Rollen und Rechte

Jede Person in deinem Unternehmen hat eine Rolle. Die Rolle entscheidet, was die Person in der online:academy sehen und tun darf — vom reinen Lernen bis zur vollen Unternehmensverwaltung. Diese Seite erklärt, welche Rollen es praktisch gibt, wer was darf und wie du jemandem eine Rolle gibst.

Wo das passiert

Rollen vergibst und änderst du im Admin-Portal beim jeweiligen Benutzer — derselbe Bereich, in dem du auch Personen einlädst (siehe Benutzer verwalten).

Was eine Rolle steuert

Die Rolle bestimmt unter anderem:

• Ob jemand nur lernt oder auch Kurse erstellt und betreut
• Ob jemand Lernpfade, Vorlagen oder Auswertungen anlegen darf
• Ob jemand andere Benutzer einladen, Rollen vergeben und das Unternehmen verwalten darf

Je höher die Rolle, desto mehr ist möglich — und desto sorgfältiger solltest du sie vergeben.

Die praktisch relevanten Rollen

Für den Alltag in deinem Unternehmen sind vor allem diese vier Rollen wichtig:

Rolle	Darf was
Lernende:r	Kurse belegen, Lektionen bearbeiten, Zertifikate sammeln, eigenen Fortschritt sehen. Die Standardrolle für die meisten Mitarbeitenden.
Trainer:in / Dozent:in	Alles wie Lernende, plus: eigene Kurse erstellen und betreuen, Teilnehmer:innen einschreiben und deren Fortschritt verfolgen.
Content-Manager	Alles wie Trainer:in, plus: Lernpfade anlegen, Vorlagen pflegen und Analytics/Auswertungen über mehrere Kurse nutzen.
Company-Admin	Volle Unternehmensverwaltung: Benutzer einladen und verwalten, Rollen vergeben, Lizenzen verteilen, Branding und Einstellungen pflegen.

Screenshot folgt

Rollen-Auswahl in der Benutzer-Bearbeitung im Admin-Portal

Plattformweite Rollen kommen vom Plattform-Team

Es gibt darüber hinaus plattformweite Rollen (z. B. Operator / Platform-Admin), die unternehmensübergreifend arbeiten. Diese werden vom Plattform-Team vergeben und gehören nicht in deine Unternehmensverwaltung — du musst dich nicht darum kümmern.

Die wichtigste Regel: nur niedrigere Rollen vergeben

Du kannst immer nur Rollen vergeben, die niedriger als deine eigene sind.

Als Company-Admin kannst du also z. B. Lernende, Trainer:innen und Content-Manager einladen und ernennen — aber keine weiteren Company-Admins oder höher. Versuchst du es trotzdem, lehnt das System die Zuweisung ab.

Warum diese Regel?

So kann niemand sich selbst oder anderen mehr Rechte geben, als ihm zustehen. Brauchst du eine Person auf gleicher Höhe wie du (z. B. einen zweiten Company-Admin), wende dich an jemanden mit höherer Berechtigung oder an das Plattform-Team.

Jemandem eine Rolle geben oder ändern

Eine Rolle vergibst du entweder direkt beim Einladen oder später am bestehenden Benutzer:

Beim Einladen (neue Person):

1. Im Admin-Portal zu Benutzer → Einladen.
2. E-Mail eingeben und die Rolle auswählen.
3. Absenden — die Rolle wird bei der Registrierung automatisch übernommen.

(Ausführlich beschrieben unter Benutzer verwalten.)

Bei einer bestehenden Person (Rolle ändern):

1. Im Admin-Portal zu Benutzer.
2. Person suchen und öffnen.
3. Neue Rolle auswählen (nur Rollen unter deiner eigenen).
4. Speichern.

Rollenwechsel greift nach erneuter Anmeldung

Nach einer Rollenänderung sollte sich die Person einmal ab- und wieder anmelden, damit die neuen Rechte überall vollständig wirken.

Häufige Fragen

Welche Rolle gebe ich „normalen" Mitarbeitenden? Lernende:r. Das reicht für alle, die Kurse belegen und Zertifikate erwerben sollen.

Jemand soll Kurse erstellen dürfen — welche Rolle? Trainer:in / Dozent:in. Wer zusätzlich Lernpfade, Vorlagen und übergreifende Auswertungen braucht, bekommt Content-Manager.

Eine Rolle, die ich vergeben will, lässt sich nicht auswählen. Sie liegt auf oder über deiner eigenen Höhe. Das ist Absicht — nur jemand mit höherer Berechtigung kann sie vergeben.

Verwandte Seite: Benutzer verwalten