Szablony dokumentów i maili

Szablony sterują tym, jak wyglądają i brzmią automatycznie generowane treści: faktury, e-maile systemowe (np. potwierdzenie zamówienia, dostęp do kursu, przydzielenie zadania obowiązkowego, przypomnienie o kursie), certyfikaty oraz przypomnienia o zadaniach obowiązkowych. Zamiast zostawiać te teksty na stałe w kodzie, możesz zaprojektować je samodzielnie — własnymi słowami, z własnym logo i własnym corporate design.

Każda firma utrzymuje własne szablony. Jeśli dla danego przypadku użycia nie ma własnego szablonu, automatycznie działa sensowny szablon systemowy — wysyłka funkcjonuje więc zawsze, także bez konfigurowania czegokolwiek.

Kto może edytować szablony?

Obszar szablonów jest użyteczny od roli Company-Admin wzwyż. (Pozycja menu jest wprawdzie widoczna już od Content-Managera, ale treści ładują się dopiero z uprawnieniami Company-Admina.)

Do czego szablony służą

Workflow (np. przydzielenie zadania obowiązkowego)
        ↓
Który szablon jest przypisany do tego celu?
   ↓ własny szablon           ↓ brak własnego
Używany jest twój          Używany jest systemowy
szablon                    szablon standardowy

Szablon ma typ (zgrubna kategoria) i jest przypisywany do celu (konkretnego przypadku użycia). Dopiero przez cel system wie, który szablon ma załadować w określonym przebiegu.

Typ	Do czego
Faktura (invoice)	Układ i tekst PDF-ów faktur
E-mail (email)	Maile systemowe: potwierdzenie zamówienia, dostęp do kursu, przydzielenie zadania obowiązkowego, mail powitalny, przypomnienie o kursie i in.
Certyfikat (certificate)	Układ i tekst certyfikatów ukończenia
Przypomnienie o przypisaniu (assignment-reminder)	Maile przypominające o wymagalnych zadaniach obowiązkowych

Tło dotyczące certyfikatów

Jak sterowane jest przyznawanie certyfikatów w poszczególnych kursach (przełącznik przy kursie, warianty „zdany"/„uczestniczył") i jakie symbole zastępcze znają certyfikaty, opisano w Certyfikaty i szablony certyfikatów.

Przeglądanie istniejących szablonów

1. W aplikacji otwórz sekcję menu Administracja → Szablony dokumentów (zakładka Szablony).
2. Widzisz wszystkie szablony swojej firmy jako listę kafelków z filtrem typu i małym podglądem.
3. Kliknięcie kafelka otwiera edytor z podglądem i opcjami edycji.

Przy każdym kafelku możesz:

• Edytować — otwiera edytor
• Duplikować — tworzy kopię jako punkt wyjścia dla nowego wariantu
• Usunąć

Najpierw skopiuj, potem dostosuj

Zamiast budować każdy szablon od nowa, opłaca się zduplikować istniejący — często jest już szablon standardowy z logo i designem, który możesz wziąć jako bazę.

Zakładanie nowego szablonu

1. Kliknij Nowy.
2. Wypełnij pola:
3. Nazwa — np. „Mail powitalny 2026"
4. Typ — faktura, e-mail, certyfikat lub przypomnienie o przypisaniu
5. Slug (krótki identyfikator) — musi być jednoznaczny w obrębie twojej firmy i tego samego typu
6. opcjonalnie opis
7. Napisz treść w edytorze — zobacz kolejne sekcje.
8. Sprawdź podgląd (HTML i/lub PDF).
9. Zapisz.

Edytor

Edytor jest edytorem WYSIWYG („co widzisz, to dostajesz") — formatujesz bezpośrednio, bez znajomości HTML-a:

• Formatowanie tekstu: pogrubienie, kursywa, podkreślenie
• Nagłówki, listy, wyrównanie
• Obrazy, linki, linie oddzielające, tabele
• Wstawianie symboli zastępczych: przez rozwijaną listę wybierasz skategoryzowane symbole zastępcze (firma, klient, zamówienie, kurs, dokument). Wybrany symbol pojawia się jako kolorowa pigułka w tekście i przy zapisie zostaje automatycznie poprawnie przejęty.
• Bloki faktury (tylko przy szablonach faktur): gotowe bloki na nagłówek faktury, blok klienta, tabelę pozycji, blok sum i stopkę.
• Tryb HTML dla doświadczonych osób, które chcą edytować kod źródłowy bezpośrednio.

Stosowanie symboli zastępczych

Symbole zastępcze to luki, które przy wysyłce zostają wypełnione prawdziwymi danymi — np. nazwiskiem osoby albo nazwą kursu. Najprościej wstawiasz je przez rozwijaną listę.

Zwróć uwagę na zapis

Szablony typu przypomnienie o zadaniu obowiązkowym używają symboli zastępczych w camelCase (np. firstName, courseUrl). Wszystkie pozostałe typy używają snake_case z podkreślnikami (np. first_name, course_url). Najbezpieczniej jest wstawiać symbole przez rozwijaną listę, żeby zapis się zgadzał.

Wybór najważniejszych symboli zastępczych dla każdego typu:

Typ	Przykładowe symbole zastępcze
Faktura	company_name, company_logo, invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (imię), user_name, course_name, course_url (link do kursu), company_name, company_logo, login_url
Certyfikat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type („zdany"/„uczestniczył"), qr_code, company_name, company_logo
Przypomnienie o przypisaniu	firstName (imię), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (link do kursu), companyName

Nowsze symbole zastępcze

Od czerwca 2026 dostępne są imię (first_name lub firstName, automatycznie z pełnego nazwiska) oraz bezpośredni link do kursu (course_url lub courseUrl). Dla certyfikatów dostępne są dodatkowo completion_type (wariant ukończenia „zdany"/„uczestniczył"), qr_code (kod QR do weryfikacji), company_name i company_logo (branding firmy). Pełny wybór dla danego szablonu pokazuje rozwijana lista symboli zastępczych w edytorze.

Symbole zastępcze dat są przedstawiane automatycznie jako DD.MM.RRRR. Jeśli napiszesz symbol zastępczy błędnie (czyli taki, którego system nie zna), zostanie w podglądzie wyróżniony na czerwono — dzięki temu od razu rozpoznasz literówki.

Korzystanie z podglądu

Zanim szablon trafi na produkcję, zawsze sprawdź go w podglądzie. Tryb zależy od typu szablonu:

• Szablony certyfikatów pokazują podgląd PDF (A4 w poziomie), osadzony w oknie podglądu.
• Wszystkie pozostałe typy (faktura, e-mail, przypomnienie o przypisaniu) pokazują podgląd HTML z danymi przykładowymi (np. „Muster GmbH", „Max Mustermann").

Na co powinieneś zwrócić uwagę:

1. Czy wszystkie symbole zastępcze są poprawnie zastępowane? (Żadnych czerwonych oznaczeń.)
2. Czy układ się zgadza — czy tekst nie wychodzi poza margines?
3. Czy logo jest dobrze umieszczone i ostre?
4. Jeśli coś nie pasuje: dostosuj, nowy podgląd, aż będzie się zgadzać.

Wersje — przywracanie wcześniejszych stanów

Każdy zapis automatycznie tworzy nową wersję. Dzięki temu możesz w każdej chwili cofnąć zmiany:

1. W edytorze otwórz historię wersji (panel boczny / szuflada).
2. Widzisz numer wersji, znacznik czasu i — jeśli został podany — komentarz do zmiany.
3. Kliknięcie starszej wersji przywraca ją do podglądu w edytorze.
4. Aby ostatecznie ją przejąć, następnie zapisz — to z kolei tworzy nową wersję.

Zrzut ekranu w przygotowaniu

Historia wersji ze znacznikami czasu i akcją przywracania

Przypisanie szablonu do celu

Żeby szablon był rzeczywiście używany, musi być przypisany do celu.

1. W sekcji Administracja → Szablony dokumentów otwórz zakładkę Przypisania.
2. Widzisz dla każdego celu, który szablon jest aktualnie aktywny:
3. Standard systemowy (oznaczony na szaro) — nie ma własnego szablonu; system używa swojego szablonu standardowego.
4. Własny szablon — przypisany jest szablon utrzymywany przez twoją firmę.
5. Dla każdego celu dostępne są trzy akcje:
6. Utwórz nowy — zakłada pusty szablon dla tego celu
7. Przypisz istniejący — wybiera już istniejący szablon
8. Usuń przypisanie — powraca do standardu systemowego

Coś zawsze wychodzi

Także bez własnego szablonu wysyłka działa: system używa najpierw twojego własnego szablonu, w przeciwnym razie standardu systemowego. Układ i sformułowania są wtedy generyczne — ale nikt nie dostaje pustego maila.

Przypisanie odsyła, nie kopiuje

„Przypisz istniejący" tworzy odesłanie do twojego szablonu, a nie kopię. Ten sam szablon możesz więc przypisać do wielu celów, a gdy go edytujesz, zmiana działa wszędzie natychmiast. „Usuń przypisanie" zdejmuje tylko odesłanie — sam szablon pozostaje na liście.

Częste pytania

Założyłem szablon, ale nie jest używany. Sprawdź w sekcji Przypisania, czy szablon jest przypisany do właściwego celu. Sam założony szablon nie wystarczy — musi jeszcze zostać przypisany.

Mój symbol zastępczy pojawia się w podglądzie na czerwono. Wtedy system go nie zna — najczęściej to literówka. Zwróć uwagę na właściwy zapis (przypomnienie o przypisaniu: camelCase, poza tym snake_case) — najbezpieczniej wstawiać przez rozwijaną listę.

Czy mogę cofnąć zmianę? Tak, przez historię wersji przywróć wcześniejszą wersję i zapisz.

Jak dokładnie tworzę i projektuję certyfikaty? Tło dotyczące przyznawania certyfikatów i symboli zastępczych w Certyfikaty i szablony certyfikatów.

Jak przypomnienia o zadaniach obowiązkowych łączą się z szablonami? Maile przypominające o wymagalnych zadaniach obowiązkowych używają szablonu typu przypomnienie o przypisaniu. Jak przydzielasz zadania obowiązkowe, opisano w Zadania obowiązkowe.