Szablony dokumentów i maili¶

Szablony sterują tym, jak wyglądają i brzmią automatycznie generowane treści: faktury, e-maile systemowe (np. potwierdzenie zamówienia, dostęp do kursu, przypisanie zadania obowiązkowego, przypomnienie o kursie), certyfikaty i przypomnienia o zadaniach obowiązkowych. Zamiast pozostawiać te teksty na stałe w kodzie, możesz je sam:a zaprojektować — z twoim brzmieniem, twoim logo i twoim corporate designem.

Każda firma utrzymuje własne szablony. Jeśli dla danego przypadku użycia nie ma własnego szablonu, automatycznie wchodzi sensowny systemowy szablon standardowy — wysyłka więc zawsze działa, nawet bez tego, byś cokolwiek konfigurował:a.

Kto może edytować szablony?

Obszar szablonów jest widoczny od Content-Manager. Zakładanie, edycja i przypisywanie to typowo zadanie Company-Adminów.

Do czego szablony są dobre¶

Workflow (z. B. Pflichtaufgabe zuweisen)
        ↓
Welche Vorlage ist diesem Zweck zugewiesen?
   ↓ eigene Vorlage           ↓ keine eigene
Deine Vorlage wird        System-Standardvorlage
verwendet                 wird verwendet

Szablon ma typ (grubą kategorię) i jest przypisany do celu (konkretnego przypadku użycia). Dopiero przez cel system wie, który szablon ma załadować w określonym przebiegu.

Typ	Do czego
Faktura (`invoice`)	Layout i tekst PDF-ów faktur
E-mail (`email`)	Maile systemowe: potwierdzenie zamówienia, dostęp do kursu, przypisanie zadania obowiązkowego, mail powitalny, przypomnienie o kursie i in.
Certyfikat (`certificate`)	Layout i tekst certyfikatów ukończenia
Przypomnienie o zadaniu obowiązkowym (`assignment-reminder`)	Maile z przypomnieniem o zapadających zadaniach obowiązkowych

Certyfikaty trenerki i trenerzy często projektują sami

Jak budujesz szablony certyfikatów, ustawiasz layout i pola zastępcze oraz przypisujesz je do kursu lub ścieżki nauki, opisano szczegółowo w Szablony certyfikatów dla trenerek i trenerów.

Przeglądanie istniejących szablonów¶

W aplikacji otwórz sekcję menu Administracja → Szablony.
Widzisz wszystkie szablony swojej firmy jako listę kafelków z filtrem typu i małym podglądem.
Kliknięcie w kafelek otwiera edytor z podglądem i opcjami edycji.

Na każdym kafelku możesz:

Edytuj — otwiera edytor
Duplikuj — zakłada kopię jako punkt wyjścia dla nowego wariantu
Usuń

Screenshot wkrótce

Przegląd szablonów z filtrem typu i kafelkami podglądu

Najpierw kopiuj, potem dostosuj

Zamiast budować każdy szablon od nowa, opłaca się zduplikować istniejący — często istnieje już szablon standardowy z logo i designem, który możesz wziąć jako bazę.

Zakładanie nowego szablonu¶

Kliknij Nowy.
Wypełnij pola:
Nazwa — np. „Mail powitalny 2026"
Typ — faktura, e-mail, certyfikat lub przypomnienie o zadaniu obowiązkowym
Slug (krótkie oznaczenie) — musi być jednoznaczny w obrębie twojej firmy i tego samego typu
opcjonalnie opis
Napisz treść w edytorze — zobacz następne rozdziały.
Sprawdź podgląd (HTML i/lub PDF).
Zapisz.

Edytor¶

Edytor to edytor WYSIWYG („co widzisz, to dostajesz") — formatujesz bezpośrednio, bez znajomości HTML:

Formatowanie tekstu: pogrubienie, kursywa, podkreślenie
Nagłówki, listy, wyrównanie
Obrazy, linki, linie oddzielające, tabele
Wstawianie pól zastępczych: przez rozwijaną listę wybierasz skategoryzowane pola zastępcze (firma, klient, zamówienie, kurs, dokument). Wybrane pole zastępcze pojawia się jako kolorowa pastylka w tekście i przy zapisywaniu jest automatycznie poprawnie przejmowane.
Bloki faktur (tylko przy szablonach faktur): gotowe bloki na nagłówek faktury, blok klienta, tabelę pozycji, blok sum i stopkę.
Tryb HTML dla doświadczonych użytkowników, którzy chcą edytować kod źródłowy bezpośrednio.

Screenshot wkrótce

Edytor z rozwijaną listą pól zastępczych i kolorowymi pastylkami w tekście

Wstawianie pól zastępczych¶

Pola zastępcze to luki, które przy wysyłce są wypełniane prawdziwymi danymi — np. imię i nazwisko osoby lub nazwa kursu. Najprościej wstawiasz je przez rozwijaną listę.

Zwróć uwagę na pisownię

Szablony typu Przypomnienie o zadaniu obowiązkowym używają pól zastępczych w camelCase (np. firstName, courseUrl). Wszystkie inne typy używają snake_case z podkreśleniami (np. first_name, course_url). Najbezpieczniej jest wstawiać pola zastępcze przez rozwijaną listę, aby pisownia była poprawna.

Wybór najważniejszych pól zastępczych na typ:

Typ	Przykładowe pola zastępcze
Faktura	`company_name`, `company_logo`, `invoice_number`, `invoice_date`, `customer_name`, `total`, `currency`
E-mail	`first_name` (imię), `user_name`, `course_name`, `course_url` (link do kursu), `company_name`, `company_logo`, `login_url`
Certyfikat	`user_name`, `course_name`, `completion_date`, `score_percent`, `qr_code`, `company_name`, `company_logo`
Przypomnienie o zadaniu obowiązkowym	`firstName` (imię), `studentName`, `courseName`, `dueDate`, `daysRemaining`, `courseUrl` (link do kursu), `companyName`

Nowsze pola zastępcze

Od czerwca 2026 jest imię (first_name względnie firstName, automatycznie z pełnego imienia i nazwiska) i bezpośredni link do kursu (course_url względnie courseUrl). Dla certyfikatów dostępne są dodatkowo qr_code (kod QR do weryfikacji), company_name i company_logo (branding firmy). Pełny wybór na szablon pokazuje ci rozwijana lista pól zastępczych w edytorze.

Pola zastępcze dat są automatycznie wyświetlane jako DD.MM.RRRR. Jeśli napiszesz pole zastępcze błędnie, zostaje ono w podglądzie wyróżnione na żółto — tak od razu rozpoznasz literówki.

Korzystanie z podglądu¶

Zanim szablon trafi na produkcję, zawsze sprawdź go w podglądzie. Są dwa tryby:

Podgląd HTML (standard) — pokazuje szablon z przykładowymi danymi (np. „Muster GmbH", „Max Mustermann"). Brakujące lub błędnie napisane pola zastępcze są zaznaczone na żółto.
Podgląd PDF — generuje prawdziwy PDF (faktury w pionie, certyfikaty w poziomie) i otwiera go w nowej karcie.

Na co powinieneś:naś zwrócić uwagę:

Czy wszystkie pola zastępcze są poprawnie zastępowane? (Żadnych żółtych zaznaczeń.)
Czy layout się zgadza — czy żaden tekst nie wychodzi poza krawędź?
Czy logo jest dobrze umieszczone i ostre?
Jeśli coś nie pasuje: dostosuj, nowy podgląd, aż będzie się zgadzać.

Wersje — przywracanie wcześniejszych stanów¶

Każde zapisanie automatycznie zakłada nową wersję. Tak możesz w każdej chwili cofnąć zmiany:

W edytorze otwórz historię wersji (panel boczny/szuflada).
Widzisz numer wersji, znacznik czasu i — jeśli podano — komentarz do zmiany.
Kliknięcie w starszą wersję przywraca ją do podglądu w edytorze.
Aby ostatecznie przejąć, następnie Zapisz — to z kolei zakłada nową wersję.

Screenshot wkrótce

Historia wersji ze znacznikami czasu i akcją przywracania

Przypisanie szablonu do celu¶

Aby szablon był faktycznie używany, musi być przypisany do celu.

W sekcji Administracja → Szablony otwórz zakładkę Przypisania.
Widzisz na każdy cel, który szablon jest aktualnie aktywny:
Standard systemowy (oznaczony na szaro) — nie ma własnego szablonu; system używa swojego szablonu standardowego.
Własny szablon — przypisany jest szablon utrzymywany przez twoją firmę.
Na każdy cel dostępne są trzy akcje:
Utwórz nowy — zakłada pusty szablon dla tego celu
Przypisz istniejący — wybiera istniejący szablon
Usuń przypisanie — wraca do standardu systemowego

Zawsze coś wychodzi

Nawet bez własnego szablonu wysyłka działa: system używa najpierw twojego własnego szablonu, w przeciwnym razie standardu systemowego. Layout i brzmienie są wtedy generyczne — ale nikt nie dostaje pustego maila.

Przypisanie odwołuje, nie kopiuje

„Przypisz istniejący" zakłada odwołanie do twojego szablonu, nie kopię. Ten sam szablon możesz więc przypisać wielu celom, a gdy go edytujesz, zmiana działa wszędzie od razu. „Usuń przypisanie" usuwa tylko odwołanie — sam szablon pozostaje na liście.

Częste pytania¶

Założyłem szablon, ale nie jest używany. Sprawdź w sekcji Przypisania, czy szablon jest przypisany do właściwego celu. Sam założony szablon nie wystarcza — musi jeszcze zostać przypisany.

Moje pole zastępcze pojawia się na żółto w podglądzie. Wtedy jest błędnie napisane lub brakuje danych. Zwróć uwagę na poprawną pisownię (przypomnienie o zadaniu obowiązkowym: camelCase, w innym razie snake_case) — najbezpieczniej wstawić przez rozwijaną listę.

Czy mogę cofnąć zmianę? Tak, przez historię wersji przywróć wcześniejszą wersję i zapisz.

Jak dokładnie tworzę i projektuję certyfikaty? Jest to szczegółowo opisane w Szablony certyfikatów dla trenerek i trenerów.

Jak przypomnienia o zadaniach obowiązkowych wiążą się z szablonami? Maile z przypomnieniem o zapadających zadaniach obowiązkowych używają szablonu typu Przypomnienie o zadaniu obowiązkowym. Jak przydzielasz zadania obowiązkowe, opisano w Zadania obowiązkowe.