Gestionar usuarios

En la administración decides quién obtiene acceso a online:academy, qué rol tiene la persona y a qué departamento pertenece. Esta página te muestra cómo invitar personas — de forma individual o como lista completa — y cómo mantener a los usuarios existentes.

Dónde ocurre esto

Los usuarios los gestionas en el Portal de Administración — esa es la interfaz de administración separada. Las invitaciones, en cambio, las envías en la Plataforma de aprendizaje bajo Administración → Invitaciones; en septiembre de 2026 se trasladaron allí desde el Portal de Administración, para que cada producto gestione sus propias invitaciones.

Invitar a una persona de forma individual

La vía más rápida para incorporar a una nueva compañera o compañero:

1. En la Plataforma de aprendizaje, cambia a Administración → Invitaciones.
2. Haz clic en Añadir.
3. Rellena los campos:

Campo	Obligatorio	Nota
Dirección de correo electrónico	sí	La dirección a la que llega la invitación. Por dirección solo puede haber una invitación pendiente — una nueva reemplaza a la antigua.
Empresa	sí	Como administrador/a de empresa, aquí solo puedes elegir tu propia empresa.
¿Para qué producto invitar?	no	Una simple ayuda visual: la selección limita la lista de roles de abajo a un producto y no se envía en sí misma. Si se deja en Todos los productos, puedes asignar en una sola invitación roles de online:academy y de azubi:web.
Roles	no	Qué puede hacer la persona. Solo puedes asignar roles que estén por debajo del tuyo — como Company-Admin, además Company-Admin (consulta Roles y permisos). Sin selección de roles se crea una cuenta sin permisos especiales — para estudiantes, elige el rol ROLE_USER (usuario básico).

1. Guardar — el sistema envía un correo con un enlace de registro personal.

El departamento lo añades después en el usuario, una vez completado el registro (ver más abajo). Solo en las invitaciones de administración se pregunta directamente durante el registro.

¿Cuánto tiempo es válida la invitación?

El enlace de registro es válido por defecto 7 días y funciona exactamente una vez. Si caduca, simplemente vuelves a invitar a la persona.

Invitar a muchas personas a la vez (importación CSV)

Si quieres incorporar a todo un equipo, merece la pena la invitación masiva por archivo:

1. En la Plataforma de aprendizaje, ve a Administración → Invitaciones → Importación CSV.
2. Selecciona el archivo CSV y súbelo. Formato:
3. Una dirección de correo por línea
4. Sin fila de encabezado, sin más columnas
5. Opcional: elige el/los rol(es) que recibirán todas las personas invitadas — solo se ofrecen roles por debajo del tuyo, como Company-Admin además Company-Admin.
6. Inicia la importación.

Tras la importación, el sistema te informa de cuántas invitaciones se generaron, cuántas líneas se omitieron (direcciones de correo no válidas) y si hubo errores. Las direcciones para las que ya existe una invitación pendiente reciben una invitación nueva (la antigua se reemplaza).

Consejo para el archivo CSV

Una hoja de cálculo como Excel o LibreOffice exporta limpiamente una única columna de direcciones como CSV. Asegúrate de eliminar antes de exportar una posible fila de encabezado (p. ej. «Correo») — y de que cada dirección aparezca solo una vez en el archivo.

Creación directa en lugar de invitación

En el Portal de Administración, bajo Usuarios existen además Añadir y una importación CSV propia — ambas crean cuentas directamente con contraseña, sin correo de invitación. Está pensado para casos especiales (p. ej. cuentas de prueba); la vía normal para empleados/as reales es la invitación, en la que la persona establece ella misma su contraseña.

Qué ocurre al aceptar la invitación

La persona invitada recibe un correo con un enlace. Al hacer clic, llega a una página de registro y allí rellena ella misma:

• Obligatorio: nombre y apellidos, contraseña (mínimo 10 caracteres)
• Opcional: teléfono, móvil, dirección (calle, código postal, ciudad, país), cargo

Tras enviar, la cuenta queda activa, se adoptan los roles de la invitación y se redirige a la persona al inicio de sesión. A partir de ahí puede empezar — encontrará una guía para empezar en Primeros pasos para estudiantes.

Editar un usuario existente

¿Cambian los datos o el rol de una persona? Eso lo mantienes directamente en el usuario:

1. En el Portal de Administración, ve a Usuarios.
2. Busca a la persona en la lista (por nombre o correo) y ábrela.
3. En el tab correspondiente, ajusta lo que sea necesario:

Qué	Dónde	Cómo
Cambiar el rol	Tab Roles y permisos	Elige un nuevo rol — de nuevo solo roles por debajo del tuyo, como Company-Admin además Company-Admin. Detalles en Roles y permisos.
Departamento / grupos de usuarios	Tab Información laboral	Asigna a la persona a un departamento y a tantos grupos de usuarios como quieras. Los grupos de usuarios son prácticos para acciones masivas (p. ej. tareas obligatorias masivas «Por grupo»).
Datos maestros	Tabs General y Contacto y dirección	Corrige nombre, datos de contacto y campos de perfil.

1. Guardar.

El cambio de rol surte efecto tras volver a iniciar sesión

Si cambia el rol de una persona, esta debería cerrar sesión y volver a iniciarla una vez para que los nuevos permisos surtan pleno efecto.

Archivar / desactivar frente a eliminar

Cuando alguien deja la empresa o temporalmente ya no necesita acceso, hay dos vías muy distintas:

Acción	Qué ocurre	Cuándo tiene sentido
Archivar / desactivar	La persona ya no puede iniciar sesión. Pero sus datos — lecciones finalizadas, progreso de aprendizaje, certificados — se conservan.	El caso estándar, y en ambos sentidos: tanto en ausencias prolongadas como baja por maternidad, excedencia, año sabático o enfermedad de larga duración, como al salir de la empresa, cuando los justificantes deben quedar documentados.
Eliminar	Todos los datos personales de la cuenta (nombre, correo, datos de contacto, foto de perfil) se anonimizan y el acceso se bloquea de forma permanente. La dirección de correo vuelve a quedar libre y puede usarse para una cuenta nueva.	Solo cuando los datos personales deban eliminarse realmente (p. ej. una solicitud de protección de datos).

En caso de duda, archivar, no eliminar

Archivar es casi siempre la elección correcta: el acceso desaparece de inmediato, pero los certificados y el historial de aprendizaje se conservan, y la persona puede volver a activarse en cualquier momento. Eliminar, en cambio, no se puede deshacer — el nombre y los datos de contacto quedan después anonimizados de forma permanente. Piensa antes si aún se necesitan justificantes (p. ej. para obligaciones de formación).

Número máximo de usuarios

Según el contrato, tu empresa puede tener un límite máximo de número de usuarios. Cuenta todas las cuentas creadas — también las archivadas. Si se alcanza el límite, el equipo de generation:l lo aumenta para vosotros.

Solicitudes de eliminación de empleados

Cada persona puede solicitar en su propio perfil que se elimine su cuenta. La cuenta no se elimina de inmediato: tú, como administrador de la empresa, decides.

1. En cuanto llega una solicitud, recibes una entrada «Nueva solicitud de eliminación» en la campana y un correo electrónico.
2. Abre el Portal de Administración. En la página de inicio, la tarjeta Solicitudes de eliminación muestra todas las solicitudes abiertas; el plazo más próximo aparece arriba.
3. Haz clic en Aprobar o Rechazar:
   • Aprobar: la cuenta se anonimiza igual que al eliminar y el acceso queda bloqueado de forma permanente. La persona recibe un correo al respecto.
   • Rechazar: indica en el campo Motivo por qué la cuenta se mantiene (obligatorio). La persona recibe el motivo por correo y la cuenta permanece sin cambios.

Decide en el plazo de un mes

Si un mes después de la solicitud no hay ninguna decisión, la cuenta se elimina automáticamente; se informa a la persona por correo. El plazo aparece en la campana y en el correo.

¿Cuándo rechazar?

Un motivo puede ser, por ejemplo, que deban conservarse facturas o que aún se necesiten justificantes de formaciones obligatorias completadas. En caso de duda, archivar es el mejor camino.

Hasta que se decida, la persona puede seguir iniciando sesión y retirar la solicitud en su perfil en cualquier momento. No puedes decidir sobre tu propia solicitud, y la persona que sea el último administrador de la empresa no puede presentar una solicitud de eliminación.

Preguntas frecuentes

La persona invitada no ha recibido ningún correo. Pídele primero que revise la carpeta de spam. Si no llega nada, vuelve a invitar a la persona — con ello se genera un enlace nuevo. Asegúrate de que la dirección de correo esté escrita correctamente.

El enlace de invitación dice «caducado» o «ya utilizado». Los enlaces son válidos 7 días y solo se pueden usar una vez. Simplemente vuelve a invitar a la persona. Si ya se ha registrado correctamente, en su lugar debe iniciar sesión con normalidad.

No puedo seleccionar un rol determinado. Solo puedes asignar roles que estén por debajo del tuyo; como Company-Admin puedes nombrar además a otros Company-Admin. Los roles superiores los asigna el equipo de generation:l — consulta Roles y permisos.

Una persona archivada debe volver a tener acceso. Búscala en la lista de usuarios (las cuentas archivadas también se muestran allí) y haz clic en Reactivar — después podrá volver a iniciar sesión.

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