken.
Der Dialog führt dich in vier Schritten:
Schritt 1 – Basis-Info: Ziel (Kurs oder Lernpfad), Fälligkeitsdatum, optional Notiz
Schritt 2 – Personen auswählen über drei Tabs:
- Einzeln — Personen einzeln aus der Suche picken
- Nach Abteilung — eine ganze Abteilung
- Nach Lerngruppe — alle Mitglieder einer deiner Lerngruppen
Schritt 3 – Erinnerungen: wie bei der Einzel-Zuweisung, gilt für alle erzeugten Aufgaben gleich
Schritt 4 – Vorschau: Anzahl + Liste aller Personen, die die Zuweisung bekommen
Bestätigen — das System legt alle Pflichtaufgaben gleichzeitig an.

Screenshot folgt

Massen-Zuweisung Schritt 2 mit Lerngruppen-Tab

Bestehende Pflichtaufgaben (gleiches Ziel + gleiche Person) werden übersprungen — keine Doppel-Zuweisungen. Das Ergebnis-Banner zeigt: angelegt, übersprungen, ggf. fehlgeschlagen.

Wiederkehrende Pflichtaufgaben (Abo)¶

Soll eine Schulung regelmäßig wiederholt werden — z. B. eine jährliche Datenschutz-Unterweisung — setze beim Anlegen das Feld Wiederholung (Wochen), etwa 52 für jährlich.

Nach Abschluss plant das System automatisch den nächsten Termin und setzt die Aufgabe zum Fälligkeitszeitpunkt wieder auf „zugewiesen" zurück; die Person wird benachrichtigt und die Erinnerungen laufen erneut. Das funktioniert auch bei einer Massen-Zuweisung an eine ganze Gruppe.

Den Status verfolgen¶

In der Pflichtaufgaben-Übersicht siehst du pro Aufgabe:

Status	Was das heißt
Zugewiesen	Person ist eingeschrieben, hat aber noch nichts gemacht
In Bearbeitung	Mindestens eine Lektion bearbeitet
Abgeschlossen	Kurs/Pfad erfolgreich beendet, Mindest-Score erreicht
Überfällig	Frist verstrichen, Status nicht „Abgeschlossen"

Filter auf das, was deine Aufmerksamkeit braucht

Stelle den Filter auf offene und überfällige Aufgaben — das sind die Lernenden, bei denen du eventuell nachhaken solltest.

Detaillierter pro Person geht es über Teilnehmer:innen verwalten.

Eine Pflichtaufgabe ändern oder zurückziehen¶

Pflichtaufgabe in der Liste anklicken.
Bearbeiten — Frist verlängern, Notiz anpassen, Erinnerungen neu konfigurieren. Bestehende Erinnerungen werden auf Basis der neuen Frist neu berechnet.
Oder Zurückziehen — die Aufgabe wird entfernt, die Person bekommt eine Benachrichtigung.

Abschluss bleibt erhalten

Eine abgeschlossene Pflichtaufgabe kannst du nicht mehr zurückziehen — der Abschluss bleibt für die Lernhistorie der Person bestehen.

Häufige Fragen¶

Eine Person hat den Kurs schon vor der Pflichtaufgabe absolviert — bekommt sie ihn doppelt? Nein. Das System erkennt die bestehende Einschreibung. Die Pflichtaufgabe wird angelegt und springt sofort auf den aktuellen Stand. War der Kurs schon abgeschlossen, ist die Pflichtaufgabe direkt erfüllt.

Eine Person sagt, sie habe keine Erinnerung bekommen. Mögliche Gründe: Mail im Spam-Ordner, veraltete Mail-Adresse im Profil, oder die Person hat E-Mail für „Pflichtaufgaben" in ihren Benachrichtigungs-Einstellungen deaktiviert. Die Pflichtaufgabe ist trotzdem zu erledigen — die Frist bleibt.

Kann ich nach dem Versenden noch die Frist verlängern? Ja — Pflichtaufgabe öffnen → Bearbeiten → Fälligkeitsdatum ändern. Die Erinnerungen werden auf die neue Frist neu berechnet.

Können Lernende eine Pflichtaufgabe selbst absagen? Nein. Anders als bei freiwilligen Einschreibungen kommt die Zuweisung von dir — nur du oder eine Verwalter:in kannst sie zurückziehen.

Eine Person taucht in der Auswahl nicht auf. Du kannst Personen aus eurem Unternehmen zuweisen. Taucht jemand in der Auswahl gar nicht auf, hat die Person wahrscheinlich noch keinen Account — dann muss sie zuerst von einer Administrator:in eingeladen werden. Für unternehmensweite Zuweisungen siehe Pflichtaufgaben org-weit steuern.