Documentsjablonen

Documentsjablonen bepalen hoe automatisch gegenereerde content eruitziet en klinkt: facturen, systeem-e-mails, certificaten en herinneringen aan verplichte taken. In plaats van het bij de ingebouwde teksten te laten, kun je ze zelf vormgeven — met jouw formulering, jouw logo en jouw huisstijl.

Elk bedrijf onderhoudt zijn eigen sjablonen. Richt je niets in, dan verstuurt het systeem zijn ingebouwde standaardtekst — met twee uitzonderingen: de welkomstmail en de cursusherinnering gaan alleen de deur uit met een eigen sjabloon. Welke doelen er zijn en wat er zonder eigen sjabloon gebeurt, toont het overzicht onder Een sjabloon aan een doel toewijzen; hoe de standaardtekst eruitziet, zie je onder De standaardtekst bekijken.

Wie mag sjablonen bewerken?

Sjablonen aanmaken, bewerken en aan doelen toewijzen mag je vanaf Content-Manager. Company-Admins hebben deze rechten automatisch.

Waar sjablonen goed voor zijn

Workflow (bijv. verplichte taak toewijzen)
        ↓
Welk sjabloon is aan dit doel toegewezen?
   ↓ eigen sjabloon           ↓ geen eigen
Jouw sjabloon wordt       De standaardtekst wordt verstuurd
gebruikt                  (welkomstmail en cursusherinnering:
                          geen mail)

Een sjabloon heeft een type (de grove categorie) en wordt aan een doel (het concrete toepassingsgeval) toegewezen. Pas via het doel weet het systeem welk sjabloon het in een bepaald verloop moet laden.

Type	Waarvoor
Factuur	Layout en tekst van factuur-PDF's
E-mail	Systeemmails rond bestellingen, cursustoegang en toewijzingen
Certificaat	Layout en tekst van de afrondingscertificaten
Toewijzingsherinnering	Herinneringsmails over vervallende verplichte taken

Achtergrond bij certificaten

Hoe de certificaatverstrekking per cursus wordt aangestuurd (cursusveld „Certificaat voor de afronding van de cursus", varianten „geslaagd"/„deelgenomen") en welke placeholders certificaten kennen, staat onder Certificaten en certificaatsjablonen.

Bestaande sjablonen bekijken

1. Op het leerplatform in het menu Beheer → Documentsjablonen openen (tabblad Sjablonen).
2. Je ziet alle sjablonen van je bedrijf als tegellijst met typefilter en kleine voorvertoning.
3. Een klik op een tegel opent de editor met voorvertoning en bewerkingsopties.

Per tegel kun je:

• Bewerken — opent de editor
• Dupliceren — maakt een kopie als startpunt voor een nieuwe variant
• Verwijderen

Eerst kopiëren, dan aanpassen

In plaats van elk sjabloon opnieuw te bouwen, loont het om een van je bestaande sjablonen te dupliceren en aan te passen — logo, kleuren en opbouw staan dan al vast. In de tegellijst staan de sjablonen van je bedrijf; de ingebouwde standaardteksten van het systeem staan daar niet bij. Je bekijkt ze met de knop Standaardtekst bekijken op het tabblad Toewijzingen (meer hierover).

Een nieuw sjabloon aanmaken

1. Op Nieuw sjabloon klikken.
2. Velden invullen:
3. Naam — bijv. „Welkomstmail 2026"
4. Type — factuur, e-mail, certificaat of toewijzingsherinnering
5. Slug (korte aanduiding) — moet binnen je bedrijf en hetzelfde type uniek zijn
6. optioneel een beschrijving
7. Inhoud in de editor opstellen — zie de volgende gedeelten.
8. Voorvertoning controleren (HTML en/of PDF).
9. Opslaan.

De editor

De editor is een WYSIWYG-editor („wat je ziet, krijg je") — je formatteert direct, zonder kennis van HTML:

• Tekstopmaak: vet, cursief, onderstreept
• Koppen, lijsten, uitlijning
• Afbeeldingen, links, scheidingslijnen, tabellen
• Placeholders invoegen: via een dropdown kies je gecategoriseerde placeholders (bedrijf, klant, bestelling, cursus, document). De gekozen placeholder verschijnt als gekleurde pil in de tekst en wordt bij het opslaan automatisch correct overgenomen.
• Factuurbouwstenen (alleen bij factuursjablonen): kant-en-klare blokken voor factuurkop, klantblok, positietabel, totalenblok en voettekst.
• Onderwerp (alleen bij e-mail en toewijzingsherinnering): de onderwerpregel van de mail; placeholders zijn mogelijk. Blijft het veld leeg, dan geldt het ingebouwde onderwerp. Bij de bestelbevestiging geldt voorlopig altijd het ingebouwde onderwerp.
• HTML-modus voor iedereen die de broncode liever direct bewerkt.

Placeholders inzetten

Placeholders zijn lege plekken die bij de verzending met echte gegevens worden gevuld — bijv. de naam van de persoon of de cursusnaam. Je voegt ze het eenvoudigst in via de dropdown.

Let op de schrijfwijze

Sjablonen van het type Toewijzingsherinnering gebruiken placeholders in camelCase (bijv. firstName, courseUrl). Alle andere typen gebruiken snake_case met underscores (bijv. first_name, course_url). Het veiligst is om de placeholders via de dropdown in te voegen, zodat de schrijfwijze klopt.

Een selectie van de belangrijkste placeholders per type:

Type	Voorbeeld-placeholders
Factuur	company_name (bedrijfsnaam), company_logo (bedrijfslogo), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (voornaam, automatisch uit de volledige naam), user_name, course_name, course_url (directe link naar de cursus), company_name, company_logo, login_url, order_status (alleen bij de bestelstatus-update: de status als woord — „bezahlt" (betaald), „abgeschlossen" (afgerond), „storniert" (geannuleerd) of „erstattet" (terugbetaald)), assigned_by_name (de toewijzende persoon; bij de welkomstmail de uitnodigende persoon; leeg bij zelfregistratie)
Certificaat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (afrondingsvariant; de waarde is altijd het Duitse woord „bestanden“ of „teilgenommen“), qr_code (QR-code ter verificatie), company_name (bedrijfsnaam), company_logo (bedrijfslogo)
Toewijzingsherinnering	firstName (voornaam), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (directe link naar de cursus), companyName (bedrijfsnaam), assignedByName (toewijzende persoon)

De volledige keuze per sjabloon toont de placeholder-dropdown in de editor.

Datumplaceholders worden automatisch als DD.MM.JJJJ weergegeven. Schrijf je een placeholder verkeerd (dus een die het systeem niet kent), dan wordt die in de voorvertoning rood gemarkeerd — zo herken je typefouten meteen.

Voorvertoning gebruiken

Voordat een sjabloon productief gaat, controleer je het altijd in de voorvertoning. De modus hangt af van het sjabloontype:

• Certificaatsjablonen tonen een PDF-voorvertoning (A4-liggend), ingebed in het voorvertoningsvenster. Het certificaat dat later wordt uitgegeven, ziet er precies zo uit als deze voorvertoning; ook de QR-code heeft er al zijn echte grootte.
• Alle andere typen (factuur, e-mail, toewijzingsherinnering) tonen een HTML-voorvertoning met voorbeeldgegevens (bijv. „Muster GmbH", „Max Mustermann").

Waar je op moet letten:

1. Worden alle placeholders correct vervangen? (Geen rode markeringen meer.)
2. Klopt de layout — loopt er geen tekst over de rand?
3. Is het logo goed geplaatst en scherp?
4. Als iets niet klopt: aanpassen, nieuwe voorvertoning, tot het goed is.

Versies — eerdere standen terughalen

Elke keer dat je opslaat, wordt een nieuwe versie aangelegd. Bij het opslaan vraagt de editor om een wijzigingscommentaar — een halve zin volstaat („Logo vervangen"), het komt later in de lijst te staan en bespaart je het gokken welke stand welke was. Verplicht is het niet.

1. In de editor rechtsboven op het klok-symbool Versiegeschiedenis klikken.
2. De lijst toont versienummer, datum, tijdstip en het wijzigingscommentaar, nieuwste versie eerst.
3. Een klik op een item haalt de tekst van toen terug in de editor. Opgeslagen is daarmee nog niets — de markering Niet opgeslagen geeft aan dat de oude stand alleen in de editor staat.
4. Is het naar wens, op Opslaan klikken. Dat legt op zijn beurt weer een nieuwe versie aan, de tussenliggende stand gaat dus niet verloren.

Er wordt alleen de inhoud teruggehaald

Bij het herstellen komt de tekst uit de editor terug — naam en onderwerp van het sjabloon blijven zoals ze nu zijn. Wil je ook het onderwerp terugdraaien, vul dat dan handmatig opnieuw in.

Een sjabloon aan een doel toewijzen

Om een sjabloon daadwerkelijk te laten gebruiken, moet het aan een doel zijn toegewezen.

1. Op het leerplatform onder Beheer → Documentsjablonen het tabblad Toewijzingen openen.
2. Je ziet per doel welk sjabloon op dit moment actief is:
3. Standaardtekst — er is geen eigen sjabloon toegewezen; het systeem gebruikt zijn ingebouwde tekst.
4. Alleen met eigen sjabloon — staat bij de welkomstmail en de cursusherinnering in plaats van „Standaardtekst", zolang er geen eigen sjabloon is toegewezen: deze twee mails hebben geen ingebouwde tekst, dus zonder sjabloon gaat er niets uit.
5. Eigen sjabloon — een door je bedrijf onderhouden sjabloon is toegewezen.
6. Verplicht markeert de drie doelen standaardfactuur, bestelbevestiging en cursuscertificaat „geslaagd". Zonder eigen sjabloon verstuurt het systeem daar de standaardtekst.
7. Staat een doel op Standaardtekst of Alleen met eigen sjabloon, dan leidt de knop Toewijzen naar het kiezen van een bestaand sjabloon.
8. Is er al een eigen sjabloon toegewezen, dan staan drie symbolen klaar: Bewerken (opent de editor), Ander sjabloon toewijzen en Eigen sjabloon verwijderen (daarna geldt weer de standaardtekst; bij de welkomstmail en de cursusherinnering wordt de mail daarna niet meer verstuurd — het dialoogvenster wijst je daarop).
9. Bij elk doel met een ingebouwde tekst staat bovendien de knop Standaardtekst bekijken, ook als er een eigen sjabloon is toegewezen. Zie De standaardtekst bekijken.

Welke doelen er zijn

Doel	Type	Eigen sjabloon wordt gebruikt
Standaardfactuur	Factuur	ja — voor alle facturen
Bestelbevestiging	E-mail	ja — na een bestelling
Cursuscertificaat: geslaagd	Certificaat	ja — bij cursussen met „Cursus met succes behaald"
Cursuscertificaat: deelgenomen	Certificaat	ja — bij cursussen met „Aan de cursus deelgenomen"; zonder eigen sjabloon geldt het sjabloon voor „geslaagd" (completion_type = „teilgenommen“)
Cursustoegang vrijgegeven	E-mail	ja — bij inschrijving in een cursus
Cursus toegewezen	E-mail	ja — bij een verplichte taak voor een cursus
Leerpad toegewezen	E-mail	ja — bij een verplichte taak voor een leerpad
Bestelstatus-update	E-mail	ja — wanneer een bestelling wordt betaald, afgerond, geannuleerd of terugbetaald
Welkomstmail	E-mail	ja, alleen met eigen sjabloon — eenmaal na het accepteren van een uitnodiging of na zelfregistratie
Cursusherinnering	E-mail	ja, alleen met eigen sjabloon — eenmaal, wanneer een cursus drie weken na de inschrijving niet is afgerond
Toewijzingsherinnering (standaard)	Toewijzingsherinnering	ja — bij herinneringen aan de gebruiker zonder eigen sjabloon bij de herinnering

Voor de acht bovenste doelen geldt de regel uit het schema hierboven: eigen sjabloon toegewezen → jouw sjabloon gaat de deur uit. Geen sjabloon toegewezen → de ingebouwde standaardtekst. Uitzondering: heeft „Cursuscertificaat: deelgenomen" geen eigen sjabloon, dan wordt het sjabloon voor „Cursuscertificaat: geslaagd" gebruikt.

Bij Bestelstatus-update voegt de placeholder order_status de status als woord in de tekst in: „bezahlt" (betaald), „abgeschlossen" (afgerond), „storniert" (geannuleerd) of „erstattet" (terugbetaald). Bij een terugbetaling hangt de creditnota als PDF aan de mail, ook met een eigen sjabloon.

Welkomstmail en Cursusherinnering bestaan alleen met een eigen sjabloon. Is er geen toegewezen, dan gaat er niets uit en toont het overzicht Alleen met eigen sjabloon.

• Welkomstmail: gaat eenmaal de deur uit nadat een persoon een uitnodiging heeft geaccepteerd of zichzelf heeft geregistreerd, bijv. bij een aankoop via een landingspagina. Ze wordt niet verstuurd wanneer een admin accounts rechtstreeks aanmaakt, afzonderlijk of via CSV-import in het Admin-portaal — daar ontstaat het account zonder uitnodiging. De placeholder assigned_by_name bevat de naam van de uitnodigende persoon; bij zelfregistratie blijft die leeg.
• Cursusherinnering: gaat eenmaal de deur uit wanneer een cursus drie weken (21 dagen) na de inschrijving nog niet is afgerond. Cursussen die voor de persoon op dat moment een openstaande verplichte taak zijn (rechtstreeks of via een leerpad), krijgen geen cursusherinnering — de verplichte taak heeft eigen herinneringen. Ook voor gedeactiveerde of verwijderde cursussen gaat er geen cursusherinnering uit. Inschrijvingen die bij de invoering van deze mail al ouder dan vier weken waren, krijgen deze mail niet achteraf. De termijn is niet instelbaar.

Toewijzingsherinneringen kiezen hun sjabloon rechtstreeks bij de herinnering: je legt het vast bij het inrichten van de verplichte taak, niet via dit tabblad. Zie Verplichte taken. Alleen het doel „Toewijzingsherinnering (standaard)" wordt hier toegewezen: het geldt wanneer een herinnering aan de gebruiker geen eigen sjabloon heeft; zonder toewijzing geldt de ingebouwde tekst. Herinneringen aan de toewijzende persoon gebruiken het niet: zonder eigen sjabloon krijgen ze een aparte ingebouwde tekst die die persoon aanspreekt.

Toewijzen verwijst, kopieert niet

„Toewijzen" legt een verwijzing naar je sjabloon aan, geen kopie. Hetzelfde sjabloon kun je dus aan meerdere doelen toewijzen, en als je het bewerkt, werkt de wijziging overal meteen door. „Eigen sjabloon verwijderen" maakt alleen de verwijzing los — het sjabloon zelf blijft in de lijst staan.

De standaardtekst bekijken

Je kunt vooraf bekijken wat het systeem zonder eigen sjabloon verstuurt. Daarvoor staat op het tabblad Toewijzingen bij elk doel met een ingebouwde tekst de knop Standaardtekst bekijken. Die staat er ook bij doelen waaraan al een eigen sjabloon is toegewezen — zo kun je jouw sjabloon met de standaardtekst vergelijken.

Een klik opent een dialoogvenster met de standaardtekst, gevuld met voorbeeldgegevens (bijv. „Max Mustermann", „Muster GmbH"):

• E-mails verschijnen met de onderwerpregel („Onderwerp: …") en zoals de mail wordt verstuurd.
• De Toewijzingsherinnering (standaard) verschijnt in twee varianten: Aan lerenden en Aan de toewijzende persoon. De toewijzende persoon krijgt een eigen tekst.
• Factuur en certificaten openen als PDF. Bij Cursuscertificaat: deelgenomen toont het dialoogvenster wat er zonder eigen sjabloon echt de deur uit gaat: het sjabloon voor „geslaagd" (met completion_type = „teilgenommen“), als er een sjabloon is toegewezen (van jou of een platformsjabloon), anders het ingebouwde certificaat.

Het dialoogvenster toont de standaardtekst alleen ter inzage: je kunt hem daar niet bewerken of als eigen sjabloon overnemen. Welkomstmail en Cursusherinnering hebben de knop niet, omdat geen van beide een standaardtekst heeft — ze gaan alleen de deur uit met een eigen sjabloon.

Veelgestelde vragen

Ik heb een sjabloon aangemaakt, maar het wordt niet gebruikt. Controleer onder Toewijzingen of het sjabloon aan het passende doel is toegewezen. Een aangemaakt sjabloon alleen is niet genoeg — het moet nog worden toegewezen.

Mijn placeholder verschijnt rood in de voorvertoning. Dan kent het systeem hem niet — meestal een typefout. Let op de juiste schrijfwijze (toewijzingsherinnering: camelCase, verder snake_case) — het veiligst is invoegen via de dropdown.

Kan ik een wijziging ongedaan maken? Ja, via de versiegeschiedenis een eerdere versie terughalen en opslaan.

Bij een doel staat „Standaardtekst". Hoe ziet die eruit? Met de knop Standaardtekst bekijken bij het doel zie je hem met voorbeeldgegevens (meer hierover). De ingebouwde mails volgen allemaal dezelfde opbouw: donkere kopbalk met logo, witte inhoudskaart, een gekleurde knop naar de bijbehorende plek op het leerplatform, daaronder een voettekst. Aanhef en tekst zijn zakelijk gehouden. Kopbalk, logo en knopkleur komen daarbij uit het standaardontwerp van de online:academy — jouw eigen logo en kleuren komen pas in beeld met een eigen sjabloon. Welkomstmail en cursusherinnering hebben geen standaardtekst; daar staat „Alleen met eigen sjabloon".

Ik heb een sjabloon voor de welkomstmail of de cursusherinnering toegewezen, maar bij één persoon komt er niets aan. Beide mails gaan alleen bij een bepaalde aanleiding en slechts eenmaal de deur uit: de welkomstmail wanneer een persoon een uitnodiging accepteert of zichzelf registreert, de cursusherinnering wanneer een cursus drie weken na de inschrijving niet is afgerond. De details staan onder Een sjabloon aan een doel toewijzen.

Hoe maak en vormgeef ik certificaten precies? Achtergrond over de certificaatverstrekking en de placeholders onder Certificaten en certificaatsjablonen.

Hoe hangen herinneringen aan verplichte taken samen met de sjablonen? De herinneringsmails over vervallende verplichte taken gebruiken het sjabloon van het type toewijzingsherinnering. Hoe je verplichte taken toewijst, staat onder Verplichte taken.