Zarządzanie użytkownikami¶
Jako zarządca:czyni swojej firmy decydujesz, kto dostaje dostęp do online:academy, jaką rolę ma dana osoba i do jakiego działu należy. Ta strona pokazuje ci, jak zapraszasz osoby — pojedynczo lub jako całą listę — i jak utrzymujesz istniejących użytkowników.
Gdzie to się dzieje
Użytkowników, zaproszenia oraz role i uprawnienia zarządzasz w portalu administracyjnym — to osobny interfejs administracyjny, nie zwykła aplikacja do nauki. Tematy takie jak zadania obowiązkowe, ścieżki nauki czy analityka leżą natomiast w aplikacji w sekcji Administracja.
Zaproszenie pojedynczej osoby¶
Najszybszy sposób na przyjęcie nowej koleżanki lub nowego kolegi:
- W portalu administracyjnym przejdź do Użytkownicy.
- Kliknij Zaproś (względnie Zaproś użytkownika).
- Wypełnij pola:
| Pole | Wymagane | Wskazówka |
|---|---|---|
| tak | Adres, na który idzie zaproszenie. Na jeden adres może istnieć zawsze tylko jedno otwarte zaproszenie — nowe zastępuje stare. | |
| Rola | tak | Co dana osoba może. Możesz nadawać tylko role niższe niż twoja własna (zobacz Role i uprawnienia). |
| Dział / grupa nauki | nie | Porządkuje osobę organizacyjnie. Praktyczne przy późniejszych akcjach masowych (np. „wszyscy ze sprzedaży"). |
- Wyślij — system wysyła e-mail z osobistym linkiem rejestracyjnym.
Screenshot wkrótce
Formularz zaproszenia w portalu administracyjnym z polem e-mail i wyborem roli
Jak długo ważne jest zaproszenie?
Link rejestracyjny jest domyślnie ważny 7 dni i działa dokładnie raz. Gdy wygaśnie, po prostu zapraszasz osobę na nowo.
Zaproszenie wielu osób naraz (import CSV)¶
Jeśli chcesz przyjąć cały zespół, opłaca się masowe zaproszenie przez plik:
- W portalu administracyjnym do Użytkownicy → Importuj (import CSV).
- Prześlij plik CSV. Format:
- Jeden adres e-mail w wierszu
- Bez wiersza nagłówka, bez dodatkowych kolumn
- Opcjonalnie: wybierz rolę(e), którą mają otrzymać wszystkie zaproszone osoby.
- Uruchom import.
Po imporcie system informuje cię, ile zaproszeń zostało pomyślnie utworzonych, ile wierszy zostało pominiętych (np. zduplikowane adresy) i czy wystąpiły błędy.
Wskazówka do pliku CSV
Arkusz kalkulacyjny taki jak Excel czy LibreOffice eksportuje pojedynczą kolumnę z adresami czysto jako CSV. Uważaj, aby przed eksportem usunąć ewentualny wiersz nagłówka (np. „E-mail").
Zasada ról obowiązuje też tutaj
Także przy imporcie CSV możesz nadawać tylko role niższe niż twoja własna. Jeśli spróbujesz przypisać zbyt wysoką rolę, zostanie to odrzucone.
Co się dzieje przy przyjęciu zaproszenia¶
Zaproszona osoba dostaje e-mail z linkiem. Gdy w niego kliknie, trafia na stronę rejestracji i sama tam wypełnia:
- Wymagane: imię i nazwisko, hasło (co najmniej 8 znaków)
- Opcjonalnie: telefon, adres, data urodzenia, stanowisko, preferowany język
Po wysłaniu konto jest aktywne, rola z zaproszenia zostaje przejęta, a osoba jest przekierowywana do logowania. Od tej chwili może zaczynać — instrukcję na start znajdzie w Pierwsze kroki dla osób uczących się.
Screenshot wkrótce
Strona rejestracji, którą zaproszona osoba widzi po kliknięciu w link
Edycja istniejącego użytkownika¶
Dane lub rola osoby się zmieniają? Utrzymujesz to bezpośrednio przy użytkowniku:
- W portalu administracyjnym do Użytkownicy.
- Znajdź osobę na liście (po imieniu i nazwisku lub e-mailu) i otwórz.
- Dostosuj to, co potrzebne:
| Co | Jak |
|---|---|
| Zmiana roli | Wybierz nową rolę — znów tylko role niższe niż twoja własna. Szczegóły w Role i uprawnienia. |
| Dział / grupa nauki | Przypisz osobę do działu lub grupy albo zmień przypisanie. |
| Dane podstawowe | Popraw imię i nazwisko, dane kontaktowe i pola profilu. |
- Zapisz.
Zmiana roli działa po ponownym zalogowaniu
Jeśli rola osoby się zmienia, powinna raz się wylogować i zalogować ponownie, aby nowe uprawnienia w pełni zadziałały.
Archiwizacja / dezaktywacja vs. usunięcie¶
Gdy ktoś odchodzi z firmy lub tymczasowo nie potrzebuje już dostępu, są dwie bardzo różne drogi:
| Akcja | Co się dzieje | Kiedy sensowne |
|---|---|---|
| Archiwizacja / dezaktywacja | Osoba nie może się już zalogować. Jej dane — ukończone lekcje, postęp nauki, certyfikaty — pozostają jednak zachowane. | Przypadek standardowy: osoba odchodzi, ale dowody mają pozostać udokumentowane. |
| Usunięcie | Konto zostaje ostatecznie usunięte. | Tylko wtedy, gdy naprawdę nie są już potrzebne żadne dane osoby. |
W razie wątpliwości archiwizuj, nie usuwaj
Archiwizacja jest niemal zawsze właściwym wyborem: dostęp jest natychmiast odcięty, ale certyfikaty i historia nauki nie przepadają. Usunięcie jest nieodwracalne — zastanów się wcześniej, czy dowody (np. dla obowiązków szkoleniowych) są jeszcze potrzebne.
Powiązanie z licencjami¶
Osoba często potrzebuje nie tylko konta, ale też miejsca licencyjnego, aby móc uzyskać dostęp do określonych (wymagających licencji) kursów. Jeśli ktoś może się zalogować, ale nie widzi licencjonowanego kursu, zwykle brakuje miejsca licencyjnego.
Ponadto: gdy archiwizujesz osobę, przypisane jej miejsce licencyjne zwalnia się i może zostać nadane komuś innemu. Jak przydzielasz i odbierasz miejsca, opisano w Licencje i dostęp.
Maksymalna liczba użytkowników
W zależności od umowy twoja firma może mieć górny limit liczby użytkowników. Gdy zostanie osiągnięty, możesz zakładać nowe osoby dopiero wtedy, gdy zarchiwizujesz inne lub gdy limit zostanie podniesiony (przez zespół platformy).
Częste pytania¶
Zaproszona osoba nie dostała e-maila. Poproś najpierw o sprawdzenie folderu spam. Jeśli nic nie dochodzi, zaproś osobę ponownie — przy tym tworzony jest świeży link. Zwróć uwagę, aby adres e-mail był poprawnie zapisany.
Link z zaproszeniem mówi „wygasł" lub „już wykorzystany". Linki są ważne 7 dni i można ich użyć tylko raz. Po prostu zaproś osobę na nowo. Jeśli już się pomyślnie zarejestrowała, powinna zamiast tego po prostu normalnie się zalogować.
Nie mogę wybrać określonej roli. Możesz nadawać tylko role niższe niż twoja własna. Wyższe role musi nadać osoba z odpowiednimi uprawnieniami — zobacz Role i uprawnienia.
Zarchiwizowana osoba ma znów dostać dostęp. Znajdź ją na liście użytkowników (ewentualnie filtr „Pokaż zarchiwizowane"), aktywuj ponownie konto i upewnij się, że — jeśli potrzeba — znów otrzyma miejsce licencyjne.
Powiązane strony: Role i uprawnienia · Licencje i dostęp