Gérer les utilisateurs

En tant que gestionnaire de ton entreprise, tu décides qui obtient l'accès à online:academy, quel rôle la personne a et à quel département elle appartient. Cette page te montre comment inviter des personnes — individuellement ou en liste entière — et comment entretenir les utilisateurs existants.

Où cela se passe

Tu gères les utilisateurs, les invitations ainsi que les rôles et droits dans le portail Admin — c'est l'interface d'administration séparée, pas l'appli d'apprentissage habituelle. Des sujets comme les tâches obligatoires, les parcours d'apprentissage ou les analytics se trouvent en revanche dans l'appli, sous Administration.

Inviter une personne individuellement

Le moyen le plus rapide d'accueillir une nouvelle ou un nouveau collègue :

1. Passe dans Utilisateurs dans le portail Admin.
2. Clique sur Inviter (ou Inviter un utilisateur).
3. Remplis les champs :

Champ	Obligatoire	Remarque
E-mail	oui	L'adresse à laquelle part l'invitation. Il ne peut y avoir qu'une seule invitation ouverte par adresse — une nouvelle remplace l'ancienne.
Rôle	oui	Ce que la personne a le droit de faire. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien (voir Rôles et droits).
Département / groupe d'apprentissage	non	Classe la personne sur le plan organisationnel. Pratique pour des actions de masse ultérieures (p. ex. « tous ceux des Ventes »).

1. Envoie — le système expédie un e-mail avec un lien d'inscription personnel.

Capture d'écran à venir

Formulaire d'invitation dans le portail Admin avec le champ e-mail et la sélection du rôle

Combien de temps l'invitation est-elle valable ?

Le lien d'inscription est valable 7 jours par défaut et ne fonctionne qu'une seule fois. S'il expire, tu réinvites simplement la personne.

Inviter plusieurs personnes d'un coup (import CSV)

Si tu veux accueillir toute une équipe, l'invitation de masse par fichier vaut la peine :

1. Dans le portail Admin, va dans Utilisateurs → Importer (import CSV).
2. Téléverse le fichier CSV. Format :
3. Une adresse e-mail par ligne
4. Pas de ligne d'en-tête, pas de colonnes supplémentaires
5. Optionnel : choisis le ou les rôle(s) que toutes les personnes invitées doivent recevoir.
6. Lance l'import.

Après l'import, le système t'indique combien d'invitations ont été créées avec succès, combien de lignes ont été ignorées (p. ex. adresses en double) et s'il y a eu des erreurs.

Astuce pour le fichier CSV

Un tableur comme Excel ou LibreOffice exporte proprement une seule colonne d'adresses au format CSV. Veille à retirer, avant l'export, une éventuelle ligne d'en-tête (p. ex. « E-mail »).

La règle des rôles s'applique aussi ici

Lors de l'import CSV également, tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien. Si tu essaies d'attribuer un rôle trop élevé, cela sera refusé.

Ce qui se passe lorsque l'invitation est acceptée

La personne invitée reçoit un e-mail avec un lien. Si elle clique dessus, elle atterrit sur une page d'inscription et y remplit elle-même :

• Obligatoire : prénom et nom, mot de passe (au moins 8 caractères)
• Optionnel : téléphone, adresse, date de naissance, intitulé de poste, langue préférée

Après l'envoi, le compte est actif, le rôle de l'invitation est repris, et la personne est redirigée vers la connexion. À partir de là, elle peut se lancer — un guide pour bien démarrer se trouve sous Premiers pas pour les apprenant·e·s.

Capture d'écran à venir

Page d'inscription que voit la personne invitée après avoir cliqué sur le lien

Modifier un utilisateur existant

Les données ou le rôle d'une personne changent ? Tu entretiens ça directement sur l'utilisateur :

1. Dans le portail Admin, va dans Utilisateurs.
2. Recherche la personne dans la liste (par nom ou e-mail) et ouvre-la.
3. Ajuste ce qui est nécessaire :

Quoi	Comment
Modifier le rôle	Choisis un nouveau rôle — de nouveau uniquement des rôles inférieurs au tien. Détails sous Rôles et droits.
Département / groupe d'apprentissage	Affecter ou réaffecter la personne à un département ou un groupe.
Données de base	Corriger le nom, les coordonnées et les champs de profil.

1. Enregistre.

Le changement de rôle prend effet après une nouvelle connexion

Si le rôle d'une personne change, elle devrait se déconnecter puis se reconnecter une fois, afin que les nouveaux droits prennent pleinement effet.

Archiver / désactiver vs. supprimer

Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise ou n'a temporairement plus besoin d'accès, il y a deux voies très différentes :

Action	Ce qui se passe	Quand c'est pertinent
Archiver / désactiver	La personne ne peut plus se connecter. Mais ses données — leçons achevées, progression d'apprentissage, certificats — restent conservées.	Cas standard : la personne s'en va, mais les justificatifs doivent rester documentés.
Supprimer	Le compte est définitivement supprimé.	Uniquement si aucune donnée de la personne n'est vraiment plus nécessaire.

En cas de doute, archiver plutôt que supprimer

Archiver est presque toujours le bon choix : l'accès est immédiatement coupé, mais les certificats et l'historique d'apprentissage ne sont pas perdus. La suppression est irréversible — réfléchis d'abord à si des justificatifs (p. ex. pour des obligations de formation) sont encore nécessaires.

Lien avec les licences

Une personne n'a souvent pas seulement besoin d'un compte, mais aussi d'une place de licence pour pouvoir accéder à certains cours (soumis à licence). Si quelqu'un peut se connecter mais ne voit pas un cours sous licence, il manque généralement la place de licence.

De plus : si tu archives une personne, la place de licence correspondante se libère et peut être attribuée à quelqu'un d'autre. La façon d'allouer et de retirer des places est décrite sous Licences et accès.

Nombre maximal d'utilisateurs

Selon le contrat, ton entreprise peut avoir un plafond pour le nombre d'utilisateurs. S'il est atteint, tu ne peux créer de nouvelles personnes que lorsque tu en archives d'autres ou que le plafond est relevé (via l'équipe plateforme).

Questions fréquentes

La personne invitée n'a pas reçu d'e-mail. Fais d'abord vérifier le dossier de spam. Si rien n'arrive, réinvite la personne — un lien tout neuf est alors généré. Veille à ce que l'adresse e-mail soit correctement orthographiée.

Le lien d'invitation dit « expiré » ou « déjà utilisé ». Les liens sont valables 7 jours et utilisables une seule fois. Réinvite simplement la personne. Si elle s'est déjà inscrite avec succès, elle doit à la place se connecter tout à fait normalement.

Je ne peux pas sélectionner un certain rôle. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien. Les rôles supérieurs doivent être attribués par une personne disposant de l'autorisation adéquate — voir Rôles et droits.

Une personne archivée doit récupérer l'accès. Recherche-la dans la liste des utilisateurs (au besoin avec le filtre « Afficher les archivés »), réactive le compte et assure-toi qu'elle obtient à nouveau — si nécessaire — une place de licence.

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