Gebruikers beheren

Als beheerder van je bedrijf beslis jij wie toegang krijgt tot de online:academy, welke rol de persoon heeft en bij welke afdeling die hoort. Deze pagina laat zien hoe je personen uitnodigt — individueel of als hele lijst — en hoe je bestaande gebruikers onderhoudt.

Waar dit gebeurt

Gebruikers, uitnodigingen en rollen & rechten beheer je in het Admin-portaal — dat is de aparte beheerinterface, niet de gewone leerapp. Onderwerpen zoals verplichte taken, leerpaden of analytics zitten daarentegen in de app onder Beheer.

Eén persoon individueel uitnodigen

De snelste manier om een nieuwe collega op te nemen:

1. In het Admin-portaal naar Gebruikers gaan.
2. Op Uitnodigen (of Gebruiker uitnodigen) klikken.
3. Velden invullen:

Veld	Verplicht	Toelichting
E-mail	ja	Het adres waarnaar de uitnodiging gaat. Er kan per adres altijd maar één openstaande uitnodiging zijn — een nieuwe vervangt de oude.
Rol	ja	Wat de persoon mag. Je kunt alleen rollen toekennen die onder die van jezelf liggen (zie Rollen en rechten).
Afdeling / leergroep	nee	Deelt de persoon organisatorisch in. Handig voor latere massa-acties (bijv. „iedereen van Verkoop").

1. Verzenden — het systeem verstuurt een e-mail met een persoonlijke registratielink.

Screenshot volgt

Uitnodigingsformulier in het Admin-portaal met e-mailveld en rolkeuze

Hoe lang is de uitnodiging geldig?

De registratielink is standaard 7 dagen geldig en werkt precies één keer. Verloopt hij, dan nodig je de persoon gewoon opnieuw uit.

Veel personen tegelijk uitnodigen (CSV-import)

Wil je een heel team opnemen, dan loont de massa-uitnodiging via een bestand:

1. In het Admin-portaal naar Gebruikers → Importeren (CSV-import).
2. CSV-bestand uploaden. Formaat:
3. Eén e-mailadres per regel
4. Geen kopregel, geen extra kolommen
5. Optioneel: rol(len) kiezen die alle uitgenodigde personen moeten krijgen.
6. Import starten.

Na de import meldt het systeem hoeveel uitnodigingen succesvol zijn aangemaakt, hoeveel regels zijn overgeslagen (bijv. dubbele adressen) en of er fouten waren.

Tip voor het CSV-bestand

Een spreadsheet zoals Excel of LibreOffice exporteert een enkele kolom met adressen netjes als CSV. Let erop dat je vóór het exporteren een eventuele kopregel (bijv. „E-mail") verwijdert.

Rollenregel geldt ook hier

Ook bij de CSV-import kun je alleen rollen toekennen die onder die van jezelf liggen. Probeer je een te hoge rol toe te wijzen, dan wordt dat geweigerd.

Wat er gebeurt bij het aannemen van de uitnodiging

De uitgenodigde persoon krijgt een e-mail met een link. Klikt die erop, dan belandt hij op een registratiepagina en vult daar zelf in:

• Verplicht: voor- en achternaam, wachtwoord (minstens 8 tekens)
• Optioneel: telefoon, adres, verjaardag, functietitel, voorkeurstaal

Na het verzenden is het account actief, de rol uit de uitnodiging wordt overgenomen en de persoon wordt naar de aanmelding doorgestuurd. Vanaf dan kan die beginnen — een handleiding voor de instap vindt die onder Eerste stappen voor lerenden.

Screenshot volgt

Registratiepagina die de uitgenodigde persoon na het klikken op de link ziet

Een bestaande gebruiker bewerken

Veranderen de gegevens of de rol van een persoon? Dat onderhoud je direct bij de gebruiker:

1. In het Admin-portaal naar Gebruikers.
2. Persoon in de lijst zoeken (op naam of e-mail) en openen.
3. Aanpassen wat nodig is:

Wat	Hoe
Rol wijzigen	Nieuwe rol kiezen — weer alleen rollen onder die van jezelf. Details onder Rollen en rechten.
Afdeling / leergroep	Persoon aan een afdeling of groep toewijzen of herindelen.
Stamgegevens	Naam, contactgegevens en profielvelden corrigeren.

1. Opslaan.

Rolwijziging werkt na opnieuw aanmelden

Verandert de rol van een persoon, dan moet die zich eenmaal af- en weer aanmelden, zodat de nieuwe rechten volledig werken.

Archiveren / deactiveren versus verwijderen

Als iemand het bedrijf verlaat of tijdelijk geen toegang meer nodig heeft, zijn er twee zeer verschillende manieren:

Actie	Wat er gebeurt	Wanneer zinvol
Archiveren / deactiveren	De persoon kan zich niet meer aanmelden. Maar de gegevens — afgeronde lessen, leervoortgang, certificaten — blijven behouden.	Standaardgeval: persoon vertrekt, maar bewijzen moeten gedocumenteerd blijven.
Verwijderen	Het account wordt definitief verwijderd.	Alleen als er echt geen gegevens van de persoon meer nodig zijn.

Bij twijfel archiveren, niet verwijderen

Archiveren is bijna altijd de juiste keuze: de toegang is meteen weg, maar certificaten en leerhistorie gaan niet verloren. Verwijderen is onomkeerbaar — bedenk vooraf of bewijzen (bijv. voor scholingsverplichtingen) nog nodig zijn.

Samenhang met licenties

Een persoon heeft vaak niet alleen een account nodig, maar ook een licentieplek om toegang te krijgen tot bepaalde (licentieplichtige) cursussen. Als iemand zich kan aanmelden maar een gelicentieerde cursus niet ziet, ontbreekt meestal de licentieplek.

Bovendien: archiveer je een persoon, dan komt de bijbehorende licentieplek vrij en kan die aan iemand anders worden toegekend. Hoe je plekken toewijst en intrekt, staat onder Licenties en toegang.

Maximaal aantal gebruikers

Afhankelijk van het contract kan je bedrijf een bovengrens voor het aantal gebruikers hebben. Is die bereikt, dan kun je pas weer nieuwe personen aanmaken als je anderen archiveert of de bovengrens wordt verhoogd (via het platformteam).

Veelgestelde vragen

De uitgenodigde persoon heeft geen e-mail ontvangen. Laat eerst de spammap controleren. Komt er niets aan, nodig de persoon dan opnieuw uit — daarbij wordt een verse link aangemaakt. Let erop dat het e-mailadres correct is gespeld.

De uitnodigingslink zegt „verlopen" of „reeds gebruikt". Links zijn 7 dagen geldig en maar één keer bruikbaar. Nodig de persoon gewoon opnieuw uit. Heeft die zich al met succes geregistreerd, dan moet die zich in plaats daarvan gewoon aanmelden.

Ik kan een bepaalde rol niet selecteren. Je kunt alleen rollen toekennen die onder die van jezelf liggen. Hogere rollen moet een persoon met de juiste bevoegdheid toekennen — zie Rollen en rechten.

Een gearchiveerde persoon moet weer toegang krijgen. Zoek die in de gebruikerslijst (eventueel filter „Gearchiveerde weergeven"), activeer het account weer en zorg ervoor dat die — indien nodig — weer een licentieplek krijgt.

Verwante pagina's: Rollen en rechten · Licenties en toegang