Dokumentenvorlagen

Dokumentenvorlagen steuern, wie automatisch erzeugte Inhalte aussehen und klingen: Rechnungen, System-E-Mails, Zertifikate und Erinnerungen an Pflichtaufgaben. Statt es bei den eingebauten Texten zu belassen, kannst du sie selbst gestalten — mit deinem Wortlaut, deinem Logo und deinem Corporate-Design.

Jedes Unternehmen pflegt seine eigenen Vorlagen. Richtest du nichts ein, verschickt das System seinen eingebauten Standardtext — mit zwei Ausnahmen: Die Willkommens-E-Mail und die Kurs-Erinnerung gehen nur mit eigener Vorlage raus. Welche Zwecke es gibt und was ohne eigene Vorlage passiert, zeigt die Übersicht unter Vorlage einem Zweck zuweisen; wie der Standardtext aussieht, siehst du unter Standard ansehen.

Wer darf Vorlagen bearbeiten?

Vorlagen anlegen, bearbeiten und Zwecken zuordnen darfst du ab Content-Manager. Company-Admins haben diese Rechte automatisch mit.

Wofür Vorlagen gut sind

Workflow (z. B. Pflichtaufgabe zuweisen)
        ↓
Welche Vorlage ist diesem Zweck zugewiesen?
   ↓ eigene Vorlage           ↓ keine eigene
Deine Vorlage wird        Standardtext wird verschickt
verwendet                 (Willkommens-E-Mail und
                          Kurs-Erinnerung: keine Mail)

Eine Vorlage hat einen Typ (die grobe Kategorie) und wird einem Zweck (dem konkreten Anwendungsfall) zugewiesen. Erst über den Zweck weiß das System, welche Vorlage es in einem bestimmten Ablauf laden soll.

Typ	Wofür
Rechnung	Layout und Text von Rechnungs-PDFs
E-Mail	System-Mails rund um Bestellungen, Kurszugang und Zuweisungen
Zertifikat	Layout und Text der Abschluss-Zertifikate
Zuweisungs-Erinnerung	Erinnerungs-Mails an fällige Pflichtaufgaben

Hintergrund zu Zertifikaten

Wie die Zertifikat-Vergabe pro Kurs gesteuert wird (Kursfeld „Zertifikat für den Kursabschluss", Varianten „bestanden"/„teilgenommen") und welche Platzhalter Zertifikate kennen, steht unter Zertifikate und Zertifikatsvorlagen.

Vorhandene Vorlagen ansehen

1. Auf der Lernplattform im Menü Verwaltung → Dokumentenvorlagen öffnen (Reiter Vorlagen).
2. Du siehst alle Vorlagen deines Unternehmens als Kachelliste mit Typ-Filter und kleiner Vorschau.
3. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den Editor mit Vorschau und Bearbeitungs-Optionen.

Pro Kachel kannst du:

• Bearbeiten — öffnet den Editor
• Duplizieren — legt eine Kopie als Ausgangspunkt für eine neue Variante an
• Löschen

Erst kopieren, dann anpassen

Statt jede Vorlage neu zu bauen, lohnt es sich, eine deiner bestehenden zu duplizieren und anzupassen — Logo, Farben und Aufbau sind dann schon gesetzt. In der Kachelliste stehen die Vorlagen deines Unternehmens; die eingebauten Standardtexte des Systems sind dort nicht enthalten. Ansehen kannst du sie über den Button Standard ansehen auf dem Reiter Zuweisungen (mehr dazu).

Eine neue Vorlage anlegen

1. Auf Neue Vorlage klicken.
2. Felder ausfüllen:
3. Name — z. B. „Willkommens-Mail 2026"
4. Typ — Rechnung, E-Mail, Zertifikat oder Zuweisungs-Erinnerung
5. Slug (Kurzkennung) — muss innerhalb deines Unternehmens und desselben Typs eindeutig sein
6. optional eine Beschreibung
7. Inhalt im Editor verfassen — siehe nächste Abschnitte.
8. Vorschau prüfen (HTML und/oder PDF).
9. Speichern.

Der Editor

Der Editor ist ein WYSIWYG-Editor („was du siehst, bekommst du") — du formatierst direkt, ohne HTML-Kenntnisse:

• Textformatierung: fett, kursiv, unterstrichen
• Überschriften, Listen, Ausrichtung
• Bilder, Links, Trennlinien, Tabellen
• Platzhalter einfügen: über ein Dropdown wählst du kategorisierte Platzhalter (Unternehmen, Kunde, Bestellung, Kurs, Dokument). Der gewählte Platzhalter erscheint als farbige Pille im Text und wird beim Speichern automatisch korrekt übernommen.
• Rechnungs-Bausteine (nur bei Rechnungs-Vorlagen): vorgefertigte Blöcke für Rechnungskopf, Kundenblock, Positionstabelle, Summenblock und Fußzeile.
• Betreff (nur bei E-Mail und Zuweisungs-Erinnerung): die Betreffzeile der Mail, Platzhalter sind möglich. Bleibt das Feld leer, gilt der eingebaute Betreff. Bei der Bestellbestätigung gilt vorerst immer der eingebaute Betreff.
• HTML-Modus für alle, die den Quellcode lieber direkt bearbeiten.

Platzhalter einsetzen

Platzhalter sind Lücken, die beim Versand mit echten Daten gefüllt werden — z. B. der Name der Person oder der Kursname. Du fügst sie am einfachsten über das Dropdown ein.

Schreibweise beachten

Vorlagen vom Typ Zuweisungs-Erinnerung verwenden Platzhalter in camelCase (z. B. firstName, courseUrl). Alle anderen Typen verwenden snake_case mit Unterstrichen (z. B. first_name, course_url). Am sichersten ist es, die Platzhalter über das Dropdown einzufügen, damit die Schreibweise stimmt.

Eine Auswahl der wichtigsten Platzhalter je Typ:

Typ	Beispiel-Platzhalter
Rechnung	company_name (Firmenname), company_logo (Firmenlogo), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-Mail	first_name (Vorname, automatisch aus dem vollen Namen), user_name, course_name, course_url (direkter Link zum Kurs), company_name, company_logo, login_url, order_status (nur beim Bestellstatus-Update: bezahlt, abgeschlossen, storniert oder erstattet), assigned_by_name (zuweisende Person; bei der Willkommens-E-Mail die einladende Person, bei Selbstregistrierung leer)
Zertifikat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (Abschluss-Variante „bestanden"/„teilgenommen"), qr_code (QR-Code zur Verifizierung), company_name (Firmenname), company_logo (Firmenlogo)
Zuweisungs-Erinnerung	firstName (Vorname), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (direkter Link zum Kurs), companyName (Firmenname), assignedByName (zuweisende Person)

Die vollständige Auswahl je Vorlage zeigt dir das Platzhalter-Dropdown im Editor.

Datums-Platzhalter werden automatisch als TT.MM.JJJJ dargestellt. Schreibst du einen Platzhalter falsch (also einen, den das System nicht kennt), wird er in der Vorschau rot hervorgehoben — so erkennst du Tippfehler sofort.

Vorschau nutzen

Bevor eine Vorlage produktiv geht, prüfe sie immer in der Vorschau. Der Modus richtet sich nach dem Vorlagentyp:

• Zertifikat-Vorlagen zeigen eine PDF-Vorschau (A4-Querformat), eingebettet im Vorschau-Dialog. Das ausgestellte Zertifikat sieht genauso aus wie diese Vorschau; auch der QR-Code ist darin schon in Originalgröße zu sehen.
• Alle anderen Typen (Rechnung, E-Mail, Zuweisungs-Erinnerung) zeigen eine HTML-Vorschau mit Beispieldaten (z. B. „Muster GmbH", „Max Mustermann").

Worauf du achten solltest:

1. Werden alle Platzhalter korrekt ersetzt? (Keine roten Markierungen mehr.)
2. Stimmt das Layout — läuft kein Text über den Rand?
3. Ist das Logo gut platziert und scharf?
4. Falls etwas nicht passt: anpassen, neue Vorschau, bis es stimmt.

Versionen — frühere Stände zurückholen

Jedes Speichern legt eine neue Version an. Beim Speichern fragt der Editor nach einem Änderungskommentar — ein Halbsatz genügt („Logo ausgetauscht"), er steht später in der Liste und erspart das Raten, welcher Stand welcher war. Pflicht ist er nicht.

1. Im Editor oben rechts auf das Uhr-Symbol Versionshistorie klicken.
2. Die Liste zeigt Versionsnummer, Datum, Uhrzeit und den Änderungskommentar, neueste Version zuerst.
3. Ein Klick auf einen Eintrag holt den damaligen Text zurück in den Editor. Gespeichert ist damit noch nichts — die Markierung Ungespeichert zeigt an, dass der alte Stand nur im Editor liegt.
4. Passt er, auf Speichern klicken. Das legt wiederum eine neue Version an, der zwischenzeitliche Stand geht also nicht verloren.

Zurückgeholt wird nur der Inhalt

Beim Wiederherstellen kommt der Text aus dem Editor zurück — Name und Betreff der Vorlage bleiben, wie sie gerade sind. Wenn du auch den Betreff zurückdrehen willst, trag ihn von Hand wieder ein.

Vorlage einem Zweck zuweisen

Damit eine Vorlage tatsächlich verwendet wird, muss sie einem Zweck zugewiesen sein.

1. Auf der Lernplattform unter Verwaltung → Dokumentenvorlagen den Reiter Zuweisungen öffnen.
2. Du siehst pro Zweck, welche Vorlage gerade aktiv ist:
3. Standardtext — es ist keine eigene Vorlage zugewiesen; das System verwendet seinen eingebauten Text.
4. Nur mit eigener Vorlage — steht bei Willkommens-E-Mail und Kurs-Erinnerung statt „Standardtext“, solange keine eigene Vorlage zugewiesen ist: Diese beiden Mails haben keinen eingebauten Text, ohne Vorlage geht nichts raus.
5. Eigene Vorlage — eine von deinem Unternehmen gepflegte Vorlage ist zugewiesen.
6. Erforderlich kennzeichnet die drei Zwecke Standard-Rechnung, Bestellbestätigung und Kurs-Zertifikat „bestanden". Ohne eigene Vorlage verschickt das System dort den Standardtext.
7. Steht ein Zweck auf Standardtext oder Nur mit eigener Vorlage, führt der Button Zuweisen zur Auswahl einer vorhandenen Vorlage.
8. Ist bereits eine eigene Vorlage zugewiesen, stehen drei Symbole bereit: Bearbeiten (öffnet den Editor), Andere Vorlage zuweisen und Eigene Vorlage entfernen (danach gilt wieder der Standardtext; bei Willkommens-E-Mail und Kurs-Erinnerung wird die Mail danach nicht mehr verschickt — darauf weist dich der Dialog hin).
9. Bei jedem Zweck mit eingebautem Text steht zusätzlich der Button Standard ansehen, auch wenn eine eigene Vorlage zugewiesen ist. Siehe Standard ansehen.

Welche Zwecke es gibt

Zweck	Typ	Eigene Vorlage wird verwendet
Standard-Rechnung	Rechnung	ja — für alle Rechnungen
Bestellbestätigung	E-Mail	ja — nach einer Bestellung
Kurs-Zertifikat: bestanden	Zertifikat	ja — bei Kursen mit „Kurs erfolgreich bestanden"
Kurs-Zertifikat: teilgenommen	Zertifikat	ja — bei Kursen mit „Am Kurs teilgenommen"; ohne eigene Vorlage gilt die Vorlage für „bestanden" (completion_type = „teilgenommen")
Kurszugang freigeschaltet	E-Mail	ja — bei der Einschreibung in einen Kurs
Kurs zugewiesen	E-Mail	ja — bei einer Pflichtaufgabe auf einen Kurs
Lernpfad zugewiesen	E-Mail	ja — bei einer Pflichtaufgabe auf einen Lernpfad
Bestellstatus-Update	E-Mail	ja — wenn eine Bestellung bezahlt, abgeschlossen, storniert oder erstattet wird
Willkommens-E-Mail	E-Mail	ja, nur mit eigener Vorlage — einmal nach Annahme einer Einladung oder nach Selbstregistrierung
Kurs-Erinnerung	E-Mail	ja, nur mit eigener Vorlage — einmal, wenn ein Kurs drei Wochen nach der Einschreibung nicht abgeschlossen ist
Zuweisungs-Erinnerung (Standard)	Zuweisungs-Erinnerung	ja — bei Erinnerungen an den Benutzer ohne eigene Vorlage an der Erinnerung

Für die acht oberen Zwecke gilt die Regel aus dem Schaubild oben: eigene Vorlage zugewiesen → deine Vorlage geht raus. Keine zugewiesen → der eingebaute Standardtext. Ausnahme: Hat „Kurs-Zertifikat: teilgenommen" keine eigene Vorlage, wird die Vorlage für „Kurs-Zertifikat: bestanden" verwendet.

Bei Bestellstatus-Update setzt der Platzhalter order_status den Status als Wort in den Text ein: „bezahlt“, „abgeschlossen“, „storniert“ oder „erstattet“. Bei einer Erstattung hängt die Gutschrift als PDF an der Mail, auch mit eigener Vorlage.

Willkommens-E-Mail und Kurs-Erinnerung gibt es nur mit eigener Vorlage. Ist keine zugewiesen, geht nichts raus, und die Übersicht zeigt Nur mit eigener Vorlage.

• Willkommens-E-Mail: Geht einmal raus, nachdem eine Person eine Einladung angenommen oder sich selbst registriert hat, z. B. beim Kauf über eine Landing-Page. Nicht verschickt wird sie, wenn ein Admin Konten direkt anlegt, einzeln oder per CSV-Import im Admin-Portal — dort entsteht das Konto ohne Einladung. Der Platzhalter assigned_by_name enthält den Namen der einladenden Person; bei Selbstregistrierung bleibt er leer.
• Kurs-Erinnerung: Geht einmal raus, wenn ein Kurs drei Wochen (21 Tage) nach der Einschreibung noch nicht abgeschlossen ist. Kurse, die für die Person gerade eine offene Pflichtaufgabe sind (direkt oder über einen Lernpfad), bekommen sie nicht — dafür gibt es die Erinnerungen der Pflichtaufgabe. Deaktivierte oder gelöschte Kurse bekommen sie ebenfalls nicht. Einschreibungen, die bei der Einführung dieser Mail schon älter als vier Wochen waren, bekommen sie nicht nachträglich. Die Frist lässt sich nicht einstellen.

Zuweisungs-Erinnerungen wählen ihre Vorlage direkt an der Erinnerung aus: Du legst sie beim Einrichten der Pflichtaufgabe fest, nicht über diesen Reiter. Siehe Pflichtaufgaben. Nur der Zweck „Zuweisungs-Erinnerung (Standard)“ wird hier zugewiesen: Er greift, wenn eine Erinnerung an den Benutzer keine eigene Vorlage hat; ohne Zuweisung gilt der eingebaute Text. Erinnerungen an Zuweisende nutzen ihn nicht — sie bekommen ohne eigene Vorlage einen eigenen eingebauten Text, der die zuweisende Person anspricht.

Zuweisen verweist, kopiert nicht

„Zuweisen" legt einen Verweis auf deine Vorlage an, keine Kopie. Dieselbe Vorlage kannst du also mehreren Zwecken zuweisen, und wenn du sie bearbeitest, wirkt die Änderung überall sofort. „Eigene Vorlage entfernen" löst nur den Verweis — die Vorlage selbst bleibt in der Liste.

Standard ansehen

Was das System ohne eigene Vorlage verschickt, kannst du dir vorab ansehen. Dafür gibt es auf dem Reiter Zuweisungen bei jedem Zweck mit eingebautem Text den Button Standard ansehen. Er steht auch bei Zwecken, denen schon eine eigene Vorlage zugewiesen ist — so kannst du deine Vorlage mit dem Standardtext vergleichen.

Ein Klick öffnet einen Dialog mit dem Standardtext, gefüllt mit Beispieldaten (z. B. „Max Mustermann“, „Muster GmbH“):

• E-Mails erscheinen mit der Betreffzeile („Betreff: …“) und so, wie die Mail verschickt wird.
• Die Zuweisungs-Erinnerung (Standard) erscheint in zwei Varianten: An Lernende und An Zuweisende. Die zuweisende Person bekommt einen eigenen Text.
• Rechnung und Zertifikate öffnen sich als PDF. Bei Kurs-Zertifikat: teilgenommen zeigt der Dialog, was ohne eigene Vorlage wirklich rausgeht: die Vorlage für „bestanden“ (mit completion_type = „teilgenommen“), falls eine Vorlage zugewiesen ist (deine oder eine Plattform-Vorlage), sonst das eingebaute Zertifikat.

Der Dialog zeigt den Standardtext nur an. Bearbeiten oder als eigene Vorlage übernehmen kannst du ihn dort nicht. Bei Willkommens-E-Mail und Kurs-Erinnerung gibt es den Button nicht, denn für beide gibt es keinen Standardtext — sie gehen nur mit eigener Vorlage raus.

Häufige Fragen

Ich habe eine Vorlage angelegt, aber sie wird nicht verwendet. Prüfe unter Zuweisungen, ob die Vorlage dem passenden Zweck zugewiesen ist. Eine angelegte Vorlage allein reicht nicht — sie muss noch zugewiesen werden.

Mein Platzhalter erscheint rot in der Vorschau. Dann kennt das System ihn nicht — meist ein Tippfehler. Achte auf die richtige Schreibweise (Zuweisungs-Erinnerung: camelCase, sonst snake_case) — am sichersten über das Dropdown einfügen.

Kann ich eine Änderung rückgängig machen? Ja, über die Versionshistorie eine frühere Version zurückholen und speichern.

Bei einem Zweck steht „Standardtext“. Wie sieht der aus? Über den Button Standard ansehen neben dem Zweck siehst du ihn mit Beispieldaten (mehr dazu). Die eingebauten Mails folgen alle demselben Aufbau: dunkler Kopfbalken mit Logo, weiße Inhaltskarte, ein farbiger Button zur passenden Stelle auf der Lernplattform, darunter eine Fußzeile. Anrede und Text sind sachlich gehalten. Kopfbalken, Logo und Button-Farbe stammen dabei aus dem Standard-Design der online:academy — dein eigenes Logo und deine Farben kommen erst mit einer eigenen Vorlage zum Zug. Willkommens-E-Mail und Kurs-Erinnerung haben keinen Standardtext; bei ihnen steht „Nur mit eigener Vorlage“.

Ich habe eine Vorlage für die Willkommens-E-Mail oder die Kurs-Erinnerung zugewiesen, aber bei einer Person kommt nichts an. Beide Mails gehen nur zu einem bestimmten Anlass und nur einmal raus: die Willkommens-E-Mail, wenn eine Person eine Einladung annimmt oder sich selbst registriert, die Kurs-Erinnerung, wenn ein Kurs drei Wochen nach der Einschreibung nicht abgeschlossen ist. Die Einzelheiten stehen unter Vorlage einem Zweck zuweisen.

Wie erstelle und gestalte ich Zertifikate genau? Hintergrund zur Zertifikat-Vergabe und den Platzhaltern unter Zertifikate und Zertifikatsvorlagen.

Wie hängen Pflichtaufgaben-Erinnerungen mit den Vorlagen zusammen? Die Erinnerungs-Mails an fällige Pflichtaufgaben nutzen die Vorlage vom Typ Zuweisungs-Erinnerung. Wie du Pflichtaufgaben vergibst, steht unter Pflichtaufgaben.