Plantillas de documentos

Las plantillas de documentos controlan qué aspecto y qué tono tienen los contenidos generados automáticamente: facturas, correos del sistema, certificados y recordatorios de tareas obligatorias. En lugar de quedarte con los textos integrados, puedes diseñarlos tú mismo/a — con tu redacción, tu logotipo y tu diseño corporativo.

Cada empresa mantiene sus propias plantillas. Si no configuras nada, el sistema envía su texto estándar integrado — con dos excepciones: el correo de bienvenida y el recordatorio de curso solo se envían con una plantilla propia. Qué propósitos existen y qué ocurre sin plantilla propia lo muestra la vista general en Asignar una plantilla a un propósito; cómo es el texto estándar, lo ves en Ver el texto estándar.

¿Quién puede editar plantillas?

Puedes crear, editar y asignar plantillas a partir de Content-Manager. Los Company-Admin disponen de estos permisos automáticamente.

Para qué sirven las plantillas

Flujo de trabajo (p. ej. asignar una tarea obligatoria)
        ↓
¿Qué plantilla está asignada a este propósito?
   ↓ plantilla propia         ↓ ninguna propia
Se utiliza tu             Se envía el texto estándar
plantilla                 (correo de bienvenida y
                          recordatorio de curso: no se envía nada)

Una plantilla tiene un tipo (la categoría general) y se asigna a un propósito (el caso de uso concreto). Solo a través del propósito sabe el sistema qué plantilla debe cargar en un determinado flujo.

Tipo	Para qué
Factura	Diseño y texto de los PDF de factura
Correo electrónico	Correos del sistema en torno a pedidos, acceso al curso y asignaciones
Certificado	Diseño y texto de los certificados de finalización
Recordatorio de asignación	Correos de recordatorio de tareas obligatorias vencidas

Contexto sobre los certificados

Cómo se controla la emisión de certificados por curso (campo del curso «Certificado para la finalización del curso», variantes «aprobado»/«participado») y qué marcadores de posición conocen los certificados se explica en Certificados y plantillas de certificado.

Ver las plantillas existentes

1. En la Plataforma de aprendizaje, abre el menú Administración → Plantillas de documentos (pestaña Plantillas).
2. Ves todas las plantillas de tu empresa como lista de tarjetas, con filtro por tipo y una pequeña vista previa.
3. Un clic en una tarjeta abre el editor con vista previa y opciones de edición.

Por tarjeta puedes:

• Editar — abre el editor
• Duplicar — crea una copia como punto de partida para una nueva variante
• Eliminar

Primero copiar, después adaptar

En vez de construir cada plantilla desde cero, merece la pena duplicar una de tus plantillas existentes y adaptarla — el logotipo, los colores y la estructura ya están definidos. En la lista de tarjetas están las plantillas de tu empresa; los textos estándar integrados del sistema no aparecen ahí. Puedes verlos con el botón Ver texto estándar en la pestaña Asignaciones (más información).

Crear una nueva plantilla

1. Haz clic en Nueva plantilla.
2. Rellena los campos:
3. Nombre — p. ej. «Correo de bienvenida 2026»
4. Tipo — factura, correo electrónico, certificado o recordatorio de asignación
5. Slug (identificador corto) — debe ser único dentro de tu empresa y del mismo tipo
6. opcionalmente, una descripción
7. Redacta el contenido en el editor — consulta las secciones siguientes.
8. Revisa la vista previa (HTML y/o PDF).
9. Guardar.

El editor

El editor es un editor WYSIWYG («lo que ves es lo que obtienes») — formateas directamente, sin conocimientos de HTML:

• Formato de texto: negrita, cursiva, subrayado
• Encabezados, listas, alineación
• Imágenes, enlaces, líneas de separación, tablas
• Insertar marcadores de posición: mediante un desplegable eliges marcadores categorizados (empresa, cliente, pedido, curso, documento). El marcador elegido aparece como una píldora de color en el texto y se adopta automáticamente de forma correcta al guardar.
• Bloques de factura (solo en plantillas de factura): bloques prediseñados para el encabezado de la factura, el bloque de cliente, la tabla de posiciones, el bloque de totales y el pie de página.
• Asunto (solo en correo electrónico y recordatorio de asignación): la línea de asunto del correo; se pueden usar marcadores. Si el campo queda vacío, se aplica el asunto integrado. En la confirmación de pedido se aplica por ahora siempre el asunto integrado.
• Modo HTML para quienes prefieran editar directamente el código fuente.

Utilizar marcadores de posición

Los marcadores de posición son huecos que se rellenan con datos reales en el momento del envío — p. ej. el nombre de la persona o el nombre del curso. La forma más sencilla de insertarlos es mediante el desplegable.

Atención a la grafía

Las plantillas del tipo Recordatorio de asignación utilizan marcadores en camelCase (p. ej. firstName, courseUrl). Todos los demás tipos utilizan snake_case con guiones bajos (p. ej. first_name, course_url). Lo más seguro es insertar los marcadores mediante el desplegable, para que la grafía sea correcta.

Una selección de los marcadores más importantes por tipo:

Tipo	Marcadores de ejemplo
Factura	company_name (nombre de la empresa), company_logo (logotipo de la empresa), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
Correo electrónico	first_name (nombre de pila, obtenido automáticamente del nombre completo), user_name, course_name, course_url (enlace directo al curso), company_name, company_logo, login_url, order_status (solo en la actualización de estado del pedido: el estado como palabra — «bezahlt» (pagado), «abgeschlossen» (completado), «storniert» (cancelado) o «erstattet» (reembolsado)), assigned_by_name (la persona que asigna; en el correo de bienvenida, la persona que invita; vacío si la persona se registra por sí misma)
Certificado	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (variante de finalización; el valor es siempre la palabra alemana „bestanden“ o „teilgenommen“), qr_code (código QR para la verificación), company_name (nombre de la empresa), company_logo (logotipo de la empresa)
Recordatorio de asignación	firstName (nombre de pila), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (enlace directo al curso), companyName (nombre de la empresa), assignedByName (persona que asigna)

La selección completa por plantilla te la muestra el desplegable de marcadores del editor.

Los marcadores de fecha se representan automáticamente como DD.MM.AAAA. Si escribes mal un marcador (es decir, uno que el sistema no conoce), se resalta en rojo en la vista previa — así detectas los errores tipográficos de inmediato.

Utilizar la vista previa

Antes de que una plantilla entre en producción, revísala siempre en la vista previa. El modo depende del tipo de plantilla:

• Las plantillas de certificado muestran una vista previa en PDF (A4 horizontal), incrustada en el diálogo de vista previa. El certificado que se emite después tiene exactamente el mismo aspecto que esta vista previa; el código QR ya aparece en ella con su tamaño real.
• Todos los demás tipos (factura, correo electrónico, recordatorio de asignación) muestran una vista previa HTML con datos de ejemplo (p. ej. «Muster GmbH», «Max Mustermann»).

A qué debes prestar atención:

1. ¿Se sustituyen correctamente todos los marcadores? (Ya sin marcas rojas.)
2. ¿Es correcto el diseño — no se sale ningún texto del margen?
3. ¿Está el logotipo bien colocado y nítido?
4. Si algo no encaja: ajustar, nueva vista previa, hasta que quede bien.

Versiones — recuperar estados anteriores

Cada vez que guardas se crea una nueva versión. Al guardar, el editor pide un comentario de cambio — con media frase basta («logotipo sustituido»), aparece después en la lista y evita tener que adivinar qué versión era cuál. No es obligatorio.

1. En el editor, haz clic arriba a la derecha en el icono del reloj Historial de versiones.
2. La lista muestra el número de versión, la fecha, la hora y el comentario de cambio, con la versión más reciente primero.
3. Un clic en una entrada recupera el texto de entonces en el editor. Con eso todavía no se ha guardado nada — la marca Sin guardar indica que el estado anterior solo está en el editor.
4. Si encaja, haz clic en Guardar. Esto crea a su vez una nueva versión, así que el estado intermedio no se pierde.

Solo se recupera el contenido

Al restaurar, el texto vuelve desde el editor — el nombre y el asunto de la plantilla se quedan tal como están en ese momento. Si también quieres revertir el asunto, introdúcelo tú de nuevo a mano.

Asignar una plantilla a un propósito

Para que una plantilla se utilice realmente, debe estar asignada a un propósito.

1. En la Plataforma de aprendizaje, bajo Administración → Plantillas de documentos, abre la pestaña Asignaciones.
2. Ves, por propósito, qué plantilla está activa en ese momento:
3. Texto estándar — no hay ninguna plantilla propia asignada; el sistema usa su texto integrado.
4. Solo con plantilla propia — aparece en lugar de «Texto estándar» en el correo de bienvenida y el recordatorio de curso mientras no haya una plantilla propia asignada: estos dos correos no tienen texto integrado, así que sin plantilla no se envía nada.
5. Plantilla propia — hay asignada una plantilla mantenida por tu empresa.
6. Obligatorio marca los tres propósitos factura estándar, confirmación de pedido y certificado de curso «aprobado». Sin plantilla propia, el sistema envía allí el texto estándar.
7. Si un propósito está en Texto estándar o Solo con plantilla propia, el botón Asignar lleva a la selección de una plantilla existente.
8. Si ya hay una plantilla propia asignada, hay tres iconos disponibles: Editar (abre el editor), Asignar otra plantilla y Quitar plantilla propia (después vuelve a regir el texto estándar; en el correo de bienvenida y el recordatorio de curso, el correo deja de enviarse — el diálogo te lo indica).
9. En cada propósito con texto integrado hay además un botón Ver texto estándar, también cuando hay una plantilla propia asignada. Consulta Ver el texto estándar.

Qué propósitos existen

Propósito	Tipo	Se usa una plantilla propia
Factura estándar	Factura	sí — para todas las facturas
Confirmación de pedido	Correo electrónico	sí — tras un pedido
Certificado de curso: aprobado	Certificado	sí — en cursos con «Curso aprobado con éxito»
Certificado de curso: participado	Certificado	sí — en cursos con «Participó en el curso»; sin plantilla propia se utiliza la plantilla de «aprobado» (completion_type = „teilgenommen“)
Acceso al curso desbloqueado	Correo electrónico	sí — al inscribirse en un curso
Curso asignado	Correo electrónico	sí — con una tarea obligatoria sobre un curso
Itinerario de aprendizaje asignado	Correo electrónico	sí — con una tarea obligatoria sobre un itinerario de aprendizaje
Actualización de estado del pedido	Correo electrónico	sí — cuando un pedido se paga, se completa, se cancela o se reembolsa
Correo de bienvenida	Correo electrónico	sí, solo con plantilla propia — una vez, cuando una persona acepta una invitación o se registra por sí misma
Recordatorio de curso	Correo electrónico	sí, solo con plantilla propia — una vez, cuando un curso no está terminado tres semanas después de la inscripción
Recordatorio de asignación (estándar)	Recordatorio de asignación	sí — en recordatorios al usuario sin plantilla propia en el recordatorio

Para los ocho propósitos superiores rige la regla del esquema de arriba: plantilla propia asignada → se envía tu plantilla. Ninguna asignada → el texto estándar integrado. Excepción: si «Certificado de curso: participado» no tiene plantilla propia, se utiliza la plantilla de «Certificado de curso: aprobado».

En Actualización de estado del pedido, el marcador order_status inserta el estado en el texto como palabra: «bezahlt» (pagado), «abgeschlossen» (completado), «storniert» (cancelado) o «erstattet» (reembolsado). En un reembolso, la nota de crédito va adjunta al correo como PDF, también con plantilla propia.

El Correo de bienvenida y el Recordatorio de curso solo existen con plantilla propia. Si no hay ninguna asignada, no se envía nada y la vista general muestra Solo con plantilla propia.

• Correo de bienvenida: se envía una vez después de que una persona haya aceptado una invitación o se haya registrado por sí misma, p. ej. al comprar a través de una landing page. No se envía cuando un administrador crea cuentas directamente, una a una o mediante importación CSV en el Portal de Administración — en ese caso la cuenta se crea sin invitación. El marcador assigned_by_name contiene el nombre de la persona que invita; si la persona se registra por sí misma, queda vacío.
• Recordatorio de curso: se envía una vez cuando un curso sigue sin terminarse tres semanas (21 días) después de la inscripción. Los cursos que para la persona son ahora mismo una tarea obligatoria abierta (directamente o a través de un itinerario de aprendizaje) no lo reciben — la tarea obligatoria tiene sus propios recordatorios. Tampoco lo reciben los cursos desactivados o eliminados. Las inscripciones que, al introducirse este correo, ya tenían más de cuatro semanas no lo reciben con carácter retroactivo. El plazo no se puede configurar.

Los recordatorios de asignación eligen su plantilla directamente en el propio recordatorio: la defines al configurar la tarea obligatoria, no en esta pestaña. Consulta Tareas obligatorias. Aquí solo se asigna la finalidad «Recordatorio de asignación (estándar)»: se aplica cuando un recordatorio al usuario no tiene plantilla propia; sin asignación rige el texto integrado. Los recordatorios a la persona que asigna no la usan: sin plantilla propia reciben un texto integrado aparte que se dirige a esa persona.

Asignar referencia, no copia

«Asignar» crea una referencia a tu plantilla, no una copia. Puedes, por tanto, asignar la misma plantilla a varios propósitos y, si la editas, el cambio surte efecto de inmediato en todas partes. «Quitar plantilla propia» solo elimina la referencia — la plantilla en sí permanece en la lista.

Ver el texto estándar

Puedes ver de antemano qué envía el sistema sin una plantilla propia. Para ello, en la pestaña Asignaciones hay un botón Ver texto estándar en cada propósito con texto integrado. También aparece en los propósitos que ya tienen una plantilla propia asignada — así puedes comparar tu plantilla con el texto estándar.

Un clic abre un diálogo con el texto estándar, rellenado con datos de ejemplo (p. ej. «Max Mustermann», «Muster GmbH»):

• Los correos electrónicos aparecen con la línea de asunto («Asunto: …») y tal como se envía el correo.
• El Recordatorio de asignación (estándar) aparece en dos variantes: A estudiantes y A la persona que asigna. La persona que asigna recibe un texto propio.
• La factura y los certificados se abren como PDF. En Certificado de curso: participado, el diálogo muestra lo que realmente se envía sin plantilla propia: la plantilla de «aprobado» (con completion_type = „teilgenommen“), si hay una plantilla asignada (la tuya o una de la plataforma); si no, el certificado integrado.

El diálogo solo muestra el texto estándar. No puedes editarlo ni adoptarlo como plantilla propia desde ahí. El Correo de bienvenida y el Recordatorio de curso no tienen botón, porque ninguno de los dos tiene texto estándar — solo se envían con una plantilla propia.

Preguntas frecuentes

He creado una plantilla, pero no se utiliza. Comprueba en Asignaciones si la plantilla está asignada al propósito correspondiente. Con crear la plantilla no basta — todavía hay que asignarla.

Mi marcador de posición aparece en rojo en la vista previa. Entonces el sistema no lo conoce — normalmente es un error tipográfico. Fíjate en la grafía correcta (recordatorio de asignación: camelCase; en el resto, snake_case) — lo más seguro es insertarlo mediante el desplegable.

¿Puedo deshacer un cambio? Sí, restaurando una versión anterior desde el historial de versiones y guardando.

En un propósito pone «Texto estándar». ¿Qué aspecto tiene? El botón Ver texto estándar junto al propósito te lo muestra con datos de ejemplo (más información). Los correos integrados siguen todos la misma estructura: barra de cabecera oscura con logotipo, tarjeta de contenido blanca, un botón de color hacia el lugar correspondiente en la Plataforma de aprendizaje y, debajo, un pie de página. El saludo y el texto son de tono neutro. La barra de cabecera, el logotipo y el color del botón proceden del diseño estándar de online:academy — tu propio logotipo y tus colores solo entran en juego con una plantilla propia. El correo de bienvenida y el recordatorio de curso no tienen texto estándar; en ellos pone «Solo con plantilla propia».

He asignado una plantilla para el correo de bienvenida o el recordatorio de curso, pero a una persona no le llega nada. Ambos correos se envían solo con un motivo concreto y solo una vez: el correo de bienvenida, cuando una persona acepta una invitación o se registra por sí misma; el recordatorio de curso, cuando un curso no está terminado tres semanas después de la inscripción. Los detalles están en Asignar una plantilla a un propósito.

¿Cómo creo y diseño exactamente los certificados? Contexto sobre la emisión de certificados y los marcadores en Certificados y plantillas de certificado.

¿Qué relación tienen los recordatorios de tareas obligatorias con las plantillas? Los correos de recordatorio de tareas obligatorias vencidas utilizan la plantilla del tipo recordatorio de asignación. Cómo asignas tareas obligatorias se explica en Tareas obligatorias.