Pflichtaufgaben vergeben

Pflichtaufgaben sind das wichtigste Steuerungs-Werkzeug in deiner Rolle: du weist einer einzelnen Person, einer Benutzergruppe oder einer ganzen Abteilung einen Kurs oder Lernpfad mit verbindlichem Fälligkeitsdatum zu. Das System schreibt automatisch ein und verschickt die von dir konfigurierten Erinnerungen. Auf Wunsch wiederholt sich eine Aufgabe automatisch (z. B. jährliche Pflichtschulung).

Eine einzelne Pflichtaufgabe vergeben

1. Im Hauptmenü unter Verwaltung zu Pflichtaufgaben.
2. Anlegen klicken.
3. Felder ausfüllen:
4. Ziel-Typ — Kurs oder Lernpfad wählen. Bei einem Lernpfad wird die Person automatisch in alle Pflicht-Kurse des Pfads eingeschrieben; erledigt ist die Aufgabe erst, wenn der ganze Pfad abgeschlossen ist.
5. Benutzer — die Person, die die Aufgabe bekommt (Suchfeld mit Vorschlägen)
6. Fälligkeitsdatum — Pflichtfeld
7. Wiederholung (Wochen) (optional) — z. B. 52 für eine jährliche Wiederholung. Nach Abschluss setzt das System die Aufgabe automatisch neu auf (siehe FAQ).
8. Notiz (optional) — wird der Person im Kursplayer angezeigt, z. B. „Bitte vor dem nächsten Team-Meeting"
9. Erinnerungen konfigurieren — siehe nächster Abschnitt.
10. Speichern.

Die Person bekommt eine Benachrichtigung in die Glocke auf der Lernplattform und zusätzlich per E-Mail. Sie wird automatisch in den Kurs eingeschrieben, eine separate Einschreibung ist nicht nötig.

Erinnerungs-Mails konfigurieren

Du kannst pro Pflichtaufgabe beliebig viele Erinnerungen definieren.

Erinnerungen entstehen nur, wenn du sie anlegst

Erinnerungs-Mails verschickt das System genau dann, wenn du für die Pflichtaufgabe mindestens eine Erinnerung einträgst. Lässt du den Abschnitt leer, bleibt es bei der Benachrichtigung zur Zuweisung. Jede neue Zeile ist mit „3 Tage vor Fälligkeit, an den Benutzer" vorbelegt.

Pro Erinnerung legst du fest:

Feld	Was bedeutet das
Tage vor Fälligkeit	Positive Zahl = vor der Frist. Negative Zahl = nach der Frist (Mahnung, falls überfällig).
E-Mail-Vorlage	Optional. Zur Auswahl stehen eure eigenen Vorlagen vom Typ Zuweisungs-Erinnerung (siehe Vorlagen). Ohne Auswahl geht an den Benutzer die Standard-Vorlage eures Unternehmens (Reiter Zuweisungen, Zweck „Zuweisungs-Erinnerung (Standard)“), sonst der eingebaute Text mit Kurs, Frist und Link. Ohne Auswahl geht an Zuweisende ein eigener eingebauter Text, der die zuweisende Person anspricht und nennt, wer noch offen ist; die Standard-Vorlage gilt dort nicht. Der Betreff kommt aus der Vorlage, die tatsächlich verwendet wird.
Empfänger	Wer die Erinnerung bekommt: Benutzer (die Person selbst) oder Zuweisende (du). Pro Erinnerung genau ein Empfänger — für mehrere Empfänger mehrere Erinnerungen anlegen. Die Auswahl Admins steht schon in der Liste, verschickt aber noch keine Mail; nutze bis dahin Zuweisende.

Abgeschlossene Pflichtaufgaben bekommen keine Erinnerung mehr. Sind mehrere Erinnerungen gleichzeitig fällig (z. B. weil der tägliche Versand einmal ausgefallen ist), schickt das System pro Empfänger nur die späteste — die zuletzt fällige. Die früheren gelten als erledigt und gehen nicht mehr raus.

Typische Erinnerungs-Setups:

Use-Case	Erinnerungen
Lockere Pflichtaufgabe	Eine Mail 3 Tage vor Fälligkeit an die Person
Wichtige Compliance-Schulung	Mails 14 / 7 / 3 / 1 Tag(e) vor Fälligkeit; nach der Frist eine Mahnung an den Benutzer und eine an dich
Onboarding-Pflicht	Nur bei Verzug — Mahnung 7 Tage nach Frist

Massen-Zuweisung — viele Personen gleichzeitig

Für Quartals-Schulungen, Onboarding-Wellen oder ganze Abteilungen lohnt der Massen-Zuweisungs-Dialog.

1. In der Pflichtaufgaben-Übersicht Massen-Zuweisung klicken.
2. Im Dialog Massen-Pflichtaufgabe erstellen alles auf einer Fläche ausfüllen:
3. Basis-Info — Ziel (Kurs oder Lernpfad), Fälligkeitsdatum, optional Wiederholung und Notiz
4. Personen-Auswahl über drei Tabs:
   • Einzelne Benutzer — Personen einzeln auswählen
   • Nach Abteilung — eine ganze Abteilung deines Unternehmens
   • Nach Gruppe — alle Mitglieder einer Benutzergruppe aus dem Admin-Portal. Die Lerngruppen der Lernplattform sind etwas anderes und stehen hier nicht zur Auswahl.
5. Erinnerungen (aufklappbar) — wie bei Einzel-Zuweisung, gilt für alle erzeugten Pflichtaufgaben gleich
6. Optional die Vorschau — Anzahl + Liste aller Personen, die die Zuweisung bekommen werden
7. Erstellen — das System legt die Pflichtaufgaben gleichzeitig an.

Bereits bestehende Pflichtaufgaben (gleiches Ziel + gleiche Person) werden übersprungen — keine Doppel-Zuweisungen. Die Ergebnis-Meldung zeigt: erstellt und übersprungen.

Den Status verfolgen

In der Pflichtaufgaben-Übersicht siehst du pro Aufgabe:

Status	Was das heißt
Zugewiesen	Person wurde eingeschrieben, hat aber noch nichts gemacht
In Bearbeitung	Mindestens eine Lektion bearbeitet
Abgeschlossen	Kurs bzw. Pfad beendet

Die Liste ist nach Fälligkeit sortiert — überfällige Aufgaben (Frist vorbei, Status nicht „Abgeschlossen") stehen also oben. Zusätzlich kannst du nach Kurs, Lernpfad und Status filtern. Mehr dazu in Fortschritt im Team.

Eine Pflichtaufgabe ändern oder zurückziehen

Wenn die Frist nicht mehr realistisch ist oder die Aufgabe organisatorisch nicht mehr passt:

1. Pflichtaufgabe in der Liste anklicken.
2. Bearbeiten — Frist verlängern, Notiz anpassen, Erinnerungen neu konfigurieren. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf die neue Frist neu berechnet.
3. Oder über das Lösch-Symbol zurückziehen — die Aufgabe wird entfernt. Die Person bekommt darüber keine automatische Benachrichtigung; bei Bedarf kurz Bescheid geben. Die Kurs-Einschreibung und der Lernfortschritt bleiben bestehen.

Häufige Fragen

Eine Person hat einen Kurs schon vor der Pflichtaufgabe absolviert. Bekommt sie ihn doppelt? Nein — das System erkennt die existierende Einschreibung und legt keine zweite an. Der Aufgaben-Status startet allerdings bei „Zugewiesen" und zieht erst nach, wenn sich an der Einschreibung das nächste Mal etwas tut. Bei einem bereits abgeschlossenen Kurs die Person bitten, den Kurs kurz erneut zu öffnen — oder den Abschluss direkt in der Einschreibungs-Übersicht prüfen.

Wann genau gehen die Erinnerungs-Mails raus? Das System versendet fällige Erinnerungen einmal täglich am frühen Morgen (gegen 6 Uhr) — so liegt die Mail zu Arbeitsbeginn oben im Postfach.

Eine Person sagt, sie hat keine Erinnerung bekommen. Mögliche Gründe: - Für die Aufgabe wurden keine Erinnerungen konfiguriert (ohne Konfiguration geht keine Mail raus) - Mail im Spam-Ordner - Mail-Adresse im Profil veraltet

In solchen Fällen die Person darauf hinweisen, dass die Pflichtaufgabe trotzdem zu erledigen ist — Frist bleibt bestehen.

Eine ganze Abteilung soll regelmäßig (jährlich) eine Schulung wiederholen. Geht das automatisch? Ja. Setze beim Anlegen das Feld Wiederholung (Wochen) — z. B. 52 für jährlich. Nach dem Abschluss plant das System den nächsten Durchlauf: Ein Wiederholungs-Intervall nach dem Abschluss wird die Aufgabe automatisch wieder auf „Zugewiesen" gesetzt, mit neuer Frist; die Person wird benachrichtigt und die Erinnerungen laufen erneut. Das funktioniert auch bei einer Massen-Zuweisung an eine ganze Abteilung.

Kann ich nach Versenden noch die Frist verlängern? Ja — Pflichtaufgabe öffnen → Bearbeiten → Fälligkeitsdatum ändern. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf Basis der neuen Frist neu berechnet (bereits versendete werden nicht wiederholt).

Eine Person taucht in der Auswahl gar nicht auf. Dann hat sie wahrscheinlich noch keinen Account in eurem Unternehmen. Lade sie zuerst ein (siehe Benutzer verwalten) — danach lässt sie sich zuweisen. Personen anderer Unternehmen kannst du nicht zuweisen.