Plantillas de documentos y correos

Las plantillas controlan cómo se ven y cómo suenan los contenidos generados automáticamente: facturas, correos del sistema (p. ej. confirmación de pedido, acceso al curso, asignación de tareas obligatorias, recordatorio de curso), certificados y recordatorios de tareas obligatorias. En lugar de dejar estos textos fijos en el código, puedes diseñarlos tú — con tu redacción, tu logotipo y tu diseño corporativo.

Cada empresa mantiene sus propias plantillas. Si no existe una plantilla propia para un caso de uso, se recurre automáticamente a una plantilla estándar del sistema con sentido — así el envío siempre funciona, incluso sin que configures nada.

¿Quién puede editar plantillas?

El área de plantillas es visible a partir de Content-Manager. La creación, edición y asignación es típicamente una tarea de los Company-Admins.

Para qué sirven las plantillas

Workflow (z. B. Pflichtaufgabe zuweisen)
        ↓
Welche Vorlage ist diesem Zweck zugewiesen?
   ↓ eigene Vorlage           ↓ keine eigene
Deine Vorlage wird        System-Standardvorlage
verwendet                 wird verwendet

Una plantilla tiene un tipo (la categoría general) y se asigna a un propósito (el caso de uso concreto). Solo a través del propósito sabe el sistema qué plantilla debe cargar en un determinado flujo.

Tipo	Para qué
Factura (invoice)	Diseño y texto de los PDF de factura
Correo (email)	Correos del sistema: confirmación de pedido, acceso al curso, asignación de tareas obligatorias, correo de bienvenida, recordatorio de curso, entre otros
Certificado (certificate)	Diseño y texto de los certificados de finalización
Recordatorio de tareas obligatorias (assignment-reminder)	Correos de recordatorio de tareas obligatorias vencidas

Los certificados a menudo los diseñan los propios formadores/as

Cómo construir plantillas de certificado, establecer diseño y marcadores de posición y asignarlas a un curso o ruta de aprendizaje se explica en detalle en Plantillas de certificado para formadores/as.

Ver las plantillas existentes

1. En la App, abre la sección del menú Administración → Plantillas.
2. Ves todas las plantillas de tu empresa como lista de tarjetas con filtro de tipo y una pequeña vista previa.
3. Un clic en una tarjeta abre el editor con vista previa y opciones de edición.

Por cada tarjeta puedes:

• Editar — abre el editor
• Duplicar — crea una copia como punto de partida para una nueva variante
• Eliminar

Captura de pantalla próximamente

Vista general de plantillas con filtro de tipo y tarjetas de vista previa

Primero copiar, luego adaptar

En vez de construir cada plantilla de nuevo, merece la pena duplicar una existente — a menudo ya existe una plantilla estándar con logotipo y diseño que puedes tomar como base.

Crear una nueva plantilla

1. Haz clic en Nueva.
2. Rellena los campos:
3. Nombre — p. ej. «Correo de bienvenida 2026»
4. Tipo — Factura, Correo, Certificado o Recordatorio de tareas obligatorias
5. Slug (identificador corto) — debe ser único dentro de tu empresa y del mismo tipo
6. opcionalmente una descripción
7. Redacta el contenido en el editor — consulta las siguientes secciones.
8. Comprueba la vista previa (HTML y/o PDF).
9. Guardar.

El editor

El editor es un editor WYSIWYG («lo que ves, obtienes») — formateas directamente, sin conocimientos de HTML:

• Formato de texto: negrita, cursiva, subrayado
• Encabezados, listas, alineación
• Imágenes, enlaces, líneas divisorias, tablas
• Insertar marcadores de posición: mediante un desplegable eliges marcadores categorizados (empresa, cliente, pedido, curso, documento). El marcador elegido aparece como una píldora de color en el texto y se adopta automáticamente de forma correcta al guardar.
• Bloques de factura (solo en plantillas de factura): bloques predefinidos para cabecera de factura, bloque de cliente, tabla de líneas, bloque de totales y pie de página.
• Modo HTML para usuarios/as con experiencia que quieran editar directamente el código fuente.

Captura de pantalla próximamente

Editor con desplegable de marcadores de posición y píldoras de color en el texto

Usar marcadores de posición

Los marcadores de posición son huecos que se rellenan con datos reales en el envío — p. ej. el nombre de la persona o el nombre del curso. La forma más sencilla de insertarlos es mediante el desplegable.

Ten en cuenta la escritura

Las plantillas del tipo Recordatorio de tareas obligatorias usan marcadores de posición en camelCase (p. ej. firstName, courseUrl). Todos los demás tipos usan snake_case con guiones bajos (p. ej. first_name, course_url). Lo más seguro es insertar los marcadores mediante el desplegable, para que la escritura sea correcta.

Una selección de los marcadores de posición más importantes por tipo:

Tipo	Marcadores de ejemplo
Factura	company_name, company_logo, invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
Correo	first_name (nombre), user_name, course_name, course_url (enlace al curso), company_name, company_logo, login_url
Certificado	user_name, course_name, completion_date, score_percent, qr_code, company_name, company_logo
Recordatorio de tareas obligatorias	firstName (nombre), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (enlace al curso), companyName

Marcadores de posición más nuevos

Desde junio de 2026 existen el nombre (first_name o firstName, automáticamente a partir del nombre completo) y un enlace directo al curso (course_url o courseUrl). Para los certificados están además disponibles qr_code (código QR para la verificación), company_name y company_logo (branding de la empresa). La selección completa por plantilla te la muestra el desplegable de marcadores de posición en el editor.

Los marcadores de posición de fecha se representan automáticamente como TT.MM.JJJJ. Si escribes mal un marcador, se resalta en amarillo en la vista previa — así reconoces enseguida las erratas.

Usar la vista previa

Antes de que una plantilla pase a producción, compruébala siempre en la vista previa. Hay dos modos:

• Vista previa HTML (estándar) — muestra la plantilla con datos de ejemplo (p. ej. «Muster GmbH», «Max Mustermann»). Los marcadores faltantes o mal escritos aparecen marcados en amarillo.
• Vista previa PDF — genera un PDF real (facturas en formato vertical, certificados en formato horizontal) y lo abre en una pestaña nueva.

A qué debes prestar atención:

1. ¿Se sustituyen correctamente todos los marcadores de posición? (Ya sin marcas amarillas.)
2. ¿Cuadra el diseño — no se sale ningún texto del borde?
3. ¿Está el logotipo bien colocado y nítido?
4. Si algo no encaja: ajusta, nueva vista previa, hasta que cuadre.

Versiones — recuperar estados anteriores

Cada guardado crea automáticamente una nueva versión. Así puedes deshacer cambios en cualquier momento:

1. En el editor, abre el historial de versiones (barra lateral/panel).
2. Ves el número de versión, la marca de tiempo y — si está registrado — un comentario de cambio.
3. Un clic en una versión anterior la restaura para vista previa en el editor.
4. Para adoptarla definitivamente, luego Guardar — eso, a su vez, crea una nueva versión.

Captura de pantalla próximamente

Historial de versiones con marcas de tiempo y acción de restaurar

Asignar una plantilla a un propósito

Para que una plantilla se utilice realmente, debe estar asignada a un propósito.

1. Bajo Administración → Plantillas, abre la pestaña Asignaciones.
2. Ves por cada propósito qué plantilla está activa en ese momento:
3. Estándar del sistema (marcado en gris) — no hay plantilla propia; el sistema usa su plantilla estándar.
4. Plantilla propia — hay asignada una plantilla mantenida por tu empresa.
5. Por cada propósito hay disponibles tres acciones:
6. Crear nueva — crea una plantilla vacía para ese propósito
7. Asignar existente — elige una plantilla existente
8. Quitar asignación — recae en el estándar del sistema

Siempre sale algo

Incluso sin plantilla propia, el envío funciona: el sistema usa primero tu propia plantilla, si no, el estándar del sistema. El diseño y la redacción son entonces genéricos — pero nadie recibe un correo vacío.

Asignar referencia, no copia

«Asignar existente» crea una referencia a tu plantilla, no una copia. Así que puedes asignar la misma plantilla a varios propósitos, y cuando la editas, el cambio surte efecto en todas partes de inmediato. «Quitar asignación» solo suelta la referencia — la plantilla en sí permanece en la lista.

Preguntas frecuentes

He creado una plantilla, pero no se usa. Comprueba en Asignaciones si la plantilla está asignada al propósito adecuado. Una plantilla creada por sí sola no basta — todavía hay que asignarla.

Mi marcador de posición aparece en amarillo en la vista previa. Entonces está mal escrito o faltan los datos. Presta atención a la escritura correcta (Recordatorio de tareas obligatorias: camelCase, en los demás casos snake_case) — lo más seguro es insertarlo mediante el desplegable.

¿Puedo deshacer un cambio? Sí, restaura y guarda una versión anterior a través del historial de versiones.

¿Cómo creo y diseño exactamente los certificados? Eso se describe en detalle en Plantillas de certificado para formadores/as.

¿Cómo se relacionan los recordatorios de tareas obligatorias con las plantillas? Los correos de recordatorio de tareas obligatorias vencidas usan la plantilla del tipo Recordatorio de tareas obligatorias. Cómo asignas tareas obligatorias se explica en Tareas obligatorias.