Gérer les utilisateurs

Dans l'administration, tu décides qui obtient l'accès à online:academy, quel rôle la personne a et à quel département elle appartient. Cette page te montre comment inviter des personnes — individuellement ou en liste entière — et comment entretenir les utilisateurs existants.

Où cela se passe

Tu gères les utilisateurs dans le portail Admin — c'est l'interface d'administration séparée. Tu envoies en revanche les invitations sur la plateforme d'apprentissage, sous Administration → Invitations ; elles y ont déménagé depuis le portail Admin en septembre 2026, afin que chaque produit gère ses propres invitations.

Inviter une personne individuellement

Le moyen le plus rapide d'accueillir une nouvelle ou un nouveau collègue :

1. Sur la plateforme d'apprentissage, passe dans Administration → Invitations.
2. Clique sur Créer.
3. Remplis les champs :

Champ	Obligatoire	Remarque
Adresse e-mail	oui	L'adresse à laquelle part l'invitation. Il ne peut y avoir qu'une seule invitation ouverte par adresse — une nouvelle remplace l'ancienne.
Entreprise	oui	En tant que Company-Admin, seule ta propre entreprise est proposée ici.
Pour quel produit inviter ?	non	Une simple aide d'affichage : la sélection restreint la liste des rôles ci-dessous à un produit, et n'est elle-même pas transmise. Si elle reste sur Tous les produits, tu peux attribuer en une seule invitation des rôles d'online:academy et d'azubi:web.
Rôles	non	Ce que la personne a le droit de faire. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien — en tant que Company-Admin, en plus Company-Admin (voir Rôles et droits). Sans sélection de rôle, il se crée un compte sans droits particuliers — pour les apprenant·e·s, choisis le rôle ROLE_USER (utilisateur de base).

1. Enregistre — le système expédie un e-mail avec un lien d'inscription personnel.

Tu ajoutes le département après coup au niveau de l'utilisateur (voir plus bas). Seules les invitations Admin le demandent directement à l'inscription.

Combien de temps l'invitation est-elle valable ?

Le lien d'inscription est valable 7 jours par défaut et ne fonctionne qu'une seule fois. S'il expire, tu réinvites simplement la personne.

Inviter plusieurs personnes d'un coup (import CSV)

Si tu veux accueillir toute une équipe, l'invitation de masse par fichier vaut la peine :

1. Sur la plateforme d'apprentissage, va dans Administration → Invitations → Import CSV.
2. Sélectionne le fichier CSV et téléverse-le. Format :
3. Une adresse e-mail par ligne
4. Pas de ligne d'en-tête, pas de colonnes supplémentaires
5. Optionnel : choisis le ou les rôle(s) que toutes les personnes invitées doivent recevoir — seuls les rôles inférieurs au tien sont proposés, en tant que Company-Admin en plus Company-Admin.
6. Lance l'import.

Après l'import, le système t'indique combien d'invitations ont été créées, combien de lignes ont été ignorées (adresses e-mail invalides) et s'il y a eu des erreurs. Les adresses pour lesquelles une invitation ouverte existe déjà reçoivent une nouvelle invitation (l'ancienne est remplacée).

Astuce pour le fichier CSV

Un tableur comme Excel ou LibreOffice exporte proprement une colonne unique d'adresses en CSV. Veille à retirer une éventuelle ligne d'en-tête (p. ex. « E-mail ») avant l'export — et à ce que chaque adresse ne figure qu'une seule fois dans le fichier.

Création directe au lieu d'une invitation

Dans le portail Admin, il existe sous Utilisateurs en plus Créer ainsi qu'un import CSV dédié — tous deux créent des comptes directement avec un mot de passe, sans e-mail d'invitation. C'est prévu pour des cas particuliers (p. ex. des comptes de test) ; la voie normale pour les collaborateur·rice·s réel·le·s est l'invitation, où la personne définit elle-même son mot de passe.

Ce qui se passe à l'acceptation de l'invitation

La personne invitée reçoit un e-mail avec un lien. Si elle clique dessus, elle arrive sur une page d'inscription et y remplit elle-même :

• Obligatoire : prénom et nom, mot de passe (au moins 10 caractères)
• Optionnel : téléphone, mobile, adresse (rue, code postal, ville, pays), poste

Après l'envoi, le compte est actif, les rôles issus de l'invitation sont repris et la personne est redirigée vers la connexion. À partir de là, elle peut se lancer — elle trouve un guide de démarrage sous Premiers pas pour les apprenant·e·s.

Modifier un utilisateur existant

Les données ou le rôle d'une personne changent ? Cela s'entretient directement au niveau de l'utilisateur :

1. Dans le portail Admin, va dans Utilisateurs.
2. Cherche la personne dans la liste (par nom ou e-mail) et ouvre-la.
3. Dans l'onglet approprié, adapte ce qui est nécessaire :

Quoi	Où	Comment
Changer le rôle	Onglet Rôles et autorisations	Choisir un nouveau rôle — là encore, seulement des rôles inférieurs au tien, en tant que Company-Admin en plus Company-Admin. Détails sous Rôles et droits.
Département / groupes d'utilisateurs	Onglet Informations professionnelles	Rattacher la personne à un département et à autant de groupes d'utilisateurs que tu veux. Les groupes d'utilisateurs sont pratiques pour les actions de masse (p. ex. les tâches obligatoires de masse « Par groupe »).
Données de base	Onglets Général et Contact et adresse	Corriger le nom, les coordonnées et les champs de profil.

1. Enregistrer.

Le changement de rôle prend effet après une nouvelle connexion

Si le rôle d'une personne change, elle devrait se déconnecter puis se reconnecter une fois pour que les nouveaux droits s'appliquent pleinement.

Archiver / désactiver vs. supprimer

Quand quelqu'un quitte l'entreprise ou n'a temporairement plus besoin d'accès, il existe deux voies très différentes :

Action	Ce qui se passe	Quand c'est pertinent
Archiver / désactiver	La personne ne peut plus se connecter. Mais ses données — leçons achevées, progression, certificats — sont conservées.	Le cas standard, et cela dans les deux sens : pour une absence prolongée comme un congé maternité, un congé parental, une année sabbatique ou une maladie longue durée, tout comme pour un départ où les justificatifs doivent rester documentés.
Supprimer	Toutes les données personnelles du compte (nom, e-mail, coordonnées, photo de profil) sont anonymisées et l'accès est bloqué durablement. L'adresse e-mail redevient libre et peut être utilisée pour un nouveau compte.	Seulement si les données personnelles doivent vraiment être retirées (p. ex. demande RGPD).

Dans le doute, archiver plutôt que supprimer

Archiver est presque toujours le bon choix : l'accès disparaît immédiatement, mais les certificats et l'historique d'apprentissage sont conservés, et la personne peut être réactivée à tout moment. La suppression, en revanche, ne peut pas être annulée — le nom et les coordonnées sont ensuite anonymisés durablement. Réfléchis avant si des justificatifs (p. ex. pour des obligations de formation) sont encore nécessaires.

Nombre maximal d'utilisateurs

Selon le contrat, ton entreprise peut avoir une limite supérieure au nombre d'utilisateurs. Elle compte tous les comptes créés — y compris ceux archivés. Quand la limite est atteinte, l'équipe de generation:l l'augmente pour vous.

Demandes de suppression de collaborateurs

Chaque personne peut demander dans son propre profil la suppression de son compte. Le compte n'est pas supprimé immédiatement : c'est toi, en tant qu'administrateur de l'entreprise, qui décides.

1. Dès qu'une demande arrive, tu reçois une entrée « Nouvelle demande de suppression » dans la cloche et un e-mail.
2. Ouvre le portail Admin. Sur la page d'accueil, la carte Demandes de suppression liste toutes les demandes ouvertes ; l'échéance la plus proche figure en haut.
3. Clique sur Approuver ou Refuser :
   • Approuver : le compte est anonymisé comme lors d'une suppression et l'accès est bloqué définitivement. La personne en est informée par e-mail.
   • Refuser : indique dans le champ Motif pourquoi le compte est conservé (obligatoire). La personne reçoit le motif par e-mail et le compte reste inchangé.

Décide dans un délai d'un mois

Si aucune décision n'a été prise un mois après la demande, le compte est supprimé automatiquement — la personne est informée par e-mail. L'échéance figure dans la cloche et dans l'e-mail.

Quand refuser ?

Un motif peut être, par exemple, que des factures doivent être conservées ou que des justificatifs de formations obligatoires suivies sont encore nécessaires. En cas de doute, archiver est la meilleure voie.

Jusqu'à la décision, la personne peut continuer à se connecter et retirer la demande dans son profil à tout moment. Tu ne peux pas décider de ta propre demande — et la personne qui reste le dernier administrateur de l'entreprise ne peut pas déposer de demande de suppression.

Questions fréquentes

La personne invitée n'a pas reçu d'e-mail. Fais d'abord vérifier le dossier spam. Si rien n'arrive, réinvite la personne — un lien tout neuf est alors créé. Veille à ce que l'adresse e-mail soit correctement orthographiée.

Le lien d'invitation dit « expiré » ou « déjà utilisé ». Les liens sont valables 7 jours et utilisables une seule fois. Réinvite simplement la personne. Si elle s'est déjà inscrite avec succès, elle doit au contraire se connecter tout à fait normalement.

Je ne peux pas sélectionner un certain rôle. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien ; en tant que Company-Admin, tu peux en plus nommer d'autres Company-Admin. Les rôles supérieurs sont attribués par l'équipe de generation:l — voir Rôles et droits.

Une personne archivée doit récupérer l'accès. Cherche-la dans la liste des utilisateurs (les comptes archivés y sont affichés) et clique sur Réactiver — elle peut ensuite se reconnecter.

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