Pflichtaufgaben vergeben

Pflichtaufgaben sind das wichtigste Steuerungs-Werkzeug in deiner Rolle: du weist einer einzelnen Person, einer Benutzergruppe oder einer ganzen Abteilung einen Kurs oder Lernpfad mit verbindlichem Fälligkeitsdatum zu. Das System schreibt automatisch ein und verschickt die von dir konfigurierten Erinnerungen. Auf Wunsch wiederholt sich eine Aufgabe automatisch (z. B. jährliche Pflichtschulung).

Eine einzelne Pflichtaufgabe vergeben

1. Im Hauptmenü zu Pflichtaufgaben.
2. Neu klicken.
3. Felder ausfüllen:
4. Ziel — Kurs oder Lernpfad wählen. Bei einem Lernpfad wird die Person automatisch in alle Pflicht-Kurse des Pfads eingeschrieben; erledigt ist die Aufgabe erst, wenn der ganze Pfad abgeschlossen ist.
5. Person — die zu betreuende Person (Autocomplete-Suche)
6. Fälligkeitsdatum — Pflichtfeld
7. Wiederholung (Wochen) (optional) — z. B. 52 für eine jährliche Wiederholung. Nach Abschluss setzt das System die Aufgabe automatisch neu auf (siehe FAQ).
8. Notiz (optional) — wird der Person im Kursplayer angezeigt, z. B. „Bitte vor dem nächsten Team-Meeting"
9. Erinnerungen konfigurieren — siehe nächster Abschnitt.
10. Speichern.

Die Person bekommt eine Benachrichtigung in der Plattform und per E-Mail. Sie wird automatisch in den Kurs eingeschrieben, eine separate Einschreibung ist nicht nötig.

Erinnerungs-Mails konfigurieren

Du kannst pro Pflichtaufgabe beliebig viele Erinnerungen definieren.

Ohne konfigurierte Erinnerung keine Erinnerungs-Mail

Es gibt keine automatische Standard-Erinnerung — lässt du den Erinnerungs-Abschnitt leer, bekommt die Person nur die Zuweisungs-Benachrichtigung. Für Fristen mit Nachdruck also mindestens eine Erinnerung anlegen (neue Zeilen sind mit „3 Tage vorher, an die Person" vorbelegt).

Pro Erinnerung legst du fest:

Feld	Was bedeutet das
Tage relativ zur Fälligkeit	Positive Zahl = vor der Frist. Negative Zahl = nach der Frist (Mahnung, falls überfällig).
E-Mail-Vorlage	Optional. Wenn keine eigene Vorlage gewählt, wird eine Standard-Mail verschickt.
Empfänger	student (die Person selbst) ⋅ assigned_by (du als zuweisende Person) ⋅ managers (Vorgesetzte) — pro Erinnerung genau ein Empfänger; für mehrere Empfänger mehrere Erinnerungen anlegen

Typische Erinnerungs-Setups:

Use-Case	Erinnerungen
Lockere Pflichtaufgabe	Eine Mail 3 Tage vor Fälligkeit an die Person
Wichtige Compliance-Schulung	Mails 14 / 7 / 3 / 1 Tag(e) vor Fälligkeit; +1 Tag Nachfrist-Mahnung an Person und dich
Onboarding-Pflicht	Nur bei Verzug — Mahnung 7 Tage nach Frist

Hinweis: Empfänger-Typ managers ist im Formular wählbar, aber das Versenden an Vorgesetzte ist aktuell noch nicht aktiv. Verlässlich funktionieren student und assigned_by.

Massen-Zuweisung — viele Personen gleichzeitig

Für Quartals-Schulungen, Onboarding-Wellen oder ganze Abteilungen lohnt der Massen-Zuweisungs-Dialog.

1. In der Pflichtaufgaben-Übersicht Massen-Zuweisung klicken.
2. Im Dialog Massen-Pflichtaufgabe erstellen alles auf einer Fläche ausfüllen:
3. Basis-Info — Ziel (Kurs oder Lernpfad), Fälligkeitsdatum, optional Wiederholung und Notiz
4. Personen-Auswahl über drei Tabs:
   • Einzelne Benutzer — Personen einzeln aus Autocomplete picken
   • Nach Abteilung — eine ganze Abteilung deines Unternehmens
   • Nach Gruppe — alle Mitglieder einer Benutzergruppe (aus dem Admin-Portal — nicht zu verwechseln mit den Lerngruppen der App, die hier nicht wählbar sind)
5. Erinnerungen (aufklappbar) — wie bei Einzel-Zuweisung, gilt für alle erzeugten Pflichtaufgaben gleich
6. Optional die Vorschau — Anzahl + Liste aller Personen, die die Zuweisung bekommen werden
7. Erstellen — das System legt die Pflichtaufgaben gleichzeitig an.

Bereits bestehende Pflichtaufgaben (gleiches Ziel + gleiche Person) werden übersprungen — keine Doppel-Zuweisungen. Die Ergebnis-Meldung zeigt: erstellt und übersprungen.

Den Status verfolgen

In der Pflichtaufgaben-Übersicht siehst du pro Aufgabe:

Status	Was das heißt
Zugewiesen	Person wurde eingeschrieben, hat aber noch nichts gemacht
In Bearbeitung	Mindestens eine Lektion bearbeitet
Abgeschlossen	Kurs bzw. Pfad beendet

Die Liste ist nach Fälligkeit sortiert — überfällige Aufgaben (Frist vorbei, Status nicht „Abgeschlossen") stehen also oben. Zusätzlich kannst du nach Kurs, Lernpfad und Status filtern. Mehr dazu in Fortschritt im Team.

Eine Pflichtaufgabe ändern oder zurückziehen

Wenn die Frist nicht mehr realistisch ist oder die Aufgabe organisatorisch nicht mehr passt:

1. Pflichtaufgabe in der Liste anklicken.
2. Bearbeiten — Frist verlängern, Notiz anpassen, Erinnerungen neu konfigurieren. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf die neue Frist neu berechnet.
3. Oder über das Lösch-Symbol zurückziehen — die Aufgabe wird entfernt. Die Person bekommt darüber keine automatische Benachrichtigung; bei Bedarf kurz Bescheid geben. Die Kurs-Einschreibung und der Lernfortschritt bleiben bestehen.

Häufige Fragen

Eine Person hat einen Kurs schon vor der Pflichtaufgabe absolviert. Bekommt sie ihn doppelt? Nein — das System erkennt die existierende Einschreibung und legt keine zweite an. Der Aufgaben-Status startet allerdings bei „Zugewiesen" und zieht erst nach, wenn sich an der Einschreibung das nächste Mal etwas tut. Bei einem bereits abgeschlossenen Kurs die Person bitten, den Kurs kurz erneut zu öffnen — oder den Abschluss direkt in der Einschreibungs-Übersicht prüfen.

Wann genau gehen die Erinnerungs-Mails raus? Das System versendet fällige Erinnerungen einmal täglich am frühen Morgen (gegen 6 Uhr) — so liegt die Mail zu Arbeitsbeginn oben im Postfach.

Eine Person sagt, sie hat keine Erinnerung bekommen. Mögliche Gründe: - Für die Aufgabe wurden keine Erinnerungen konfiguriert (ohne Konfiguration geht keine Mail raus) - Mail im Spam-Ordner - Mail-Adresse im Profil veraltet

In solchen Fällen die Person darauf hinweisen, dass die Pflichtaufgabe trotzdem zu erledigen ist — Frist bleibt bestehen.

Eine ganze Abteilung soll regelmäßig (jährlich) eine Schulung wiederholen. Geht das automatisch? Ja. Setze beim Anlegen das Feld Wiederholung (Wochen) — z. B. 52 für jährlich. Nach dem Abschluss plant das System den nächsten Durchlauf: Ein Wiederholungs-Intervall nach dem Abschluss wird die Aufgabe automatisch wieder auf „Zugewiesen" gesetzt, mit neuer Frist; die Person wird benachrichtigt und die Erinnerungen laufen erneut. Das funktioniert auch bei einer Massen-Zuweisung an eine ganze Abteilung.

Kann ich nach Versenden noch die Frist verlängern? Ja — Pflichtaufgabe öffnen → Bearbeiten → Fälligkeitsdatum ändern. Noch nicht versendete Erinnerungen werden auf Basis der neuen Frist neu berechnet (bereits versendete werden nicht wiederholt).

Eine Person taucht in der Auswahl gar nicht auf. Dann hat sie wahrscheinlich noch keinen Account in eurem Unternehmen. Lade sie zuerst ein (siehe Benutzer verwalten) — danach lässt sie sich zuweisen. Personen anderer Unternehmen kannst du nicht zuweisen.