FAQ — veelgestelde vragen voor de administratie¶

Verzameling van de meest gestelde vragen uit de praktijk.

Verantwoordelijkheidsgebied¶

Welke personen zie ik? In een beheerdersrol (bijv. Company-Admin) zie je alle personen van je bedrijf. Om gericht naar een gedeelte te kijken, filter je op afdeling of gebruikersgroep.

Een persoon ontbreekt helemaal. Waarschijnlijk heeft die nog geen account. Nodig de persoon uit — zie Gebruikers beheren.

Zie ik gegevens van andere bedrijven? Nee. Je blik eindigt bij je eigen bedrijf. Alleen het team van generation:l heeft een platformbreed overzicht.

Gebruikers en rollen¶

Hoe maak ik nieuwe gebruikers aan? Via een uitnodiging, individueel of als CSV-massa-import — zie Gebruikers beheren.

Hoe maak ik iemand trainer/docent? De rol bij de gebruiker in het Admin-portaal instellen. Je kunt alleen rollen toekennen die lager zijn dan je eigen rol; als Company-Admin mag je daarnaast verdere Company-Admins benoemen — zie Rollen en rechten.

Verplichte taken¶

Hoe wijs ik een persoon een verplichte taak toe? Verplichte taken toewijzen — stap voor stap.

Kan ik een hele afdeling tegelijk toewijzen? Ja, via de massatoewijzing met het tabblad „Op afdeling". Verplichte taken toewijzen.

Kunnen verplichte taken automatisch terugkeren (bijv. jaarlijks)? Ja. Stel bij het aanmaken het veld Herhaling (weken) in — bijv. 52 voor jaarlijks. Na afronding zet het systeem de taak automatisch weer klaar voor de volgende termijn en informeert het de persoon. Ook bij massatoewijzingen.

Kan ik ook een leerpad in plaats van één cursus toewijzen? Ja — als doel kun je een cursus of een leerpad kiezen. Bij een leerpad worden de verplichte cursussen automatisch ingeschreven.

Wat gebeurt er als iemand de deadline mist? De taak blijft openstaan, de persoon kan verder werken. Achterstallig herken je aan de vervaldatum in de lijst (gesorteerd op vervaldatum); voor aanmaningen configureer je herinneringen met negatieve dagen (na de deadline).

Leergroepen¶

Wanneer loont een leergroep? Bij onboardinggolven, meerdere azubi's tegelijk of terugkerende trainingsgroepen. Meer in Leergroepen beheren.

Wat is het verschil tussen afdeling, gebruikersgroep en leergroep? Afdeling = organisatorische structuur van het bedrijf (Admin-portaal). Gebruikersgroep = vrij samengestelde groep personen (Admin-portaal) — beide kun je in massa-acties en analytics-filters gebruiken. Leergroep = uitwisselingsruimte met chat op het leerplatform; voor massa-acties en filters gebruik je afdeling of gebruikersgroep.

Voortgang en analyse¶

Hoe zie ik wie achterloopt? In Beheer → Verplichte taken — de lijst is gesorteerd op vervaldatum; deadline voorbij + status niet „Afgerond" = achterstand. Meer in Voortgang in het team.

Waar vind ik geaggregeerde kengetallen? In Beheer → Analytics & rapporten — afrondingspercentages, quizscores, activiteit, te filteren op periode en afdeling. Zie Analytics en analyses.

Waar vind ik gegevens voor een functioneringsgesprek? Via het analytics-tabblad Gebruikersdetails kun je per persoon een leergeschiedenis (cursussen, voortgang, cursusinschrijvingen, leer-reeks) als PDF, CSV of Excel trekken — zie Rapporten en export. Certificaatbewijzen download je per cursus in het tabblad Cursusdetails als ZIP.

De Excel-export toont rare speciale tekens. Gebruik bij het openen in Excel „Gegevens → Uit tekst/CSV" in plaats van dubbelklikken — dan wordt UTF-8 correct herkend.

Cursuslicenties¶

We hebben meer personen dan licentieplekken bij een gelicentieerde cursus. Prioriteer wie de cursus het eerst nodig heeft (plekken worden pas met de inschrijving bezet), of vraag extra plekken aan bij de aanbieder of bij het team van generation:l.

Een persoon verlaat het bedrijf — wat gebeurt er met haar cursusplek? Het account archiveren. Een al gestarte plek van een deelnemerslicentie blijft verbruikt; certificaten blijven behouden.

Verkoop en sjablonen¶

Hoe vormgeef ik factuur- of e-mailteksten? Via de documentsjablonen.

Meldingen voor mij¶

Welke meldingen krijg ik?

Herinneringsmails over door jou toegewezen verplichte taken — mits je bij de taak een herinnering met ontvanger assigned_by hebt geconfigureerd (bijv. met negatieve dagen als achterstalligheidsaanmaning)
Een melding wanneer iemand je aan een leergroep toevoegt

De meldingen zijn vast voorgeconfigureerd. Overzicht: Meldingen.

Cursustoegang¶

Een persoon zegt dat een cursus „niet vrijgeschakeld" is. Mogelijke redenen:

Cursus is licentieplichtig en het plaatscontingent is uitgeput of de cursuslicentie is verlopen → zie Cursuslicenties en toegang
Cursus staat in de modus „geen zelfinschrijving", de persoon heeft geen verplichte taak of inschrijving

Meer hulp¶

Bij wie kan ik terecht met vragen die hier niet zijn beantwoord?

Deze verzameling handleidingen — zie Index
Het team van generation:l
Bij technische problemen: je IT-contactpersoon