Assegnare compiti obbligatori

Un compito obbligatorio è la variante vincolante di un'iscrizione: assegni a un/una discente o a un intero gruppo un corso o un percorso di apprendimento con una scadenza. Il sistema iscrive automaticamente, invia i promemoria configurati e ti mostra lo stato di avanzamento. Così ti assicuri che i tuoi discenti completino davvero una formazione entro una data prestabilita — non solo «prima o poi».

A livello di organizzazione invece che per i tuoi corsi?

Questa guida è pensata per i tuoi corsi e i tuoi discenti. Se gestisci compiti obbligatori tra più formatori, reparti o per l'intera azienda, dai un'occhiata alla guida per amministratori: Gestire i compiti obbligatori a livello di organizzazione.

Dove trovi i compiti obbligatori

Nel menu principale sotto Gestione → Compiti obbligatori. L'area è visibile a partire dal ruolo di formatore.

Assegnare un compito obbligatorio a una persona

1. Apri Gestione → Compiti obbligatori.
2. Clicca su Nuovo.
3. Compila i campi:

Campo	Cosa inserisci
Obiettivo	Scegli Corso oppure Percorso di apprendimento. Con un percorso la persona viene iscritta automaticamente a tutti i corsi obbligatori del percorso; il compito è assolto solo quando l'intero percorso è completato.
Persona	Il/la discente (ricerca per nome o e-mail)
Data di scadenza	Campo obbligatorio
Ripetizione (settimane) (facoltativo)	ad es. 52 per una ripetizione annuale — vedi Compiti obbligatori ricorrenti
Nota (facoltativo)	Viene mostrata alla persona nel player del corso, ad es. «Prima della prossima riunione di team»

1. Configura i promemoria — vedi sotto.
2. Salva.

La persona riceve una notifica nella piattaforma e per e-mail. Viene iscritta automaticamente — non serve un'iscrizione separata tramite Gestire i/le partecipanti.

Corso o percorso di apprendimento?

Un singolo corso basta per una formazione puntuale. Se la tua coorte deve percorrere una sequenza di più corsi, assegna un percorso di apprendimento — vedi Comporre i percorsi formativi.

Impostare i promemoria

Per ogni compito obbligatorio puoi definire un numero qualsiasi di promemoria.

Senza promemoria configurato nessuna e-mail di promemoria

Non esiste un promemoria standard automatico. Se lasci vuota la sezione dei promemoria, la persona riceve solo la notifica di assegnazione — nient'altro. Per le scadenze da far rispettare crea quindi sempre almeno un promemoria.

Per ogni promemoria stabilisci:

Campo	Cosa significa
Giorni rispetto alla scadenza	Numero positivo = prima della scadenza (le nuove righe partono da 3). Numero negativo = dopo la scadenza (sollecito in caso di ritardo).
Modello di e-mail (facoltativo)	Se non scegli un modello personalizzato, viene inviata una mail standard.
Destinatario	Per ogni promemoria esattamente un destinatario: la persona stessa oppure la persona assegnante (tu). Per «entrambi» crea semplicemente due promemoria con lo stesso momento.

Configurazioni tipiche:

Caso d'uso	Promemoria
Compito obbligatorio non stringente	Una mail 3 giorni prima della scadenza alla persona
Formazione di compliance importante	Mail 14 / 7 / 3 / 1 giorno/i prima della scadenza; + sollecito 1 giorno dopo la scadenza alla persona e uno a te
Obbligo di onboarding	Solo in caso di ritardo — sollecito 7 giorni dopo la scadenza

I promemoria partono automaticamente

Non devi inviare nulla manualmente — il sistema invia i promemoria in scadenza una volta al giorno di primo mattino (verso le 6), così la mail è in cima alla casella a inizio giornata lavorativa.

Più discenti contemporaneamente — assegnazione di massa

Per un'intera coorte, un onboarding o un'ondata di formazione conviene l'assegnazione di massa.

1. Nella panoramica dei compiti obbligatori clicca su Assegnazione di massa.
2. Nella finestra Crea compito obbligatorio di massa compila tutto in un'unica schermata:
3. Info di base: obiettivo (corso o percorso di apprendimento), data di scadenza, facoltativamente ripetizione e nota
4. Selezionare le persone tramite tre schede:
   • Singoli utenti — scegliere le persone una per una dalla ricerca
   • Per reparto — un intero reparto
   • Per gruppo — tutti i membri di un gruppo utenti (dalla gestione utenti — da non confondere con i gruppi di apprendimento dell'app)
5. Promemoria (espandibile): come nell'assegnazione singola, vale allo stesso modo per tutti i compiti generati
6. Facoltativamente guarda l'anteprima: numero + elenco di tutte le persone
7. Crea — il sistema crea tutti i compiti obbligatori in una volta.

I compiti obbligatori esistenti (stesso obiettivo + stessa persona) vengono saltati — nessuna doppia assegnazione. Il messaggio di risultato mostra quanti compiti sono stati creati e quanti saltati.

Compiti obbligatori ricorrenti (abbonamento)

Se una formazione deve essere ripetuta regolarmente — ad es. un'istruzione annuale sulla protezione dei dati — imposta al momento della creazione il campo Ripetizione (settimane), ad esempio 52 per una cadenza annuale.

Dopo il completamento il sistema pianifica il ciclo successivo: trascorso l'intervallo di ripetizione dal completamento il compito viene rimesso automaticamente su «Assegnato», con una nuova scadenza (di nuovo un intervallo più avanti). La persona riceve una notifica e i promemoria ripartono. Funziona anche con un'assegnazione di massa a un intero gruppo.

Seguire lo stato

Nella panoramica dei compiti obbligatori vedi per ciascun compito:

Stato	Cosa significa
Assegnato	La persona è iscritta, ma non ha ancora fatto nulla
In corso	Almeno una lezione svolta
Completato	Corso o percorso terminato

Se un compito è in ritardo lo riconosci dalla data di scadenza: scadenza passata e stato diverso da «Completato» — qui conviene sollecitare. L'elenco è ordinato per scadenza, i più urgenti sono in cima.

Per il dettaglio per persona si passa da Gestire i/le partecipanti.

Modificare o ritirare un compito obbligatorio

1. Clicca sul compito obbligatorio nell'elenco.
2. Modifica — prolungare la scadenza, adattare la nota, riconfigurare i promemoria. I promemoria non ancora inviati vengono ricalcolati sulla base della nuova scadenza (quelli già inviati non vengono ripetuti).
3. Oppure ritiralo tramite l'icona di eliminazione — il compito viene rimosso. La persona non riceve nessuna notifica automatica in merito; se necessario avvisala brevemente di persona. L'iscrizione al corso rimane.

Domande frequenti

Una persona ha già svolto il corso prima del compito obbligatorio — lo riceve due volte? No, il sistema riconosce l'iscrizione esistente e non ne crea una seconda. Lo stato del compito parte però da «Assegnato» e si aggiorna solo quando succede qualcosa di nuovo sull'iscrizione. Se il corso è già stato completato, chiedi alla persona di riaprirlo brevemente — oppure verifica il completamento direttamente nella panoramica delle iscrizioni.

Una persona dice di non aver ricevuto nessun promemoria. Motivi possibili: per il compito non sono stati configurati promemoria (vedi sopra — senza configurazione nessuna mail), la mail è nella cartella spam, oppure l'indirizzo e-mail nel profilo è obsoleto. Il compito obbligatorio va comunque svolto — la scadenza resta.

Posso prolungare la scadenza dopo l'invio? Sì — apri il compito obbligatorio → Modifica → cambia la data di scadenza. I promemoria non ancora inviati vengono ricalcolati sulla nuova scadenza.

I discenti possono annullare da soli un compito obbligatorio? No. A differenza delle iscrizioni volontarie, l'assegnazione arriva da te — solo tu o un/una amministratore/amministratrice potete ritirarla.

Una persona non compare nella selezione. Puoi assegnare compiti a persone della vostra azienda. Se qualcuno non compare affatto nella selezione, probabilmente la persona non ha ancora un account — deve quindi essere prima invitata da un/una amministratore/amministratrice. Per le assegnazioni a livello aziendale vedi Gestire i compiti obbligatori a livello di organizzazione.