Zarządzanie użytkownikami

W administracji decydujesz, kto dostanie dostęp do online:academy, jaką rolę ma dana osoba i do jakiego działu należy. Ta strona pokazuje, jak zapraszasz osoby — pojedynczo albo całą listą — i jak utrzymujesz istniejących użytkowników.

Gdzie to się dzieje

Użytkowników utrzymujesz w portalu administracyjnym — to osobny interfejs administracyjny. Zaproszenia wysyłasz natomiast na platformie do nauki w sekcji Administracja → Zaproszenia; we wrześniu 2026 przeniosły się tam z portalu administracyjnego, żeby każdy produkt zarządzał swoimi zaproszeniami samodzielnie.

Zaproszenie pojedynczej osoby

Najszybszy sposób na przyjęcie nowej koleżanki lub nowego kolegi:

1. Na platformie do nauki przejdź do Administracja → Zaproszenia.
2. Kliknij Utwórz.
3. Wypełnij pola:

Pole	Wymagane	Wskazówka
Adres e-mail	tak	Adres, na który idzie zaproszenie. Na jeden adres może istnieć zawsze tylko jedno otwarte zaproszenie — nowe zastępuje stare.
Firma	tak	Jako administrator firmy masz tu do wyboru wyłącznie własną firmę.
Do jakiego produktu zapraszasz?	nie	Czysto wizualna pomoc: wybór zawęża listę ról poniżej do jednego produktu i sam nie jest wysyłany. Jeśli zostanie na Wszystkie produkty, możesz w jednym zaproszeniu przydzielić role z online:academy i azubi:web.
Role	nie	To, co dana osoba może robić. Możesz przydzielać tylko role leżące poniżej twojej własnej — jako Company-Admin dodatkowo Company-Admin (zobacz Role i uprawnienia). Bez wyboru roli powstaje konto bez szczególnych uprawnień — osobom uczącym się nadaj rolę ROLE_USER (użytkownik podstawowy).

1. Zapisz — system wysyła e-mail z osobistym linkiem rejestracyjnym.

Dział uzupełniasz po rejestracji przy użytkowniku (zobacz niżej). Tylko przy zaproszeniach administracyjnych jest o niego pytana bezpośrednio podczas rejestracji.

Jak długo ważne jest zaproszenie?

Link rejestracyjny jest domyślnie ważny 7 dni i działa dokładnie jeden raz. Jeśli wygaśnie, po prostu zaproś osobę ponownie.

Zapraszanie wielu osób naraz (import CSV)

Jeśli chcesz przyjąć cały zespół, opłaca się masowe zaproszenie przez plik:

1. Na platformie do nauki przejdź do Administracja → Zaproszenia → Import CSV.
2. Wybierz plik CSV i wgraj go. Format:
3. Jeden adres e-mail na wiersz
4. Bez wiersza nagłówka, bez dodatkowych kolumn
5. Opcjonalnie: wybierz rolę (role), które mają otrzymać wszystkie zaproszone osoby — oferowane są tylko role poniżej twojej własnej, jako Company-Admin dodatkowo Company-Admin.
6. Uruchom import.

Po imporcie system zgłasza, ile zaproszeń zostało utworzonych, ile wierszy zostało pominiętych (nieprawidłowe adresy e-mail) i czy wystąpiły błędy. Adresy, dla których istnieje już otwarte zaproszenie, dostają świeże zaproszenie (stare zostaje zastąpione).

Wskazówka do pliku CSV

Arkusz kalkulacyjny taki jak Excel czy LibreOffice eksportuje pojedynczą kolumnę z adresami czysto jako CSV. Zadbaj o to, by przed eksportem usunąć ewentualny wiersz nagłówka (np. „E-Mail") — i o to, żeby każdy adres występował w pliku tylko raz.

Zakładanie bezpośrednie zamiast zaproszenia

W portalu administracyjnym w sekcji Użytkownicy są dodatkowo Utwórz oraz osobny import CSV — oba zakładają konta bezpośrednio z hasłem, bez maila z zaproszeniem. Jest to pomyślane do przypadków szczególnych (np. konta testowe); normalną drogą dla prawdziwych pracownic i pracowników jest zaproszenie, przy którym osoba sama ustawia swoje hasło.

Co się dzieje przy przyjęciu zaproszenia

Zaproszona osoba dostaje e-mail z linkiem. Gdy go kliknie, trafia na stronę rejestracji i wypełnia tam samodzielnie:

• Wymagane: imię i nazwisko, hasło (co najmniej 10 znaków)
• Opcjonalne: telefon, telefon komórkowy, adres (ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj), stanowisko

Po wysłaniu konto jest aktywne, role z zaproszenia zostają przejęte, a osoba jest przekierowywana do logowania. Od tego momentu może zaczynać — instrukcję na start znajdzie w Pierwszych krokach dla osób uczących się.

Edycja istniejącego użytkownika

Zmieniają się dane albo rola danej osoby? To utrzymujesz bezpośrednio przy użytkowniku:

1. W portalu administracyjnym przejdź do Użytkownicy.
2. Znajdź osobę na liście (po nazwisku lub e-mailu) i otwórz ją.
3. W odpowiedniej zakładce dostosuj to, co potrzebne:

Co	Gdzie	Jak
Zmiana roli	Zakładka Role i uprawnienia	Wybierz nową rolę — znowu tylko role poniżej twojej własnej, jako Company-Admin dodatkowo Company-Admin. Szczegóły w Role i uprawnienia.
Dział / grupy użytkowników	Zakładka Informacje o pracy	Przypisz osobę do działu i do dowolnie wielu grup użytkowników. Grupy użytkowników są praktyczne przy akcjach masowych (np. masowe zadania obowiązkowe „Według grupy").
Dane podstawowe	Zakładki Ogólne i Kontakt i adres	Popraw nazwisko, dane kontaktowe i pola profilu.

1. Zapisz.

Zmiana roli działa po ponownym zalogowaniu

Jeśli zmienia się rola danej osoby, powinna się raz wylogować i zalogować ponownie, żeby nowe uprawnienia zadziałały w pełni.

Archiwizacja / dezaktywacja a usunięcie

Gdy ktoś odchodzi z firmy albo przejściowo nie potrzebuje dostępu, są dwie bardzo różne drogi:

Akcja	Co się dzieje	Kiedy sensowne
Archiwizacja / dezaktywacja	Osoba nie może się już zalogować. Jej dane — ukończone lekcje, postęp nauki, certyfikaty — pozostają jednak zachowane.	Standardowy przypadek, i to w obie strony: przy dłuższej nieobecności jak urlop macierzyński, rodzicielski, sabbatical czy długotrwała choroba, tak samo jak przy odejściu z firmy, gdy dowody mają pozostać udokumentowane.
Usunięcie	Wszystkie dane osobowe konta (nazwisko, e-mail, dane kontaktowe, zdjęcie profilowe) zostają zanonimizowane, a dostęp trwale zablokowany. Adres e-mail znowu się zwalnia i może zostać użyty do nowego konta.	Tylko wtedy, gdy dane osobowe naprawdę mają zostać usunięte (np. wniosek o ochronę danych).

W razie wątpliwości archiwizuj, nie usuwaj

Archiwizacja jest niemal zawsze właściwym wyborem: dostęp znika natychmiast, ale certyfikaty i historia nauki pozostają zachowane, a osobę można w każdej chwili odblokować z powrotem. Usunięcia natomiast nie da się cofnąć — nazwisko i dane kontaktowe są potem trwale zanonimizowane. Zastanów się wcześniej, czy dowody (np. do obowiązków szkoleniowych) nie będą jeszcze potrzebne.

Maksymalna liczba użytkowników

W zależności od umowy twoja firma może mieć górny limit liczby użytkowników. Liczy on wszystkie założone konta — także zarchiwizowane. Gdy limit zostanie osiągnięty, podwyższa go dla was zespół generation:l.

Wnioski pracowników o usunięcie konta

Każda osoba może w swoim profilu samodzielnie złożyć wniosek o usunięcie własnego konta. Konto nie jest usuwane od razu: decydujesz o tym ty jako administrator firmy.

1. Gdy tylko wpłynie wniosek, dostajesz wpis „Nowy wniosek o usunięcie" w dzwonku oraz e-mail.
2. Otwórz portal administracyjny. Na stronie startowej karta Wnioski o usunięcie pokazuje wszystkie otwarte wnioski; najwcześniejszy termin jest na górze.
3. Kliknij Zatwierdź lub Odrzuć:
   • Zatwierdź: konto zostaje zanonimizowane tak jak przy usunięciu i dostęp zostaje zablokowany na stałe. Osoba otrzymuje o tym e-mail.
   • Odrzuć: w polu Uzasadnienie wpisz, dlaczego konto pozostaje (pole obowiązkowe). Osoba otrzymuje uzasadnienie e-mailem, a konto pozostaje bez zmian.

Zdecyduj w ciągu miesiąca

Jeśli miesiąc po złożeniu wniosku nie ma decyzji, konto zostaje usunięte automatycznie — osoba jest o tym informowana e-mailem. Termin widać w dzwonku i w e-mailu.

Kiedy odrzucić?

Powodem może być na przykład obowiązek przechowywania faktur albo dalsza potrzeba dokumentów potwierdzających ukończenie obowiązkowych szkoleń. W razie wątpliwości lepszą drogą jest archiwizacja.

Do czasu decyzji osoba może się dalej logować i w dowolnym momencie wycofać wniosek w swoim profilu. O własnym wniosku nie możesz decydować sam — a osoba, która jest ostatnim administratorem w firmie, nie może złożyć wniosku o usunięcie.

Częste pytania

Zaproszona osoba nie dostała e-maila. Poproś najpierw o sprawdzenie folderu ze spamem. Jeśli nic nie dociera, zaproś osobę ponownie — powstaje wtedy świeży link. Zwróć uwagę, czy adres e-mail jest zapisany poprawnie.

Link z zaproszeniem mówi „wygasł" albo „już użyty". Linki są ważne 7 dni i można ich użyć tylko raz. Po prostu zaproś osobę ponownie. Jeśli zarejestrowała się już pomyślnie, powinna zamiast tego zalogować się całkiem normalnie.

Nie mogę wybrać określonej roli. Możesz przydzielać tylko role leżące poniżej twojej własnej; jako Company-Admin możesz dodatkowo mianować kolejnych Company-Adminów. Wyższe role przydziela zespół generation:l — zobacz Role i uprawnienia.

Zarchiwizowana osoba ma znów dostać dostęp. Znajdź ją na liście użytkowników (zarchiwizowane konta są tam pokazywane) i kliknij Reaktywuj — potem może się znowu zalogować.

Powiązane strony: Role i uprawnienia · Firma i branding