Szablony dokumentów

Szablony dokumentów sterują tym, jak wyglądają i brzmią automatycznie generowane treści: faktury, e-maile systemowe, certyfikaty oraz przypomnienia o zadaniach obowiązkowych. Zamiast pozostać przy wbudowanych tekstach, możesz zaprojektować je samodzielnie — własnymi słowami, z własnym logo i własnym corporate design.

Każda firma utrzymuje własne szablony. Jeśli nic nie skonfigurujesz, system wysyła swój wbudowany tekst standardowy — z dwoma wyjątkami: mail powitalny i przypomnienie o kursie wychodzą tylko z własnym szablonem. Jakie są cele i co się dzieje bez własnego szablonu, pokazuje przegląd w Przypisanie szablonu do celu; jak wygląda tekst standardowy, zobaczysz w Przeglądanie tekstu standardowego.

Kto może edytować szablony?

Szablony możesz tworzyć, edytować i przypisywać do celów od roli Content-Manager wzwyż. Company-Admini mają te uprawnienia automatycznie.

Do czego szablony służą

Workflow (np. przydzielenie zadania obowiązkowego)
        ↓
Który szablon jest przypisany do tego celu?
   ↓ własny szablon           ↓ brak własnego
Używany jest twój          Wysyłany jest tekst standardowy
szablon                    (mail powitalny i
                           przypomnienie o kursie: brak wiadomości)

Szablon ma typ (zgrubna kategoria) i jest przypisywany do celu (konkretnego przypadku użycia). Dopiero przez cel system wie, który szablon ma załadować w określonym przebiegu.

Typ	Do czego
Faktura	Układ i tekst PDF-ów faktur
E-mail	Maile systemowe wokół zamówień, dostępu do kursu i przypisań
Certyfikat	Układ i tekst certyfikatów ukończenia
Przypomnienie o przypisaniu	Maile przypominające o wymagalnych zadaniach obowiązkowych

Tło dotyczące certyfikatów

Jak sterowane jest przyznawanie certyfikatów w poszczególnych kursach (pole kursu „Certyfikat za ukończenie kursu", warianty „zdany"/„uczestniczył") i jakie symbole zastępcze znają certyfikaty, opisano w Certyfikaty i szablony certyfikatów.

Przeglądanie istniejących szablonów

1. Na platformie do nauki otwórz menu Administracja → Szablony dokumentów (zakładka Szablony).
2. Widzisz wszystkie szablony swojej firmy jako listę kafelków z filtrem typu i małym podglądem.
3. Kliknięcie kafelka otwiera edytor z podglądem i opcjami edycji.

Przy każdym kafelku możesz:

• Edytować — otwiera edytor
• Duplikować — tworzy kopię jako punkt wyjścia dla nowego wariantu
• Usunąć

Najpierw skopiuj, potem dostosuj

Zamiast budować każdy szablon od nowa, opłaca się zduplikować jeden z istniejących i go dostosować — logo, kolory i układ są wtedy już gotowe. Na liście kafelków stoją szablony twojej firmy; wbudowane teksty standardowe systemu tam się nie pojawiają. Zobaczysz je za pomocą przycisku Zobacz tekst standardowy w zakładce Przypisania (więcej).

Zakładanie nowego szablonu

1. Kliknij Nowy szablon.
2. Wypełnij pola:
3. Nazwa — np. „Mail powitalny 2026"
4. Typ — faktura, e-mail, certyfikat lub przypomnienie o przypisaniu
5. Slug (krótki identyfikator) — musi być jednoznaczny w obrębie twojej firmy i tego samego typu
6. opcjonalnie opis
7. Napisz treść w edytorze — zobacz kolejne sekcje.
8. Sprawdź podgląd (HTML i/lub PDF).
9. Zapisz.

Edytor

Edytor jest edytorem WYSIWYG („co widzisz, to dostajesz") — formatujesz bezpośrednio, bez znajomości HTML-a:

• Formatowanie tekstu: pogrubienie, kursywa, podkreślenie
• Nagłówki, listy, wyrównanie
• Obrazy, linki, linie oddzielające, tabele
• Wstawianie symboli zastępczych: przez rozwijaną listę wybierasz skategoryzowane symbole zastępcze (firma, klient, zamówienie, kurs, dokument). Wybrany symbol pojawia się jako kolorowa pigułka w tekście i przy zapisie zostaje automatycznie poprawnie przejęty.
• Bloki faktury (tylko przy szablonach faktur): gotowe bloki na nagłówek faktury, blok klienta, tabelę pozycji, blok sum i stopkę.
• Temat (tylko dla e-maila i przypomnienia o przypisaniu): wiersz tematu maila; symbole zastępcze są możliwe. Jeśli pole zostanie puste, obowiązuje wbudowany temat. W potwierdzeniu zamówienia na razie zawsze obowiązuje wbudowany temat.
• Tryb HTML dla wszystkich, którzy wolą edytować kod źródłowy bezpośrednio.

Stosowanie symboli zastępczych

Symbole zastępcze to luki, które przy wysyłce zostają wypełnione prawdziwymi danymi — np. nazwiskiem osoby albo nazwą kursu. Najprościej wstawiasz je przez rozwijaną listę.

Zwróć uwagę na zapis

Szablony typu przypomnienie o przypisaniu używają symboli zastępczych w camelCase (np. firstName, courseUrl). Wszystkie pozostałe typy używają snake_case z podkreślnikami (np. first_name, course_url). Najbezpieczniej jest wstawiać symbole przez rozwijaną listę, żeby zapis się zgadzał.

Wybór najważniejszych symboli zastępczych dla każdego typu:

Typ	Przykładowe symbole zastępcze
Faktura	company_name (nazwa firmy), company_logo (logo firmy), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (imię, automatycznie z pełnego nazwiska), user_name, course_name, course_url (bezpośredni link do kursu), company_name, company_logo, login_url, order_status (tylko przy aktualizacji statusu zamówienia: status jako słowo — „bezahlt" (opłacone), „abgeschlossen" (zakończone), „storniert" (anulowane) lub „erstattet" (zwrócone)), assigned_by_name (osoba przydzielająca; przy mailu powitalnym osoba zapraszająca; przy samodzielnej rejestracji puste)
Certyfikat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (wariant ukończenia; wartością jest zawsze niemieckie słowo „bestanden“ lub „teilgenommen“), qr_code (kod QR do weryfikacji), company_name (nazwa firmy), company_logo (logo firmy)
Przypomnienie o przypisaniu	firstName (imię), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (bezpośredni link do kursu), companyName (nazwa firmy), assignedByName (osoba przydzielająca)

Pełny wybór dla danego szablonu pokazuje rozwijana lista symboli zastępczych w edytorze.

Symbole zastępcze dat są przedstawiane automatycznie jako DD.MM.RRRR. Jeśli napiszesz symbol zastępczy błędnie (czyli taki, którego system nie zna), zostanie w podglądzie wyróżniony na czerwono — dzięki temu od razu rozpoznasz literówki.

Korzystanie z podglądu

Zanim szablon trafi na produkcję, zawsze sprawdź go w podglądzie. Tryb zależy od typu szablonu:

• Szablony certyfikatów pokazują podgląd PDF (A4 w poziomie), osadzony w oknie podglądu. Wystawiony później certyfikat wygląda dokładnie tak jak ten podgląd; także kod QR ma w nim już swój prawdziwy rozmiar.
• Wszystkie pozostałe typy (faktura, e-mail, przypomnienie o przypisaniu) pokazują podgląd HTML z danymi przykładowymi (np. „Muster GmbH", „Max Mustermann").

Na co powinieneś zwrócić uwagę:

1. Czy wszystkie symbole zastępcze są poprawnie zastępowane? (Żadnych czerwonych oznaczeń.)
2. Czy układ się zgadza — czy tekst nie wychodzi poza margines?
3. Czy logo jest dobrze umieszczone i ostre?
4. Jeśli coś nie pasuje: dostosuj, nowy podgląd, aż będzie się zgadzać.

Wersje — przywracanie wcześniejszych stanów

Każdy zapis tworzy nową wersję. Przy zapisie edytor pyta o komentarz do zmiany — wystarczy pół zdania („wymieniono logo"), potem widnieje na liście i oszczędza zgadywanie, który stan był który. Nie jest obowiązkowy.

1. W edytorze u góry po prawej kliknij ikonę zegara Historia wersji.
2. Lista pokazuje numer wersji, datę, godzinę i komentarz do zmiany, najnowsza wersja na górze.
3. Kliknięcie wpisu przywraca ówczesny tekst z powrotem do edytora. Nic jeszcze nie zostało zapisane — oznaczenie Niezapisane pokazuje, że stary stan leży na razie tylko w edytorze.
4. Jeśli pasuje, kliknij Zapisz. To z kolei tworzy nową wersję, więc stan pośredni nie ginie.

Przywracana jest tylko treść

Przy przywracaniu wraca tekst z edytora — nazwa i temat szablonu zostają takie, jakie są aktualnie. Jeśli chcesz cofnąć też temat, wpisz go ręcznie na nowo.

Przypisanie szablonu do celu

Żeby szablon był rzeczywiście używany, musi być przypisany do celu.

1. Na platformie do nauki w sekcji Administracja → Szablony dokumentów otwórz zakładkę Przypisania.
2. Widzisz dla każdego celu, który szablon jest aktualnie aktywny:
3. Tekst standardowy — nie jest przypisany żaden własny szablon; system używa swojego wbudowanego tekstu.
4. Tylko z własnym szablonem — pojawia się zamiast „Tekst standardowy" przy mailu powitalnym i przypomnieniu o kursie, dopóki nie jest przypisany własny szablon: te dwa maile nie mają wbudowanego tekstu, więc bez szablonu nic nie wychodzi.
5. Własny szablon — przypisany jest szablon utrzymywany przez twoją firmę.
6. Wymagane oznacza trzy cele: standardowa faktura, potwierdzenie zamówienia i certyfikat kursu „zdany". Bez własnego szablonu system wysyła tam tekst standardowy.
7. Jeśli cel ma status Tekst standardowy albo Tylko z własnym szablonem, przycisk Przypisz prowadzi do wyboru istniejącego szablonu.
8. Jeśli własny szablon jest już przypisany, dostępne są trzy symbole: Edytuj (otwiera edytor), Przypisz inny szablon i Usuń własny szablon (potem znów obowiązuje tekst standardowy; przy mailu powitalnym i przypomnieniu o kursie mail nie będzie już wysyłany — okno dialogowe na to zwraca uwagę).
9. Przy każdym celu z wbudowanym tekstem jest dodatkowo przycisk Zobacz tekst standardowy, także gdy przypisany jest własny szablon. Zobacz Przeglądanie tekstu standardowego.

Jakie są cele

Cel	Typ	Czy używany jest własny szablon
Standardowa faktura	Faktura	tak — dla wszystkich faktur
Potwierdzenie zamówienia	E-mail	tak — po złożeniu zamówienia
Certyfikat kursu: zdany	Certyfikat	tak — przy kursach z ustawieniem „Kurs zdany pomyślnie"
Certyfikat kursu: uczestniczył	Certyfikat	tak — przy kursach z ustawieniem „Uczestniczył(a) w kursie"; bez własnego szablonu obowiązuje szablon dla „zdany" (completion_type = „teilgenommen“)
Odblokowany dostęp do kursu	E-mail	tak — przy zapisie na kurs
Przypisano kurs	E-mail	tak — przy zadaniu obowiązkowym dotyczącym kursu
Przypisano ścieżkę nauki	E-mail	tak — przy zadaniu obowiązkowym dotyczącym ścieżki nauki
Aktualizacja statusu zamówienia	E-mail	tak — gdy zamówienie zostaje opłacone, zakończone, anulowane lub zwrócone
Mail powitalny	E-mail	tak, tylko z własnym szablonem — jednorazowo po przyjęciu zaproszenia albo po samodzielnej rejestracji
Przypomnienie o kursie	E-mail	tak, tylko z własnym szablonem — jednorazowo, gdy kurs nie jest ukończony trzy tygodnie po zapisie
Przypomnienie o przypisaniu (standard)	Przypomnienie o przypisaniu	tak — przy przypomnieniach dla użytkownika bez własnego szablonu przy przypomnieniu

Dla ośmiu górnych celów obowiązuje zasada ze schematu powyżej: przypisany własny szablon → wychodzi twój szablon. Brak przypisania → wbudowany tekst standardowy. Wyjątek: jeśli „Certyfikat kursu: uczestniczył" nie ma własnego szablonu, używany jest szablon dla „Certyfikat kursu: zdany".

Przy Aktualizacji statusu zamówienia symbol zastępczy order_status wstawia do tekstu status jako słowo: „bezahlt" (opłacone), „abgeschlossen" (zakończone), „storniert" (anulowane) lub „erstattet" (zwrócone). Przy zwrocie do maila dołączona jest faktura korygująca jako plik PDF, także przy własnym szablonie.

Mail powitalny i Przypomnienie o kursie istnieją tylko z własnym szablonem. Jeśli żaden nie jest przypisany, nic nie wychodzi, a przegląd pokazuje Tylko z własnym szablonem.

• Mail powitalny: wychodzi jednorazowo, gdy osoba przyjęła zaproszenie albo zarejestrowała się samodzielnie, np. przy zakupie przez landing page. Nie jest wysyłany, gdy admin zakłada konta bezpośrednio, pojedynczo lub przez import CSV w portalu administracyjnym — konto powstaje tam bez zaproszenia. Symbol zastępczy assigned_by_name zawiera imię i nazwisko osoby zapraszającej; przy samodzielnej rejestracji pozostaje pusty.
• Przypomnienie o kursie: wychodzi jednorazowo, gdy kurs trzy tygodnie (21 dni) po zapisie nadal nie jest ukończony. Kursy, które są dla danej osoby aktualnie otwartym zadaniem obowiązkowym (bezpośrednio lub przez ścieżkę nauki), nie dostają tego przypomnienia — zadanie obowiązkowe ma własne przypomnienia. Kursy dezaktywowane lub usunięte też nie dostają tego przypomnienia. Zapisy, które w chwili wprowadzenia tego maila miały już ponad cztery tygodnie, nie dostają tego przypomnienia wstecznie. Terminu nie można ustawić.

Przypomnienia o przypisaniu wybierają swój szablon bezpośrednio przy przypomnieniu: ustalasz go przy konfigurowaniu zadania obowiązkowego, nie przez tę zakładkę. Zobacz Zadania obowiązkowe. Przypisuje się tu tylko cel „Przypomnienie o przypisaniu (standard)": obowiązuje, gdy przypomnienie dla użytkownika nie ma własnego szablonu; bez przypisania obowiązuje wbudowany tekst. Przypomnienia dla osoby przydzielającej go nie używają: bez własnego szablonu dostają osobny wbudowany tekst, który zwraca się do tej osoby.

Przypisanie odsyła, nie kopiuje

„Przypisz" tworzy odesłanie do twojego szablonu, a nie kopię. Ten sam szablon możesz więc przypisać do wielu celów, a gdy go edytujesz, zmiana działa wszędzie natychmiast. „Usuń własny szablon" zdejmuje tylko odesłanie — sam szablon pozostaje na liście.

Przeglądanie tekstu standardowego

Możesz z góry zobaczyć, co system wysyła bez własnego szablonu. W tym celu w zakładce Przypisania przy każdym celu z wbudowanym tekstem jest przycisk Zobacz tekst standardowy. Jest on także przy celach, do których przypisano już własny szablon — dzięki temu możesz porównać swój szablon z tekstem standardowym.

Kliknięcie otwiera okno dialogowe z tekstem standardowym, wypełnionym danymi przykładowymi (np. „Max Mustermann", „Muster GmbH"):

• E-maile pojawiają się z wierszem tematu („Temat: …") i tak, jak mail jest wysyłany.
• Przypomnienie o przypisaniu (standard) pojawia się w dwóch wariantach: Do uczących się i Do osoby przydzielającej. Osoba przydzielająca dostaje osobny tekst.
• Faktura i certyfikaty otwierają się jako PDF. Przy Certyfikat kursu: uczestniczył okno dialogowe pokazuje to, co naprawdę wychodzi bez własnego szablonu: szablon dla „zdany" (z completion_type = „teilgenommen“), jeśli przypisano szablon (twój lub szablon platformy), w przeciwnym razie wbudowany certyfikat.

Okno dialogowe tylko wyświetla tekst standardowy. Nie możesz go tam edytować ani przejąć jako własnego szablonu. Mail powitalny i Przypomnienie o kursie nie mają przycisku, bo żaden z nich nie ma tekstu standardowego — wychodzą tylko z własnym szablonem.

Częste pytania

Założyłem szablon, ale nie jest używany. Sprawdź w sekcji Przypisania, czy szablon jest przypisany do właściwego celu. Sam założony szablon nie wystarczy — musi jeszcze zostać przypisany.

Mój symbol zastępczy pojawia się w podglądzie na czerwono. Wtedy system go nie zna — najczęściej to literówka. Zwróć uwagę na właściwy zapis (przypomnienie o przypisaniu: camelCase, poza tym snake_case) — najbezpieczniej wstawiać przez rozwijaną listę.

Czy mogę cofnąć zmianę? Tak, przez historię wersji przywróć wcześniejszą wersję i zapisz.

Przy jednym z celów stoi „Tekst standardowy". Jak on wygląda? Przycisk Zobacz tekst standardowy przy celu pokazuje go z danymi przykładowymi (więcej). Wbudowane maile mają wszystkie ten sam układ: ciemny pasek nagłówka z logo, biała karta treści, kolorowy przycisk prowadzący do właściwego miejsca na platformie do nauki, a pod spodem stopka. Zwrot i tekst są rzeczowe. Pasek nagłówka, logo i kolor przycisku pochodzą przy tym ze standardowego designu online:academy — twoje własne logo i kolory wchodzą do gry dopiero z własnym szablonem. Mail powitalny i przypomnienie o kursie nie mają tekstu standardowego; przy nich stoi „Tylko z własnym szablonem".

Przypisałem szablon dla maila powitalnego albo przypomnienia o kursie, ale jedna osoba nic nie dostała. Oba maile wychodzą tylko przy konkretnej okazji i tylko raz: mail powitalny, gdy osoba przyjmuje zaproszenie albo rejestruje się samodzielnie, przypomnienie o kursie, gdy kurs nie jest ukończony trzy tygodnie po zapisie. Szczegóły znajdziesz w Przypisanie szablonu do celu.

Jak dokładnie tworzę i projektuję certyfikaty? Tło dotyczące przyznawania certyfikatów i symboli zastępczych w Certyfikaty i szablony certyfikatów.

Jak przypomnienia o zadaniach obowiązkowych łączą się z szablonami? Maile przypominające o wymagalnych zadaniach obowiązkowych używają szablonu typu przypomnienie o przypisaniu. Jak przydzielasz zadania obowiązkowe, opisano w Zadania obowiązkowe.