Verplichte taken toewijzen

Verplichte taken zijn het belangrijkste sturingsinstrument in jouw rol: je wijst een afzonderlijke persoon, een leergroep of een hele afdeling een cursus of leerpad met een bindende einddatum toe. Het systeem schrijft automatisch in, stuurt herinneringen en meldt wanneer iemand achterloopt. Op verzoek herhaalt een taak zich automatisch (bijv. jaarlijkse verplichte training).

Eén afzonderlijke verplichte taak toewijzen

1. In het hoofdmenu naar Verplichte taken.
2. Op Nieuw klikken.
3. Velden invullen:
4. Doel — cursus of leerpad kiezen. Bij een leerpad wordt de persoon automatisch in alle verplichte cursussen van het pad ingeschreven; de taak is pas afgerond wanneer het hele pad is afgerond.
5. Persoon — de te begeleiden persoon (autocomplete-zoekfunctie)
6. Einddatum — verplicht veld, minstens een paar dagen in de toekomst
7. Herhaling (weken) (optioneel) — bijv. 52 voor een jaarlijkse herhaling. Na afronding zet het systeem de taak automatisch opnieuw op (zie FAQ).
8. Notitie (optioneel) — wordt aan de persoon in de cursusspeler getoond, bijv. „Graag vóór de volgende teammeeting"
9. Herinneringen configureren — zie volgende sectie.
10. Opslaan.

Screenshot volgt

Toewijzingsformulier voor verplichte taken met alle velden

De persoon krijgt een melding in het platform en (afhankelijk van de instelling) per e-mail. Die wordt automatisch in de cursus ingeschreven, een aparte inschrijving is niet nodig.

Herinneringsmails configureren

Je kunt per verplichte taak een willekeurig aantal herinneringen definiëren. Standaard is één herinnering aan de persoon drie dagen vóór de einddatum.

Per herinnering leg je vast:

Veld	Wat betekent dat
Dagen relatief tot de einddatum	Positief getal = vóór de deadline. Negatief getal = na de deadline (aanmaning, indien te laat).
E-mailsjabloon	Optioneel. Als er geen eigen sjabloon is gekozen, wordt een standaardmail verstuurd.
Ontvanger	student (de persoon zelf) ⋅ assigned_by (jij als toewijzende persoon) ⋅ managers (leidinggevenden)

Typische herinneringsopzetten:

Use-case	Herinneringen
Losse verplichte taak	Eén mail 3 dagen vóór de einddatum aan de persoon
Belangrijke compliance-training	Mails 14 / 7 / 3 / 1 dag(en) vóór de einddatum; +1 dag naleveringsaanmaning aan persoon en jou
Onboardingverplichting	Alleen bij achterstand — aanmaning 7 dagen na de deadline

Opmerking: Het ontvangertype managers is in het formulier selecteerbaar, maar het versturen naar leidinggevenden is momenteel nog niet actief. Betrouwbaar werken student en assigned_by.

Massatoewijzing — veel personen tegelijk

Voor kwartaaltrainingen, onboardinggolven of hele afdelingen loont de massatoewijzingsdialoog.

1. In het overzicht van verplichte taken op Massatoewijzing klikken.
2. Vier-stappen-dialoog:
3. Stap 1: Basisinfo — cursus kiezen, einddatum, optioneel notitie
4. Stap 2: Personenselectie via drie tabbladen:
   • Individueel — personen individueel uit autocomplete pikken
   • Op afdeling — een hele afdeling van je bedrijf
   • Op leergroep — alle leden van een bestaande leergroep
5. Stap 3: Herinneringen — zoals bij individuele toewijzing, geldt gelijk voor alle aangemaakte verplichte taken
6. Stap 4: Voorbeeld — aantal + lijst van alle personen die de toewijzing zullen krijgen
7. Bevestigen — het systeem maakt de verplichte taken tegelijkertijd aan.

Screenshot volgt

Massatoewijzing stap 2 met afdelingstabblad

Reeds bestaande verplichte taken (zelfde cursus + zelfde persoon) worden overgeslagen — geen dubbele toewijzingen. De resultaatbanner toont: aangemaakt, overgeslagen, eventueel mislukt.

De status volgen

In het overzicht van verplichte taken zie je per taak:

Status	Wat dat betekent
Toegewezen	Persoon is ingeschreven, maar heeft nog niets gedaan
In behandeling	Minstens één les doorgewerkt
Afgerond	Cursus succesvol afgemaakt, minimumscore behaald
Te laat	Deadline verstreken, status niet „Afgerond"

Standaardfilter: toon alleen openstaande en te late taken — die hebben je aandacht nodig.

Een verplichte taak wijzigen of intrekken

Als de deadline niet meer realistisch is of de taak organisatorisch niet meer past:

1. Verplichte taak in de lijst aanklikken.
2. Bewerken — deadline verlengen, notitie aanpassen, herinneringen opnieuw configureren.
3. Of Intrekken — taak wordt verwijderd, de persoon krijgt een melding.

Een afgeronde verplichte taak kan niet meer worden ingetrokken — de afronding blijft in het systeem staan voor het personeelsdossier.

Veelgestelde vragen

Een persoon heeft een cursus al vóór de verplichte taak afgerond. Krijgt die hem dubbel? Nee — het systeem herkent de bestaande inschrijving. De verplichte taak wordt aangemaakt, de status springt meteen naar de actuele stand van de bestaande inschrijving. Was de cursus al afgerond, dan is de verplichte taak meteen vervuld.

Wanneer precies gaan de herinneringsmails eruit? Het systeem controleert om de paar minuten welke herinneringen aan de beurt zijn. Een „3 dagen vóór de einddatum"-herinnering komt dus normaal gesproken in de eerste 5-15 minuten na middernacht van de betreffende dag.

Een persoon zegt dat die geen herinnering heeft ontvangen. Mogelijke redenen: - Mail in de spammap - Mailadres in het profiel verouderd - Persoon heeft in de persoonlijke meldingsinstellingen e-mail voor „verplichte taken" uitgeschakeld (dat kan; sommige personen doen dat per ongeluk)

Wijs de persoon in zulke gevallen erop dat de verplichte taak toch moet worden uitgevoerd — de deadline blijft staan.

Een hele afdeling moet regelmatig (jaarlijks) een training herhalen. Gaat dat automatisch? Ja. Stel bij het aanmaken het veld Herhaling (weken) in — bijv. 52 voor jaarlijks. Na afronding plant het systeem de volgende termijn en zet de taak op het moment van de einddatum automatisch weer op „toegewezen"; de persoon wordt gewaarschuwd en de herinneringen lopen opnieuw. Dat werkt ook bij een massatoewijzing aan een hele afdeling.

Kan ik na het versturen de deadline nog verlengen? Ja — verplichte taak openen → Bewerken → einddatum wijzigen. De eerdere herinneringen worden op basis van de nieuwe deadline opnieuw berekend.

Een persoon verschijnt helemaal niet in de selectie. Dan heeft die waarschijnlijk nog geen account in jullie bedrijf. Nodig die eerst uit (zie Gebruikers beheren) — daarna is die toewijsbaar. Personen van andere bedrijven kun je niet toewijzen.