Attribuer des tâches obligatoires¶
Une tâche obligatoire est la variante contraignante d'une inscription : tu attribues à un:e apprenant:e ou à tout un groupe un cours ou parcours d'apprentissage avec une échéance. Le système inscrit automatiquement, envoie des rappels et te montre qui est en retard. Tu t'assures ainsi que tes apprenant:es terminent réellement une formation avant une date butoir — pas seulement « un jour ».
À l'échelle de l'organisation plutôt que pour tes cours ?
Ce guide est taillé pour tes cours et tes apprenant:es. Si tu pilotes des tâches obligatoires transversales à plusieurs formateur:rices, services ou à toute l'entreprise, va voir le guide administrateur:rice : Piloter les tâches obligatoires à l'échelle de l'organisation.
Où trouver les tâches obligatoires¶
Dans le menu principal sous Gestion → Tâches obligatoires. La section est visible à partir du rôle formateur:rice.
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Aperçu des tâches obligatoires dans le menu « Gestion »
Donner une tâche obligatoire à une personne¶
- Ouvre Gestion → Tâches obligatoires.
- Clique sur Nouveau.
- Remplis les champs :
| Champ | Ce que tu saisis |
|---|---|
| Cible | Choisir Cours ou Parcours d'apprentissage. Pour un parcours, la personne est automatiquement inscrite à tous les cours obligatoires du parcours ; la tâche n'est accomplie que lorsque le parcours entier est achevé. |
| Personne | L'apprenant:e (recherche par nom ou e-mail) |
| Date d'échéance | Champ obligatoire — au moins quelques jours dans le futur |
| Répétition (semaines) (optionnel) | par ex. 52 pour une répétition annuelle — voir Tâches obligatoires récurrentes |
| Note (optionnel) | Affichée à la personne dans le lecteur de cours, par ex. « Merci de faire avant la prochaine réunion d'équipe » |
- Configure les rappels — voir ci-dessous.
- Enregistrer.
La personne reçoit une notification dans la plateforme et (selon le réglage) par e-mail. Elle est automatiquement inscrite — une inscription séparée via Gérer les participant:es n'est pas nécessaire.
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Formulaire de tâche obligatoire avec sélection de la cible Cours / Parcours
Cours ou parcours ?
Un seul cours suffit pour une formation ponctuelle. Si ta cohorte doit parcourir une succession de plusieurs cours dans un ordre fixe, attribue un parcours — voir Composer des parcours d'apprentissage.
Configurer les rappels¶
Tu peux définir autant de rappels que tu veux par tâche obligatoire. Par défaut, un rappel à la personne trois jours avant l'échéance.
Par rappel, tu définis :
| Champ | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Jours par rapport à l'échéance | Nombre positif = avant l'échéance. Nombre négatif = après l'échéance (relance, si en retard). |
| Modèle d'e-mail (optionnel) | Si tu ne choisis pas ton propre modèle, un e-mail standard part. |
| Destinataires | La personne elle-même et/ou toi en tant que personne qui attribue. |
Configurations typiques :
| Cas d'usage | Rappels |
|---|---|
| Tâche obligatoire détendue | Un e-mail 3 jours avant l'échéance à la personne |
| Formation de conformité importante | E-mails 14 / 7 / 3 / 1 jour(s) avant l'échéance ; + relance 1 jour après échéance à la personne et à toi |
| Obligation d'onboarding | Seulement en cas de retard — relance 7 jours après l'échéance |
Les rappels partent automatiquement
Tu n'as rien à envoyer manuellement — le système vérifie plusieurs fois par jour quels rappels sont dus et les envoie de lui-même. Un e-mail « 3 jours avant » arrive normalement peu après minuit du jour concerné.
Plusieurs apprenant:es en même temps — attribution de masse¶
Pour toute une cohorte, un onboarding ou une vague de sessions, la boîte de dialogue d'attribution de masse vaut le coup.
- Dans l'aperçu des tâches obligatoires, clique sur Attribution de masse.
- La boîte de dialogue te guide en quatre étapes :
- Étape 1 – Infos de base : cible (cours ou parcours), date d'échéance, note optionnelle
- Étape 2 – Sélectionner les personnes via trois onglets :
- Individuellement — choisir les personnes une par une dans la recherche
- Par service — un service entier
- Par groupe d'apprentissage — tous les membres d'un de tes groupes d'apprentissage
- Étape 3 – Rappels : comme pour l'attribution individuelle, s'applique de la même façon à toutes les tâches créées
- Étape 4 – Aperçu : nombre + liste de toutes les personnes qui reçoivent l'attribution
- Confirmer — le système crée toutes les tâches obligatoires en même temps.
Capture d'écran à venir
Attribution de masse étape 2 avec l'onglet groupes d'apprentissage
Les tâches obligatoires existantes (même cible + même personne) sont ignorées — pas de doubles attributions. La bannière de résultat affiche : créées, ignorées, éventuellement échouées.
Tâches obligatoires récurrentes (abonnement)¶
Si une formation doit être répétée régulièrement — par ex. une sensibilisation annuelle à la protection des données — définis le champ Répétition (semaines) lors de la création, par ex. 52 pour annuel.
Après achèvement, le système planifie automatiquement la prochaine échéance et remet la tâche sur « attribuée » au moment de l'échéance ; la personne est notifiée et les rappels repartent. Cela fonctionne aussi pour une attribution de masse à tout un groupe.
Suivre le statut¶
Dans l'aperçu des tâches obligatoires, tu vois par tâche :
| Statut | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Attribuée | La personne est inscrite mais n'a encore rien fait |
| En cours | Au moins une leçon traitée |
| Achevée | Cours/parcours terminé avec succès, score minimum atteint |
| En retard | Échéance dépassée, statut différent d'« Achevée » |
Filtre sur ce qui demande ton attention
Règle le filtre sur les tâches ouvertes et en retard — ce sont les apprenant:es à qui tu devrais éventuellement relancer.
Plus de détails par personne via Gérer les participant:es.
Modifier ou retirer une tâche obligatoire¶
- Clique sur la tâche obligatoire dans la liste.
- Modifier — prolonger l'échéance, ajuster la note, reconfigurer les rappels. Les rappels existants sont recalculés sur la base de la nouvelle échéance.
- Ou Retirer — la tâche est supprimée, la personne reçoit une notification.
L'achèvement reste conservé
Tu ne peux plus retirer une tâche obligatoire achevée — l'achèvement reste dans l'historique d'apprentissage de la personne.
Questions fréquentes¶
Une personne a déjà suivi le cours avant la tâche obligatoire — le reçoit-elle en double ? Non. Le système reconnaît l'inscription existante. La tâche obligatoire est créée et saute immédiatement à l'état actuel. Si le cours était déjà achevé, la tâche obligatoire est directement remplie.
Une personne dit qu'elle n'a pas reçu de rappel. Raisons possibles : e-mail dans le dossier spam, adresse e-mail obsolète dans le profil, ou la personne a désactivé l'e-mail pour les « tâches obligatoires » dans ses paramètres de notification. La tâche obligatoire est quand même à réaliser — l'échéance reste.
Puis-je encore prolonger l'échéance après l'envoi ? Oui — ouvre la tâche obligatoire → Modifier → change la date d'échéance. Les rappels sont recalculés sur la nouvelle échéance.
Les apprenant:es peuvent-ils annuler une tâche obligatoire eux-mêmes ? Non. Contrairement aux inscriptions volontaires, l'attribution vient de toi — seul:e toi ou un:e administrateur:rice peut la retirer.
Une personne n'apparaît pas dans la sélection. Tu peux attribuer à des personnes de ton entreprise. Si quelqu'un n'apparaît pas du tout dans la sélection, la personne n'a probablement pas encore de compte — elle doit alors d'abord être invitée par un:e administrateur:rice. Pour les attributions à l'échelle de l'entreprise, voir Piloter les tâches obligatoires à l'échelle de l'organisation.