Gestionar usuarios

Como gestor/a de tu empresa, decides quién obtiene acceso a online:academy, qué rol tiene la persona y a qué departamento pertenece. Esta página te muestra cómo invitar personas — de forma individual o como lista completa — y cómo mantener a los usuarios existentes.

Dónde ocurre esto

Los usuarios, las invitaciones, así como los roles y permisos, los gestionas en el Portal de Administración — esa es la interfaz de administración separada, no la App de aprendizaje habitual. Temas como tareas obligatorias, rutas de aprendizaje o analíticas están, en cambio, en la App bajo Administración.

Invitar a una persona de forma individual

La vía más rápida para incorporar a una nueva compañera o compañero:

1. En el Portal de Administración, ve a Usuarios.
2. Haz clic en Invitar (o Invitar usuario).
3. Rellena los campos:

Campo	Obligatorio	Nota
Correo electrónico	sí	La dirección a la que llega la invitación. Por dirección solo puede haber una invitación pendiente — una nueva reemplaza a la antigua.
Rol	sí	Qué puede hacer la persona. Solo puedes asignar roles que estén por debajo del tuyo (consulta Roles y permisos).
Departamento / Grupo de aprendizaje	no	Ordena a la persona de forma organizativa. Práctico para acciones masivas posteriores (p. ej. «todos los de Ventas»).

1. Enviar — el sistema envía un correo con un enlace de registro personal.

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Formulario de invitación en el Portal de Administración con campo de correo y selección de rol

¿Cuánto tiempo es válida la invitación?

El enlace de registro es válido por defecto 7 días y funciona exactamente una vez. Si caduca, simplemente vuelves a invitar a la persona.

Invitar a muchas personas a la vez (importación CSV)

Si quieres incorporar a todo un equipo, merece la pena la invitación masiva por archivo:

1. En el Portal de Administración, ve a Usuarios → Importar (importación CSV).
2. Sube el archivo CSV. Formato:
3. Una dirección de correo por línea
4. Sin fila de encabezado, sin más columnas
5. Opcional: elige el/los rol(es) que recibirán todas las personas invitadas.
6. Inicia la importación.

Tras la importación, el sistema te informa de cuántas invitaciones se crearon correctamente, cuántas líneas se omitieron (p. ej. direcciones duplicadas) y si hubo errores.

Consejo para el archivo CSV

Una hoja de cálculo como Excel o LibreOffice exporta limpiamente una única columna de direcciones como CSV. Asegúrate de eliminar antes de exportar una posible fila de encabezado (p. ej. «Correo»).

La regla de roles también se aplica aquí

También en la importación CSV solo puedes asignar roles que estén por debajo del tuyo. Si intentas asignar un rol demasiado alto, se rechaza.

Qué ocurre al aceptar la invitación

La persona invitada recibe un correo con un enlace. Al hacer clic, llega a una página de registro y allí rellena ella misma:

• Obligatorio: nombre y apellidos, contraseña (mínimo 8 caracteres)
• Opcional: teléfono, dirección, cumpleaños, cargo, idioma preferido

Tras enviar, la cuenta queda activa, se adopta el rol de la invitación y se redirige a la persona al inicio de sesión. A partir de ahí puede empezar — encontrará una guía para empezar en Primeros pasos para estudiantes.

Captura de pantalla próximamente

Página de registro que ve la persona invitada tras hacer clic en el enlace

Editar un usuario existente

¿Cambian los datos o el rol de una persona? Eso lo mantienes directamente en el usuario:

1. En el Portal de Administración, ve a Usuarios.
2. Busca a la persona en la lista (por nombre o correo) y ábrela.
3. Ajusta lo que sea necesario:

Qué	Cómo
Cambiar el rol	Elige un nuevo rol — de nuevo solo roles por debajo del tuyo. Detalles en Roles y permisos.
Departamento / Grupo de aprendizaje	Asigna o reasigna a la persona a un departamento o grupo.
Datos maestros	Corrige nombre, datos de contacto y campos de perfil.

1. Guardar.

El cambio de rol surte efecto tras volver a iniciar sesión

Si cambia el rol de una persona, esta debería cerrar sesión y volver a iniciarla una vez para que los nuevos permisos surtan pleno efecto.

Archivar / desactivar frente a eliminar

Cuando alguien deja la empresa o temporalmente ya no necesita acceso, hay dos vías muy distintas:

Acción	Qué ocurre	Cuándo tiene sentido
Archivar / desactivar	La persona ya no puede iniciar sesión. Pero sus datos — lecciones finalizadas, progreso de aprendizaje, certificados — se conservan.	Caso estándar: la persona se va, pero los justificantes deben quedar documentados.
Eliminar	La cuenta se elimina definitivamente.	Solo cuando realmente ya no se necesita ningún dato de la persona.

En caso de duda, archivar, no eliminar

Archivar es casi siempre la elección correcta: el acceso desaparece de inmediato, pero los certificados y el historial de aprendizaje no se pierden. Eliminar es irreversible — piensa antes si aún se necesitan justificantes (p. ej. para obligaciones de formación).

Relación con las licencias

Una persona a menudo no solo necesita una cuenta, sino también una plaza de licencia para poder acceder a determinados cursos (con licencia). Si alguien puede iniciar sesión pero no ve un curso con licencia, normalmente le falta la plaza de licencia.

Además: si archivas a una persona, la plaza de licencia asociada queda libre y puede asignarse a otra persona. Cómo asignar y retirar plazas está en Licencias y acceso.

Número máximo de usuarios

Según el contrato, tu empresa puede tener un límite máximo de número de usuarios. Si se alcanza, solo podrás crear nuevas personas cuando archives otras o se aumente el límite (a través del equipo de plataforma).

Preguntas frecuentes

La persona invitada no ha recibido ningún correo. Pídele primero que revise la carpeta de spam. Si no llega nada, vuelve a invitar a la persona — con ello se genera un enlace nuevo. Asegúrate de que la dirección de correo esté escrita correctamente.

El enlace de invitación dice «caducado» o «ya utilizado». Los enlaces son válidos 7 días y solo se pueden usar una vez. Simplemente vuelve a invitar a la persona. Si ya se ha registrado correctamente, en su lugar debe iniciar sesión con normalidad.

No puedo seleccionar un rol determinado. Solo puedes asignar roles que estén por debajo del tuyo. Los roles superiores debe asignarlos una persona con la autorización correspondiente — consulta Roles y permisos.

Una persona archivada debe volver a tener acceso. Búscala en la lista de usuarios (si es necesario, filtro «Mostrar archivados»), vuelve a activar la cuenta y asegúrate de que — si hace falta — vuelva a recibir una plaza de licencia.

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