Verplichte taken toewijzen¶
Een verplichte taak is de bindende variant van een inschrijving: je wijst een lerende of een hele groep een cursus of leerpad met een deadline toe. Het systeem schrijft automatisch in, stuurt herinneringen en laat je zien wie achterloopt. Zo zorg je ervoor dat je lerenden een training echt vóór een bepaalde datum afronden — niet alleen "ooit".
Voor de hele organisatie in plaats van voor je eigen cursussen?
Deze handleiding is toegespitst op jouw cursussen en jouw lerenden. Als je verplichte taken over meerdere trainers, afdelingen of het hele bedrijf heen stuurt, kijk dan in de beheerdershandleiding: Verplichte taken organisatiebreed sturen.
Waar je verplichte taken vindt¶
In het hoofdmenu onder Beheer → Verplichte taken. Dit gedeelte is zichtbaar vanaf de trainersrol.
Screenshot volgt
Overzicht van verplichte taken in het menu "Beheer"
Een persoon een verplichte taak geven¶
- Open Beheer → Verplichte taken.
- Klik op Nieuw.
- Vul de velden in:
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Doel | Kies cursus of leerpad. Bij een leerpad wordt de persoon automatisch ingeschreven voor alle verplichte cursussen van het pad; de taak is pas voltooid als het hele pad is afgerond. |
| Persoon | De lerende (zoek op naam of e-mail) |
| Vervaldatum | Verplicht veld — minstens een paar dagen in de toekomst |
| Herhaling (weken) (optioneel) | bijv. 52 voor een jaarlijkse herhaling — zie Terugkerende verplichte taken |
| Notitie (optioneel) | Wordt aan de persoon in de cursusspeler getoond, bijv. "Graag vóór de volgende teamvergadering" |
- Configureer de herinneringen — zie hieronder.
- Opslaan.
De persoon krijgt een melding in het platform en (afhankelijk van de instelling) per e-mail. Ze wordt automatisch ingeschreven — een aparte inschrijving via Deelnemers beheren is niet nodig.
Screenshot volgt
Formulier voor verplichte taak met doelkeuze cursus / leerpad
Cursus of leerpad?
Een enkele cursus volstaat voor een gerichte training. Moet je cohort een reeks van meerdere cursussen in vaste volgorde doorlopen, wijs dan een leerpad toe — zie Leerpaden samenstellen.
Herinneringen instellen¶
Je kunt per verplichte taak onbeperkt herinneringen definiëren. Standaard is één herinnering aan de persoon drie dagen vóór de vervaldatum.
Per herinnering leg je vast:
| Veld | Wat betekent dat |
|---|---|
| Dagen ten opzichte van de vervaldatum | Positief getal = vóór de deadline. Negatief getal = na de deadline (aanmaning, indien te laat). |
| E-mailsjabloon (optioneel) | Als je geen eigen sjabloon kiest, gaat er een standaardmail uit. |
| Ontvanger | De persoon zelf en/of jij als toewijzende persoon. |
Typische opstellingen:
| Toepassing | Herinneringen |
|---|---|
| Losse verplichte taak | Eén mail 3 dagen vóór de vervaldatum aan de persoon |
| Belangrijke compliance-training | Mails 14 / 7 / 3 / 1 dag(en) vóór de vervaldatum; + 1 dag aanmaning na de deadline aan de persoon en jou |
| Onboarding-verplichting | Alleen bij achterstand — aanmaning 7 dagen na de deadline |
Herinneringen lopen automatisch
Je hoeft niets handmatig te versturen — het systeem controleert meerdere keren per dag welke herinneringen aan de beurt zijn en verstuurt ze zelf. Een "3 dagen van tevoren"-mail komt normaal gesproken kort na middernacht van de betreffende dag.
Meerdere lerenden tegelijk — massatoewijzing¶
Voor een heel cohort, een onboarding of een trainingsronde loont de massatoewijzingsdialoog.
- Klik in het overzicht van verplichte taken op Massatoewijzing.
- De dialoog leidt je in vier stappen:
- Stap 1 – Basisinfo: doel (cursus of leerpad), vervaldatum, optioneel notitie
- Stap 2 – Personen selecteren via drie tabbladen:
- Individueel — personen los uit de zoekfunctie kiezen
- Per afdeling — een hele afdeling
- Per leergroep — alle leden van een van je leergroepen
- Stap 3 – Herinneringen: net als bij de individuele toewijzing, geldt voor alle aangemaakte taken gelijk
- Stap 4 – Voorbeeld: aantal + lijst van alle personen die de toewijzing krijgen
- Bevestigen — het systeem maakt alle verplichte taken tegelijk aan.
Screenshot volgt
Massatoewijzing stap 2 met leergroep-tabblad
Bestaande verplichte taken (zelfde doel + zelfde persoon) worden overgeslagen — geen dubbele toewijzingen. De resultaatbanner toont: aangemaakt, overgeslagen, eventueel mislukt.
Terugkerende verplichte taken (abonnement)¶
Moet een training regelmatig worden herhaald — bijv. een jaarlijkse instructie over gegevensbescherming — stel dan bij het aanmaken het veld Herhaling (weken) in, bijvoorbeeld 52 voor jaarlijks.
Na afronding plant het systeem automatisch de volgende datum en zet de taak op het moment van de vervaldatum weer terug op "toegewezen"; de persoon krijgt een melding en de herinneringen lopen opnieuw. Dit werkt ook bij een massatoewijzing aan een hele groep.
De status volgen¶
In het overzicht van verplichte taken zie je per taak:
| Status | Wat dat betekent |
|---|---|
| Toegewezen | De persoon is ingeschreven, maar heeft nog niets gedaan |
| In behandeling | Minstens één les bewerkt |
| Afgerond | Cursus/pad succesvol afgerond, minimumscore behaald |
| Te laat | Deadline verstreken, status niet "Afgerond" |
Filter op wat je aandacht nodig heeft
Zet het filter op openstaande en te late taken — dat zijn de lerenden bij wie je eventueel moet aandringen.
Gedetailleerder per persoon gaat het via Deelnemers beheren.
Een verplichte taak wijzigen of intrekken¶
- Klik op een verplichte taak in de lijst.
- Bewerken — deadline verlengen, notitie aanpassen, herinneringen opnieuw configureren. Bestaande herinneringen worden op basis van de nieuwe deadline opnieuw berekend.
- Of Intrekken — de taak wordt verwijderd, de persoon krijgt een melding.
Afronding blijft behouden
Een afgeronde verplichte taak kun je niet meer intrekken — de afronding blijft behouden voor de leergeschiedenis van de persoon.
Veelgestelde vragen¶
Iemand heeft de cursus al vóór de verplichte taak gevolgd — krijgt hij die dubbel? Nee. Het systeem herkent de bestaande inschrijving. De verplichte taak wordt aangemaakt en springt meteen op de actuele stand. Was de cursus al afgerond, dan is de verplichte taak direct vervuld.
Iemand zegt dat hij geen herinnering heeft gekregen. Mogelijke oorzaken: mail in de spammap, verouderd e-mailadres in het profiel, of de persoon heeft e-mail voor "Verplichte taken" in zijn meldingsinstellingen uitgeschakeld. De verplichte taak moet toch worden gedaan — de deadline blijft staan.
Kan ik na het versturen de deadline nog verlengen? Ja — verplichte taak openen → Bewerken → vervaldatum wijzigen. De herinneringen worden op de nieuwe deadline opnieuw berekend.
Kunnen lerenden een verplichte taak zelf annuleren? Nee. Anders dan bij vrijwillige inschrijvingen komt de toewijzing van jou — alleen jij of een beheerder kan die intrekken.
Iemand duikt niet op in de selectie. Je kunt personen uit jullie bedrijf toewijzen. Duikt iemand helemaal niet op in de selectie, dan heeft de persoon waarschijnlijk nog geen account — dan moet hij eerst door een beheerder worden uitgenodigd. Voor bedrijfsbrede toewijzingen zie Verplichte taken organisatiebreed sturen.