Modelli di documenti

I modelli di documenti governano l'aspetto e il tono dei contenuti generati automaticamente: fatture, e-mail di sistema, certificati e promemoria dei compiti obbligatori. Invece di limitarti ai testi integrati, puoi progettarli tu stesso — con le tue parole, il tuo logo e il tuo corporate design.

Ogni azienda cura i propri modelli. Se non configuri nulla, il sistema invia il suo testo standard integrato — con due eccezioni: l'e-mail di benvenuto e il promemoria del corso partono solo con un modello proprio. Quali scopi esistono e cosa succede senza un modello proprio lo mostra la panoramica sotto Assegnare un modello a uno scopo; che aspetto ha il testo standard lo vedi sotto Vedere il testo standard.

Chi può modificare i modelli?

Puoi creare, modificare e assegnare i modelli a partire da Content Manager. I Company Admin dispongono automaticamente di questi permessi.

A cosa servono i modelli

Flusso di lavoro (ad es. assegnare un compito obbligatorio)
        ↓
Quale modello è assegnato a questo scopo?
   ↓ modello proprio          ↓ nessun modello proprio
Viene usato il tuo         Viene inviato il testo standard
modello                    (e-mail di benvenuto e
                           promemoria del corso: nessuna e-mail)

Un modello ha un tipo (la categoria generale) e viene assegnato a uno scopo (il caso d'uso concreto). Solo tramite lo scopo il sistema sa quale modello caricare in un determinato flusso.

Tipo	A cosa serve
Fattura	Layout e testo dei PDF di fattura
E-mail	Mail di sistema per ordini, accesso ai corsi e assegnazioni
Certificato	Layout e testo dei certificati di completamento
Promemoria di assegnazione	Mail di promemoria per i compiti obbligatori in scadenza

Contesto sui certificati

Come viene governato il rilascio del certificato corso per corso (campo del corso «Certificato per il completamento del corso», varianti «superato»/«partecipato») e quali segnaposto conoscono i certificati è descritto sotto Certificati e modelli di certificato.

Vedere i modelli esistenti

1. Sulla piattaforma di apprendimento apri il menu Gestione → Modelli di documenti (scheda Modelli).
2. Vedi tutti i modelli della tua azienda come elenco di riquadri con filtro per tipo e piccola anteprima.
3. Un clic su un riquadro apre l'editor con anteprima e opzioni di modifica.

Per ogni riquadro puoi:

• Modificare — apre l'editor
• Duplicare — crea una copia come punto di partenza per una nuova variante
• Eliminare

Prima copiare, poi adattare

Invece di costruire ogni modello da zero, conviene duplicare uno dei tuoi modelli esistenti e adattarlo — logo, colori e struttura sono già impostati. Nell'elenco dei riquadri trovi i modelli della tua azienda; i testi standard integrati del sistema non compaiono lì. Puoi vederli con il pulsante Vedi testo standard nella scheda Assegnazioni (maggiori dettagli).

Creare un nuovo modello

1. Clicca su Nuovo modello.
2. Compila i campi:
3. Nome — ad es. „Mail di benvenuto 2026"
4. Tipo — Fattura, E-mail, Certificato o Promemoria di assegnazione
5. Slug (sigla breve) — deve essere univoco all'interno della tua azienda e dello stesso tipo
6. facoltativamente una descrizione
7. Redigi il contenuto nell'editor — vedi le sezioni successive.
8. Verifica l'anteprima (HTML e/o PDF).
9. Salva.

L'editor

L'editor è un editor WYSIWYG („quello che vedi è quello che ottieni") — formatti direttamente, senza conoscenze di HTML:

• Formattazione del testo: grassetto, corsivo, sottolineato
• Titoli, elenchi, allineamento
• Immagini, link, linee di separazione, tabelle
• Inserimento di segnaposto: da un menu a tendina scegli segnaposto suddivisi per categoria (Azienda, Cliente, Ordine, Corso, Documento). Il segnaposto scelto compare come pillola colorata nel testo e viene acquisito automaticamente in modo corretto al salvataggio.
• Blocchi per fatture (solo nei modelli di fattura): blocchi predefiniti per intestazione della fattura, blocco cliente, tabella delle voci, blocco dei totali e piè di pagina.
• Oggetto (solo per e-mail e promemoria di assegnazione): la riga dell'oggetto della mail; i segnaposto sono possibili. Se il campo resta vuoto, vale l'oggetto integrato. Per la conferma d'ordine vale per ora sempre l'oggetto integrato.
• Modalità HTML per chi preferisce modificare direttamente il codice sorgente.

Usare i segnaposto

I segnaposto sono spazi vuoti che al momento dell'invio vengono riempiti con dati reali — ad es. il nome della persona o il nome del corso. Il modo più semplice per inserirli è tramite il menu a tendina.

Attenzione alla grafia

I modelli di tipo Promemoria di assegnazione usano segnaposto in camelCase (ad es. firstName, courseUrl). Tutti gli altri tipi usano snake_case con trattini bassi (ad es. first_name, course_url). La cosa più sicura è inserire i segnaposto tramite il menu a tendina, così la grafia è corretta.

Una selezione dei segnaposto più importanti per ogni tipo:

Tipo	Segnaposto di esempio
Fattura	company_name (nome azienda), company_logo (logo azienda), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (nome, ricavato automaticamente dal nome completo), user_name, course_name, course_url (link diretto al corso), company_name, company_logo, login_url, order_status (solo per l'aggiornamento stato ordine: lo stato come parola — «bezahlt» (pagato), «abgeschlossen» (completato), «storniert» (annullato) o «erstattet» (rimborsato)), assigned_by_name (la persona assegnante; nell'e-mail di benvenuto, la persona che invita; vuoto in caso di registrazione autonoma)
Certificato	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (variante di completamento; il valore è sempre la parola tedesca „bestanden“ o „teilgenommen“), qr_code (codice QR per la verifica), company_name (nome azienda), company_logo (logo azienda)
Promemoria di assegnazione	firstName (nome), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (link diretto al corso), companyName (nome azienda), assignedByName (persona assegnante)

La selezione completa per ogni modello te la mostra il menu a tendina dei segnaposto nell'editor.

I segnaposto di data vengono rappresentati automaticamente come GG.MM.AAAA. Se scrivi un segnaposto in modo errato (cioè uno che il sistema non conosce), viene evidenziato in rosso nell'anteprima — così riconosci subito gli errori di battitura.

Usare l'anteprima

Prima che un modello vada in produzione, verificalo sempre nell'anteprima. La modalità dipende dal tipo di modello:

• I modelli di certificato mostrano un'anteprima PDF (formato A4 orizzontale), incorporata nella finestra di anteprima. Il certificato rilasciato in seguito ha esattamente lo stesso aspetto di questa anteprima; anche il codice QR vi compare già nelle sue dimensioni reali.
• Tutti gli altri tipi (fattura, e-mail, promemoria di assegnazione) mostrano un'anteprima HTML con dati di esempio (ad es. „Muster GmbH", „Max Mustermann").

A cosa dovresti fare attenzione:

1. Tutti i segnaposto vengono sostituiti correttamente? (Nessuna evidenziazione rossa residua.)
2. Il layout è corretto — nessun testo esce dal bordo?
3. Il logo è ben posizionato e nitido?
4. Se qualcosa non va: adatta, nuova anteprima, finché non è a posto.

Versioni — recuperare stati precedenti

Ogni salvataggio crea una nuova versione. Al salvataggio l'editor chiede un commento sulla modifica — basta una mezza frase („Logo sostituito"), compare poi nell'elenco e risparmia di dover indovinare a quale stato corrisponde quale versione. Non è obbligatorio.

1. Nell'editor clicca in alto a destra sull'icona dell'orologio Cronologia delle versioni.
2. L'elenco mostra numero di versione, data, ora e il commento sulla modifica, la versione più recente per prima.
3. Un clic su una voce recupera il testo di allora nell'editor. Non è ancora salvato nulla — l'indicazione Non salvato segnala che lo stato precedente si trova solo nell'editor.
4. Se va bene, clicca su Salva. Questo crea a sua volta una nuova versione, quindi lo stato intermedio non va perso.

Viene recuperato solo il contenuto

Al ripristino torna il testo dell'editor — nome e oggetto del modello restano come sono al momento. Se vuoi riportare indietro anche l'oggetto, reinseriscilo a mano.

Assegnare un modello a uno scopo

Perché un modello venga effettivamente usato, deve essere assegnato a uno scopo.

1. Sulla piattaforma di apprendimento apri sotto Gestione → Modelli di documenti la scheda Assegnazioni.
2. Vedi per ogni scopo quale modello è attualmente attivo:
3. Testo standard — non è assegnato nessun modello proprio; il sistema usa il suo testo integrato.
4. Solo con modello proprio — compare al posto di «Testo standard» per l'e-mail di benvenuto e il promemoria del corso finché non è assegnato un modello proprio: queste due e-mail non hanno un testo integrato, quindi senza modello non parte nulla.
5. Modello proprio — è assegnato un modello curato dalla tua azienda.
6. Obbligatorio contrassegna i tre scopi fattura standard, conferma d'ordine e certificato del corso «superato». Senza modello proprio, il sistema invia qui il testo standard.
7. Se uno scopo è su Testo standard o Solo con modello proprio, il pulsante Assegna porta alla scelta di un modello esistente.
8. Se è già assegnato un modello proprio, sono disponibili tre icone: Modifica (apre l'editor), Assegna un altro modello e Rimuovi modello proprio (poi torna a valere il testo standard; per l'e-mail di benvenuto e il promemoria del corso, l'e-mail non viene più inviata — la finestra di dialogo te lo segnala).
9. Per ogni scopo con testo integrato c'è inoltre il pulsante Vedi testo standard, anche quando è assegnato un modello proprio. Vedi Vedere il testo standard.

Quali scopi esistono

Scopo	Tipo	Il modello proprio viene usato
Fattura standard	Fattura	sì — per tutte le fatture
Conferma d'ordine	E-mail	sì — dopo un ordine
Certificato del corso: superato	Certificato	sì — per i corsi con «Corso superato»
Certificato del corso: partecipato	Certificato	sì — per i corsi con «Ha partecipato al corso»; senza modello proprio vale il modello per «superato» (completion_type = „teilgenommen“)
Accesso al corso sbloccato	E-mail	sì — all'iscrizione a un corso
Corso assegnato	E-mail	sì — con un compito obbligatorio su un corso
Percorso di apprendimento assegnato	E-mail	sì — con un compito obbligatorio su un percorso di apprendimento
Aggiornamento stato ordine	E-mail	sì — quando un ordine viene pagato, completato, annullato o rimborsato
E-mail di benvenuto	E-mail	sì, solo con modello proprio — una volta dopo l'accettazione di un invito o la registrazione autonoma
Promemoria del corso	E-mail	sì, solo con modello proprio — una volta, quando un corso non è completato tre settimane dopo l'iscrizione
Promemoria di assegnazione (standard)	Promemoria di assegnazione	sì — per i promemoria all'utente senza modello proprio sul promemoria

Per gli otto scopi in alto vale la regola dello schema sopra: modello proprio assegnato → esce il tuo modello. Nessuno assegnato → il testo standard integrato. Eccezione: se «Certificato del corso: partecipato» non ha un modello proprio, viene usato il modello per «Certificato del corso: superato».

Per Aggiornamento stato ordine, il segnaposto order_status inserisce lo stato nel testo come parola: «bezahlt» (pagato), «abgeschlossen» (completato), «storniert» (annullato) o «erstattet» (rimborsato). In caso di rimborso, la nota di credito è allegata all'e-mail come PDF, anche con un modello proprio.

E-mail di benvenuto e Promemoria del corso esistono solo con un modello proprio. Se non ne è assegnato nessuno, non parte nulla e la panoramica mostra Solo con modello proprio.

• E-mail di benvenuto: parte una volta dopo che una persona ha accettato un invito o si è registrata da sola, ad es. con un acquisto tramite una landing page. Non viene inviata quando un admin crea account direttamente, singolarmente o tramite import CSV nel portale Admin — lì l'account nasce senza invito. Il segnaposto assigned_by_name contiene il nome della persona che invita; in caso di registrazione autonoma resta vuoto.
• Promemoria del corso: parte una volta quando un corso non è ancora completato tre settimane (21 giorni) dopo l'iscrizione. I corsi che per la persona sono al momento un compito obbligatorio aperto (direttamente o tramite un percorso di apprendimento) non lo ricevono — il compito obbligatorio ha i propri promemoria. Neanche i corsi disattivati o eliminati lo ricevono. Le iscrizioni che all'introduzione di questa e-mail avevano già più di quattro settimane non lo ricevono retroattivamente. Il termine non è configurabile.

I promemoria di assegnazione scelgono il loro modello direttamente sul promemoria: lo stabilisci durante la configurazione del compito obbligatorio, non tramite questa scheda. Vedi Compiti obbligatori. Qui viene assegnato solo lo scopo «Promemoria di assegnazione (standard)»: vale quando un promemoria all'utente non ha un modello proprio; senza assegnazione vale il testo integrato. I promemoria alla persona assegnante non lo usano: senza modello proprio ricevono un testo integrato a parte che si rivolge a quella persona.

Assegnare rimanda, non copia

„Assegna" crea un rimando al tuo modello, non una copia. Puoi quindi assegnare lo stesso modello a più scopi, e se lo modifichi la modifica ha effetto ovunque immediatamente. „Rimuovi modello proprio" scioglie solo il rimando — il modello stesso resta nell'elenco.

Vedere il testo standard

Puoi vedere in anticipo che cosa invia il sistema senza un modello proprio. Per questo, nella scheda Assegnazioni c'è per ogni scopo con testo integrato il pulsante Vedi testo standard. È presente anche per gli scopi a cui è già assegnato un modello proprio — così puoi confrontare il tuo modello con il testo standard.

Un clic apre una finestra di dialogo con il testo standard, riempito con dati di esempio (ad es. «Max Mustermann», «Muster GmbH»):

• Le e-mail compaiono con la riga dell'oggetto («Oggetto: …») e così come viene inviata la mail.
• Il Promemoria di assegnazione (standard) compare in due varianti: Ai discenti e Alla persona assegnante. La persona assegnante riceve un testo a parte.
• Fattura e certificati si aprono come PDF. Per Certificato del corso: partecipato la finestra di dialogo mostra ciò che esce davvero senza modello proprio: il modello per «superato» (con completion_type = „teilgenommen“), se è assegnato un modello (il tuo o uno della piattaforma), altrimenti il certificato integrato.

La finestra di dialogo mostra soltanto il testo standard. Lì non puoi né modificarlo né adottarlo come modello proprio. E-mail di benvenuto e Promemoria del corso non hanno il pulsante, perché nessuno dei due ha un testo standard — partono solo con un modello proprio.

Domande frequenti

Ho creato un modello, ma non viene usato. Verifica sotto Assegnazioni se il modello è assegnato allo scopo corrispondente. Un modello creato da solo non basta — deve ancora essere assegnato.

Il mio segnaposto compare in rosso nell'anteprima. Allora il sistema non lo conosce — di solito è un errore di battitura. Fai attenzione alla grafia corretta (promemoria di assegnazione: camelCase, altrimenti snake_case) — il modo più sicuro è inserirlo tramite il menu a tendina.

Posso annullare una modifica? Sì, tramite la cronologia delle versioni recupera una versione precedente e salva.

Per uno scopo compare «Testo standard». Come si presenta? Il pulsante Vedi testo standard accanto allo scopo te lo mostra con dati di esempio (maggiori dettagli). Le mail integrate seguono tutte la stessa struttura: barra superiore scura con logo, scheda di contenuto bianca, un pulsante colorato verso il punto corrispondente sulla piattaforma di apprendimento, sotto un piè di pagina. Il tono e il testo sono neutri. Barra superiore, logo e colore del pulsante provengono dal design standard di online:academy — il tuo logo e i tuoi colori entrano in gioco solo con un modello proprio. L'e-mail di benvenuto e il promemoria del corso non hanno un testo standard; per loro compare «Solo con modello proprio».

Ho assegnato un modello per l'e-mail di benvenuto o il promemoria del corso, ma a una persona non arriva nulla. Entrambe le e-mail partono solo per un'occasione precisa e una sola volta: l'e-mail di benvenuto quando una persona accetta un invito o si registra da sola, il promemoria del corso quando un corso non è completato tre settimane dopo l'iscrizione. I dettagli sono sotto Assegnare un modello a uno scopo.

Come creo e progetto esattamente i certificati? Contesto sul rilascio dei certificati e sui segnaposto sotto Certificati e modelli di certificato.

Che rapporto c'è tra i promemoria dei compiti obbligatori e i modelli? Le mail di promemoria per i compiti obbligatori in scadenza usano il modello di tipo Promemoria di assegnazione. Come assegnare i compiti obbligatori è descritto sotto Compiti obbligatori.