FAQ — veelgestelde vragen voor beheerders

Verzameling van de meest gestelde vragen uit de praktijk.

Verantwoordelijkheidsgebied

Welke personen zie ik? Als beheerder (bijv. Company-Admin) zie je alle personen van je bedrijf. Er is geen vaste „leidinggevende-team"-koppeling — om gericht naar een gedeelte te kijken, filter je op afdeling of gebruikersgroep.

Een persoon ontbreekt helemaal. Waarschijnlijk heeft die nog geen account. Nodig de persoon uit — zie Gebruikers beheren.

Zie ik gegevens van andere bedrijven? Nee. Je blik eindigt bij je eigen bedrijf. Alleen het platformteam (Operator) heeft een platformbreed overzicht.

Gebruikers en rollen

Hoe maak ik nieuwe gebruikers aan? Via een uitnodiging, individueel of als CSV-massa-import — zie Gebruikers beheren.

Hoe maak ik iemand trainer? De rol bij de gebruiker in het Admin-portaal instellen. Je kunt alleen rollen toekennen die lager zijn dan je eigen rol — zie Rollen en rechten.

Verplichte taken

Hoe wijs ik een persoon een verplichte taak toe? Verplichte taken toewijzen — stap voor stap.

Kan ik een hele afdeling tegelijk toewijzen? Ja, via de massatoewijzing met het tabblad „Op afdeling". Verplichte taken toewijzen.

Kunnen verplichte taken automatisch terugkeren (bijv. jaarlijks)? Ja. Stel bij het aanmaken het veld Herhaling (weken) in — bijv. 52 voor jaarlijks. Na afronding zet het systeem de taak automatisch weer klaar voor de volgende termijn en informeert het de persoon. Ook bij massatoewijzingen.

Kan ik ook een leerpad in plaats van één cursus toewijzen? Ja — als doel kun je een cursus of een leerpad kiezen. Bij een leerpad worden de verplichte cursussen automatisch ingeschreven.

Wat gebeurt er als iemand de deadline mist? Niets automatisch — de taak blijft openstaan, de persoon kan verder werken. Achterstallig herken je aan de vervaldatum in de lijst (gesorteerd op vervaldatum); voor aanmaningen configureer je herinneringen met negatieve dagen (na de deadline).

Leergroepen

Wanneer loont een leergroep? Bij onboardinggolven, opleidingscohorten of terugkerende trainingsgroepen. Meer in Leergroepen beheren.

Wat is het verschil tussen afdeling, gebruikersgroep en leergroep? Afdeling = organisatorische structuur van het bedrijf (Admin-portaal). Gebruikersgroep = vrij samengestelde groep personen (Admin-portaal) — beide kun je in massa-acties en analytics-filters gebruiken. Leergroep = uitwisselingsruimte met chat in de app; die duikt niet op in massa-acties en filters.

Voortgang en analyse

Hoe zie ik wie achterloopt? In Beheer → Verplichte taken — de lijst is gesorteerd op vervaldatum; deadline voorbij + status niet „Afgerond" = achterstand. Meer in Voortgang in het team.

Waar vind ik geaggregeerde kengetallen? In Beheer → Analytics & rapporten — afrondingspercentages, quizscores, activiteit, te filteren op periode en afdeling. Zie Analytics en analyses.

Waar vind ik gegevens voor een functioneringsgesprek? Via het analytics-tabblad Gebruikersdetails kun je per persoon een leergeschiedenis (cursussen, voortgang, assessmentresultaten, leer-streak) als PDF, CSV of Excel trekken — zie Rapporten en export. Certificaatbewijzen download je per cursus in het tabblad Cursusdetails als ZIP.

De Excel-export toont rare speciale tekens. Gebruik bij het openen in Excel „Gegevens → Uit tekst/CSV" in plaats van dubbelklikken — dan wordt UTF-8 correct herkend.

Licenties

Wie heeft welke licentie? De productlicentie geldt bedrijfsbreed — er is geen toewijzing aan afzonderlijke personen. Het licentiebeheer zelf ligt bij het platformteam; product en looptijd hoor je daar. De plaatsbezetting van gelicentieerde cursussen zie je in de app onder Verkoop & licenties → Gelicentieerde cursussen. Zie Licenties en toegang.

We hebben meer personen dan licentieplekken bij een gelicentieerde cursus. Prioriteer wie de cursus het eerst nodig heeft (plekken worden pas met de inschrijving bezet), of vraag extra plekken aan bij de aanbieder / het platformteam.

Een persoon verlaat het bedrijf — wat gebeurt er met haar cursusplek? Het account archiveren. Een al gestarte plek van een deelnemerslicentie blijft verbruikt; certificaten blijven behouden.

Verkoop en sjablonen

Hoe vormgeef ik factuur- of e-mailteksten? Via de document- en mailsjablonen.

Hoe stel ik een kortingscode in? Het kortingsbonsysteem is technisch voorbereid, maar nog niet beschikbaar in de interface (noch aanmaken, noch inwisselen in de checkout). Neem bij behoefte contact op met het platformteam. Zie Marktplaats en commerce.

Meldingen voor mij

Welke meldingen krijg ik? - Herinneringsmails over door jou toegewezen verplichte taken — mits je bij de taak een herinnering met ontvanger assigned_by hebt geconfigureerd (bijv. met negatieve dagen als achterstalligheidsaanmaning) - Een melding wanneer iemand je aan een leergroep toevoegt

Persoonlijke meldingsinstellingen (kanaal/frequentie) zijn er momenteel niet — de meldingen zijn vast voorgeconfigureerd. Overzicht: Meldingen.

Overig

Een persoon klaagt over de AI-beoordeling in een cursus. Dat is een zaak van de docenten/cursusmakers. Verwijs door naar de verantwoordelijke trainer. Achtergrond: Quiz en beoordeling.

Kan ik zelf cursussen maken? Dat is de taak van de docenten/cursusmakers. Als je zelf content maakt, heb je de bijbehorende rol nodig — zie docenten-documentatie.

Een persoon zegt dat een cursus „niet vrijgeschakeld" is. Mogelijke redenen:

• Cursus is licentieplichtig en het plaatscontingent is uitgeput of de licentie is verlopen → zie Licenties en toegang
• Cursus staat in de modus „geen zelfinschrijving", de persoon heeft geen verplichte taak of inschrijving
• Cursus heeft verplichte voorwaarden waaraan de persoon niet voldoet

Bij wie kan ik terecht met vragen die hier niet zijn beantwoord?

• Deze verzameling handleidingen — zie Index
• Je platformteam / je contactpersoon
• Bij technische problemen: je IT-contactpersoon