Document- en mailsjablonen

Sjablonen bepalen hoe automatisch gegenereerde content eruitziet en klinkt: facturen, systeem-e-mails (bijv. bestelbevestiging, cursustoegang, toewijzing van verplichte taken, cursusherinnering), certificaten en herinneringen voor verplichte taken. In plaats van deze teksten vast in de code te laten, kun je ze zelf vormgeven — met jouw bewoording, jouw logo en jouw huisstijl.

Elk bedrijf onderhoudt zijn eigen sjablonen. Is er voor een toepassing geen eigen sjabloon, dan grijpt automatisch een zinvol systeemstandaardsjabloon in — het versturen werkt dus altijd, ook zonder dat je iets inricht.

Wie mag sjablonen bewerken?

Het sjablonengedeelte is vanaf Content-Manager zichtbaar. Het aanleggen, bewerken en toewijzen is doorgaans een taak van de Company-Admins.

Waar sjablonen goed voor zijn

Workflow (bijv. verplichte taak toewijzen)
        ↓
Welk sjabloon is aan dit doel toegewezen?
   ↓ eigen sjabloon           ↓ geen eigen
Jouw sjabloon wordt       Systeemstandaardsjabloon
gebruikt                  wordt gebruikt

Een sjabloon heeft een type (de grove categorie) en wordt aan een doel (het concrete toepassingsgeval) toegewezen. Pas via het doel weet het systeem welk sjabloon het in een bepaald verloop moet laden.

Type	Waarvoor
Factuur (invoice)	Layout en tekst van factuur-PDF's
E-mail (email)	Systeemmails: bestelbevestiging, cursustoegang, toewijzing van verplichte taken, welkomstmail, cursusherinnering e.a.
Certificaat (certificate)	Layout en tekst van de afrondingscertificaten
Herinnering verplichte taak (assignment-reminder)	Herinneringsmails voor verschuldigde verplichte taken

Certificaten stellen trainers vaak zelf samen

Hoe je certificaatsjablonen opbouwt, layout en placeholders instelt en ze aan een cursus of leerpad toewijst, staat uitgebreid onder Certificaatsjablonen voor trainers.

Bestaande sjablonen bekijken

1. In de app het menugedeelte Beheer → Sjablonen openen.
2. Je ziet alle sjablonen van je bedrijf als tegellijst met typefilter en kleine voorbeeldweergave.
3. Een klik op een tegel opent de editor met voorbeeld en bewerkingsopties.

Per tegel kun je:

• Bewerken — opent de editor
• Dupliceren — maakt een kopie als uitgangspunt voor een nieuwe variant
• Verwijderen

Screenshot volgt

Sjablonenoverzicht met typefilter en voorbeeldtegels

Eerst kopiëren, dan aanpassen

In plaats van elk sjabloon opnieuw te bouwen, loont het om een bestaand sjabloon te dupliceren — vaak bestaat er al een standaardsjabloon met logo en design dat je als basis kunt nemen.

Een nieuw sjabloon aanleggen

1. Op Nieuw klikken.
2. Velden invullen:
3. Naam — bijv. „Welkomstmail 2026"
4. Type — factuur, e-mail, certificaat of herinnering verplichte taak
5. Slug (korte identificatie) — moet binnen je bedrijf en hetzelfde type uniek zijn
6. optioneel een beschrijving
7. Inhoud in de editor opstellen — zie volgende secties.
8. Voorbeeld controleren (HTML en/of PDF).
9. Opslaan.

De editor

De editor is een WYSIWYG-editor („wat je ziet, krijg je") — je formatteert direct, zonder HTML-kennis:

• Tekstopmaak: vet, cursief, onderstreept
• Koppen, lijsten, uitlijning
• Afbeeldingen, links, scheidingslijnen, tabellen
• Placeholders invoegen: via een dropdown kies je gecategoriseerde placeholders (bedrijf, klant, bestelling, cursus, document). De gekozen placeholder verschijnt als gekleurde pil in de tekst en wordt bij het opslaan automatisch correct overgenomen.
• Factuurbouwstenen (alleen bij factuursjablonen): kant-en-klare blokken voor factuurkop, klantblok, positietabel, totaalblok en voettekst.
• HTML-modus voor ervaren gebruikers die de broncode direct willen bewerken.

Screenshot volgt

Editor met placeholder-dropdown en gekleurde pillen in de tekst

Placeholders inzetten

Placeholders zijn lege plekken die bij het versturen met echte gegevens worden gevuld — bijv. de naam van de persoon of de cursusnaam. Je voegt ze het makkelijkst in via de dropdown.

Let op de schrijfwijze

Sjablonen van het type Herinnering verplichte taak gebruiken placeholders in camelCase (bijv. firstName, courseUrl). Alle andere types gebruiken snake_case met underscores (bijv. first_name, course_url). Het veiligst is om de placeholders via de dropdown in te voegen, zodat de schrijfwijze klopt.

Een selectie van de belangrijkste placeholders per type:

Type	Voorbeeld-placeholders
Factuur	company_name, company_logo, invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (voornaam), user_name, course_name, course_url (link naar de cursus), company_name, company_logo, login_url
Certificaat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, qr_code, company_name, company_logo
Herinnering verplichte taak	firstName (voornaam), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (link naar de cursus), companyName

Nieuwere placeholders

Sinds juni 2026 is er de voornaam (first_name resp. firstName, automatisch uit de volledige naam) en een directe cursuslink (course_url resp. courseUrl). Voor certificaten zijn er bovendien qr_code (QR-code ter verificatie), company_name en company_logo (bedrijfsbranding) beschikbaar. De volledige selectie per sjabloon toont de placeholder-dropdown in de editor.

Datum-placeholders worden automatisch als DD.MM.JJJJ weergegeven. Schrijf je een placeholder verkeerd, dan wordt hij in het voorbeeld geel gemarkeerd — zo herken je typefouten meteen.

Voorbeeld gebruiken

Voordat een sjabloon in productie gaat, controleer hem altijd in het voorbeeld. Er zijn twee modi:

• HTML-voorbeeld (standaard) — toont het sjabloon met voorbeeldgegevens (bijv. „Muster GmbH", „Max Mustermann"). Ontbrekende of verkeerd gespelde placeholders zijn geel gemarkeerd.
• PDF-voorbeeld — genereert een echt PDF (facturen staand, certificaten liggend) en opent het in een nieuw tabblad.

Waar je op moet letten:

1. Worden alle placeholders correct vervangen? (Geen gele markeringen meer.)
2. Klopt de layout — loopt er geen tekst over de rand?
3. Is het logo goed geplaatst en scherp?
4. Als er iets niet klopt: aanpassen, nieuw voorbeeld, tot het klopt.

Versies — eerdere standen terughalen

Elke keer opslaan legt automatisch een nieuwe versie aan. Zo kun je wijzigingen altijd ongedaan maken:

1. In de editor de versiegeschiedenis openen (zijbalk/drawer).
2. Je ziet versienummer, tijdstempel en — indien vastgelegd — een wijzigingscommentaar.
3. Een klik op een oudere versie herstelt hem ter voorbeeld in de editor.
4. Om hem definitief over te nemen aansluitend Opslaan — dat legt weer een nieuwe versie aan.

Screenshot volgt

Versiegeschiedenis met tijdstempels en herstelactie

Sjabloon aan een doel toewijzen

Om een sjabloon daadwerkelijk te gebruiken, moet het aan een doel zijn toegewezen.

1. Onder Beheer → Sjablonen het tabblad Toewijzingen openen.
2. Je ziet per doel welk sjabloon momenteel actief is:
3. Systeemstandaard (grijs gemarkeerd) — er is geen eigen sjabloon; het systeem gebruikt zijn standaardsjabloon.
4. Eigen sjabloon — een door je bedrijf onderhouden sjabloon is toegewezen.
5. Per doel staan drie acties klaar:
6. Nieuw aanmaken — legt een leeg sjabloon voor dit doel aan
7. Bestaand toewijzen — kiest een bestaand sjabloon
8. Toewijzing verwijderen — valt terug op de systeemstandaard

Er gaat altijd iets uit

Ook zonder eigen sjabloon werkt het versturen: het systeem gebruikt eerst je eigen sjabloon, anders de systeemstandaard. Layout en bewoording zijn dan generiek — maar niemand krijgt een lege mail.

Toewijzen verwijst, kopieert niet

„Bestaand toewijzen" legt een verwijzing naar je sjabloon aan, geen kopie. Hetzelfde sjabloon kun je dus aan meerdere doelen toewijzen, en als je het bewerkt, werkt de wijziging overal meteen door. „Toewijzing verwijderen" maakt alleen de verwijzing los — het sjabloon zelf blijft in de lijst.

Veelgestelde vragen

Ik heb een sjabloon aangelegd, maar het wordt niet gebruikt. Controleer onder Toewijzingen of het sjabloon aan het passende doel is toegewezen. Een aangelegd sjabloon alleen volstaat niet — het moet nog worden toegewezen.

Mijn placeholder verschijnt geel in het voorbeeld. Dan is hij verkeerd gespeld of ontbreken de gegevens. Let op de juiste schrijfwijze (herinnering verplichte taak: camelCase, anders snake_case) — het veiligst is het via de dropdown in te voegen.

Kan ik een wijziging ongedaan maken? Ja, via de versiegeschiedenis een eerdere versie herstellen en opslaan.

Hoe maak en vorm ik certificaten precies? Dat is in detail beschreven onder Certificaatsjablonen voor trainers.

Hoe hangen herinneringen voor verplichte taken samen met de sjablonen? De herinneringsmails voor verschuldigde verplichte taken gebruiken het sjabloon van het type herinnering verplichte taak. Hoe je verplichte taken toewijst, staat onder Verplichte taken.