Gebruikers beheren

In de administratie bepaal jij wie toegang tot de online:academy krijgt, welke rol die persoon heeft en tot welke afdeling die behoort. Deze pagina laat zien hoe je personen uitnodigt — individueel of als hele lijst — en hoe je bestaande gebruikers onderhoudt.

Waar dit gebeurt

Gebruikers onderhoud je in het Admin-portaal — dat is de aparte beheerinterface. Uitnodigingen verstuur je daarentegen op het leerplatform onder Beheer → Uitnodigingen; die zijn in september 2026 vanuit het Admin-portaal daarheen verhuisd, zodat elk product zijn eigen uitnodigingen beheert.

Eén persoon individueel uitnodigen

De snelste manier om een nieuwe collega op te nemen:

1. Op het leerplatform naar Beheer → Uitnodigingen gaan.
2. Op Aanmaken klikken.
3. Velden invullen:

Veld	Verplicht	Opmerking
E-mailadres	ja	Het adres waar de uitnodiging naartoe gaat. Er kan per adres altijd maar één openstaande uitnodiging zijn — een nieuwe vervangt de oude.
Bedrijf	ja	Als bedrijfsbeheerder staat hier alleen je eigen bedrijf ter keuze.
Voor welk product uitnodigen?	nee	Puur een weergavehulp: de keuze beperkt de rollenlijst eronder tot één product en wordt zelf niet meegestuurd. Blijft die op Alle producten staan, dan kun je in één uitnodiging rollen uit zowel online:academy als azubi:web toekennen.
Rollen	nee	Wat de persoon mag. Je kunt alleen rollen toekennen die onder je eigen rol liggen — als Company-Admin daarnaast Company-Admin (zie Rollen en rechten). Zonder rolkeuze ontstaat een account zonder bijzondere rechten — kies voor lerenden de rol ROLE_USER (basisgebruiker).

1. Opslaan — het systeem verstuurt een e-mail met een persoonlijke registratielink.

De afdeling vul je na de registratie bij de gebruiker aan (zie hieronder). Alleen bij beheerdersuitnodigingen wordt daar direct bij de registratie naar gevraagd.

Hoe lang is de uitnodiging geldig?

De registratielink is standaard 7 dagen geldig en werkt precies één keer. Loopt hij af, dan nodig je de persoon gewoon opnieuw uit.

Veel personen tegelijk uitnodigen (CSV-import)

Wil je een heel team opnemen, dan loont de massa-uitnodiging via een bestand:

1. Op het leerplatform naar Beheer → Uitnodigingen → CSV-import.
2. CSV-bestand selecteren en uploaden. Formaat:
3. Eén e-mailadres per regel
4. Geen kopregel, geen extra kolommen
5. Optioneel: rol(len) kiezen die alle uitgenodigde personen moeten krijgen — alleen rollen onder je eigen rol worden aangeboden, als Company-Admin daarnaast Company-Admin.
6. Import starten.

Na de import meldt het systeem hoeveel uitnodigingen zijn aangemaakt, hoeveel regels zijn overgeslagen (ongeldige e-mailadressen) en of er fouten waren. Adressen waarvoor al een openstaande uitnodiging bestaat, krijgen een verse uitnodiging (de oude wordt vervangen).

Tip voor het CSV-bestand

Een spreadsheetprogramma zoals Excel of LibreOffice exporteert één kolom met adressen netjes als CSV. Let erop dat je vóór de export een eventuele kopregel (bijv. „E-mail") verwijdert — en dat elk adres maar één keer in het bestand staat.

Direct aanmaken in plaats van uitnodigen

In het Admin-portaal vind je onder Gebruikers daarnaast Aanmaken en een eigen CSV-import — beide maken accounts direct met wachtwoord aan, zonder uitnodigingsmail. Dat is voor bijzondere gevallen bedoeld (bijv. testaccounts); de normale weg voor echte medewerkers is de uitnodiging, waarbij de persoon zelf het wachtwoord instelt.

Wat er gebeurt bij het accepteren van de uitnodiging

De uitgenodigde persoon krijgt een e-mail met een link. Klikt die erop, dan komt die op een registratiepagina terecht en vult daar zelf in:

• Verplicht: voor- en achternaam, wachtwoord (minimaal 10 tekens)
• Optioneel: telefoon, mobiel, adres (straat, postcode, plaats, land), functie

Na het verzenden is het account actief, worden de rollen uit de uitnodiging overgenomen en wordt de persoon doorgestuurd naar de aanmelding. Vanaf dat moment kan die aan de slag — een handleiding voor de start vindt die onder Eerste stappen voor lerenden.

Een bestaande gebruiker bewerken

Veranderen de gegevens of de rol van een persoon? Dat onderhoud je direct bij de gebruiker:

1. In het Admin-portaal naar Gebruikers.
2. Persoon in de lijst zoeken (op naam of e-mail) en openen.
3. In het bijbehorende tabblad aanpassen wat nodig is:

Wat	Waar	Hoe
Rol wijzigen	Tabblad Rollen & rechten	Nieuwe rol kiezen — opnieuw alleen rollen onder je eigen rol, als Company-Admin daarnaast Company-Admin. Details onder Rollen en rechten.
Afdeling / gebruikersgroepen	Tabblad Werkinformatie	Persoon aan een afdeling en aan willekeurig veel gebruikersgroepen koppelen. Gebruikersgroepen zijn handig voor massa-acties (bijv. massale verplichte taken „Op groep").
Stamgegevens	Tabbladen Algemeen en Contact & adres	Naam, contactgegevens en profielvelden corrigeren.

1. Opslaan.

Rolwissel werkt na opnieuw aanmelden

Verandert de rol van een persoon, dan moet die zich één keer af- en weer aanmelden, zodat de nieuwe rechten volledig van kracht worden.

Archiveren / deactiveren vs. verwijderen

Als iemand het bedrijf verlaat of tijdelijk geen toegang meer nodig heeft, zijn er twee zeer verschillende wegen:

Actie	Wat er gebeurt	Wanneer zinvol
Archiveren / deactiveren	De persoon kan zich niet meer aanmelden. Haar gegevens — afgeronde lessen, leervoortgang, certificaten — blijven echter behouden.	Het standaardgeval, en wel in beide richtingen: bij langere afwezigheid zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof, sabbatical of langdurige ziekte, net zo goed als bij vertrek, wanneer de bewijzen gedocumenteerd moeten blijven.
Verwijderen	Alle persoonlijke gegevens van het account (naam, e-mail, contactgegevens, profielfoto) worden geanonimiseerd en de toegang wordt permanent geblokkeerd. Het e-mailadres komt weer vrij en kan voor een nieuw account worden gebruikt.	Alleen als de persoonlijke gegevens echt verwijderd moeten worden (bijv. AVG-verzoek).

Bij twijfel archiveren, niet verwijderen

Archiveren is bijna altijd de juiste keuze: de toegang is meteen weg, maar certificaten en leergeschiedenis blijven behouden, en de persoon kan op elk moment weer worden vrijgeschakeld. Verwijderen kan daarentegen niet ongedaan worden gemaakt — naam en contactgegevens zijn daarna permanent geanonimiseerd. Bedenk vooraf of bewijzen (bijv. voor scholingsplichten) nog nodig zijn.

Maximaal aantal gebruikers

Afhankelijk van het contract kan je bedrijf een bovengrens voor het aantal gebruikers hebben. Die telt alle aangemaakte accounts — ook gearchiveerde. Is de grens bereikt, dan verhoogt het team van generation:l die voor jullie.

Verwijderverzoeken van medewerkers

Elke persoon kan in het eigen profiel verzoeken om het eigen account te verwijderen. Het account wordt daarbij niet meteen verwijderd: jij beslist daarover als bedrijfsbeheerder.

1. Zodra er een verzoek binnenkomt, krijg je een vermelding „Nieuw verwijderverzoek" in de bel en een e-mail.
2. Open het Admin-portaal. Op de startpagina toont de kaart Verwijderverzoeken alle openstaande verzoeken; de vroegste deadline staat bovenaan.
3. Klik op Goedkeuren of Afwijzen:
   • Goedkeuren: het account wordt geanonimiseerd zoals bij verwijderen en de toegang wordt permanent geblokkeerd. De persoon ontvangt hierover een e-mail.
   • Afwijzen: vul in het veld Motivering in waarom het account blijft bestaan (verplicht). De persoon ontvangt de motivering per e-mail en het account blijft ongewijzigd.

Beslis binnen een maand

Is er een maand na het verzoek nog geen beslissing, dan wordt het account automatisch verwijderd — de persoon wordt per e-mail geïnformeerd. De deadline staat in de bel en in de e-mail.

Wanneer afwijzen?

Een reden kan bijvoorbeeld zijn dat facturen bewaard moeten worden of dat bewijzen van afgeronde verplichte trainingen nog nodig zijn. Bij twijfel is archiveren de betere weg.

Tot de beslissing kan de persoon gewoon blijven inloggen en het verzoek in het eigen profiel op elk moment intrekken. Over je eigen verzoek kun je niet zelf beslissen — en de persoon die als laatste beheerder in het bedrijf overblijft, kan geen verwijderverzoek indienen.

Veelgestelde vragen

De uitgenodigde persoon heeft geen e-mail gekregen. Laat eerst de spammap controleren. Komt er niets aan, nodig de persoon dan opnieuw uit — daarbij wordt een verse link aangemaakt. Let erop dat het e-mailadres correct is gespeld.

De uitnodigingslink zegt „verlopen" of „al gebruikt". Links zijn 7 dagen geldig en maar één keer bruikbaar. Nodig de persoon gewoon opnieuw uit. Heeft die zich al met succes geregistreerd, dan moet die zich in plaats daarvan gewoon aanmelden.

Ik kan een bepaalde rol niet selecteren. Je kunt alleen rollen toekennen die onder je eigen rol liggen; als Company-Admin mag je daarnaast extra Company-Admins benoemen. Hogere rollen kent het team van generation:l toe — zie Rollen en rechten.

Een gearchiveerde persoon moet weer toegang krijgen. Zoek die in de gebruikerslijst (gearchiveerde accounts worden daar meegetoond) en klik op Reactiveren — daarna kan die zich weer aanmelden.

Verwante pagina's: Rollen en rechten · Bedrijf en branding