FAQ — häufige Fragen für die Administration

Sammlung der häufigsten Fragen aus der Praxis.

Verantwortungsbereich

Welche Personen sehe ich? In einer Verwalter-Rolle (z. B. Company-Admin) siehst du alle Personen deines Unternehmens. Um gezielt auf einen Bereich zu schauen, filterst du nach Abteilung oder Benutzergruppe.

Eine Person fehlt komplett. Wahrscheinlich hat sie noch keinen Account. Lade sie ein — siehe Benutzer verwalten.

Sehe ich Daten anderer Unternehmen? Nein. Dein Blick endet an deinem Unternehmen. Plattformweite Sicht hat nur das Team von generation:l.

Benutzer und Rollen

Wie lege ich neue Benutzer an? Per Einladung, einzeln oder als CSV-Massen-Import — siehe Benutzer verwalten.

Wie mache ich jemanden zum Trainierenden / Dozierenden? Rolle beim Benutzer im Admin-Portal setzen. Du kannst nur Rollen vergeben, die niedriger als deine eigene sind; als Company-Admin darfst du zusätzlich weitere Company-Admins ernennen — siehe Rollen und Rechte.

Pflichtaufgaben

Wie weise ich einer Person eine Pflichtaufgabe zu? Pflichtaufgaben vergeben — Schritt für Schritt.

Kann ich eine ganze Abteilung gleichzeitig zuweisen? Ja, über die Massen-Zuweisung mit Tab „Nach Abteilung". Pflichtaufgaben vergeben.

Können Pflichtaufgaben automatisch wiederkehren (z. B. jährlich)? Ja. Setze beim Anlegen das Feld Wiederholung (Wochen) — z. B. 52 für jährlich. Nach Abschluss setzt das System die Aufgabe automatisch zum nächsten Termin wieder auf und benachrichtigt die Person. Auch bei Massen-Zuweisungen.

Kann ich auch einen Lernpfad statt eines einzelnen Kurses zuweisen? Ja — als Ziel lässt sich ein Kurs oder ein Lernpfad wählen. Bei einem Pfad werden die Pflicht-Kurse automatisch eingeschrieben.

Was passiert, wenn jemand die Frist verpasst? Die Aufgabe bleibt offen, die Person kann weiterarbeiten. Überfällig erkennst du am Fälligkeitsdatum in der Liste (nach Fälligkeit sortiert); für Mahnungen konfigurierst du Erinnerungen mit negativen Tagen (nach der Frist).

Lerngruppen

Wann lohnt sich eine Lerngruppe? Bei Onboarding-Wellen, mehreren Auszubildenden oder wiederkehrenden Schulungs-Gruppen. Mehr in Lerngruppen managen.

Was ist der Unterschied zwischen Abteilung, Benutzergruppe und Lerngruppe? Abteilung = organisatorische Struktur des Unternehmens (Admin-Portal). Benutzergruppe = frei zusammengestellte Personengruppe (Admin-Portal) — beide kannst du in Massen-Aktionen und Analytics-Filtern nutzen. Lerngruppe = Austausch-Raum mit Chat auf der Lernplattform; für Massen-Aktionen und Filter nimmst du Abteilung oder Benutzergruppe.

Fortschritt und Auswertung

Wie sehe ich, wer im Verzug ist? In Verwaltung → Pflichtaufgaben — die Liste ist nach Fälligkeit sortiert; Frist vorbei + Status nicht „Abgeschlossen" = Verzug. Mehr in Fortschritt im Team.

Wo finde ich aggregierte Kennzahlen? In Verwaltung → Analytics & Reports — Abschlussquoten, Quiz-Scores, Aktivität, filterbar nach Zeitraum und Abteilung. Siehe Analytics und Auswertungen.

Wo finde ich Daten für ein Mitarbeiter-Gespräch? Über den Analytics-Reiter Nutzer-Details lässt sich pro Person eine Lern-Historie (Kurse, Fortschritt, Kurs-Einschreibungen, Lern-Serie) als PDF, CSV oder Excel ziehen — siehe Reports und Export. Zertifikats-Nachweise lädst du pro Kurs im Reiter Kurs-Details als ZIP.

Excel-Export zeigt komische Sonderzeichen. Beim Öffnen in Excel „Daten → Aus Text/CSV" verwenden statt Doppelklick — dann wird UTF-8 korrekt erkannt.

Kurs-Lizenzen

Wir haben mehr Personen als Lizenz-Plätze bei einem lizenzierten Kurs. Priorisieren, wer den Kurs zuerst braucht (Plätze werden erst mit der Einschreibung belegt), oder zusätzliche Plätze beim Anbieter bzw. beim Team von generation:l anfragen.

Eine Person verlässt das Unternehmen — was passiert mit ihrem Kurs-Platz? Den Account archivieren. Ein bereits begonnener Platz einer Teilnehmerlizenz bleibt verbraucht; Zertifikate bleiben erhalten.

Verkauf und Vorlagen

Wie gestalte ich Rechnungs- oder E-Mail-Texte? Über die Dokumentenvorlagen.

Benachrichtigungen für mich

Welche Benachrichtigungen bekomme ich?

• Erinnerungs-Mails zu von dir zugewiesenen Pflichtaufgaben — sofern du an der Aufgabe eine Erinnerung mit Empfänger assigned_by konfiguriert hast (z. B. mit negativen Tagen als Überfällig-Mahnung)
• Eine Benachrichtigung, wenn dich jemand zu einer Lerngruppe hinzufügt

Die Benachrichtigungen sind fest vorkonfiguriert. Übersicht: Benachrichtigungen.

Kurs-Zugang

Eine Person sagt, ein Kurs ist „nicht freigeschaltet". Mögliche Gründe:

• Kurs ist lizenz-pflichtig und das Platz-Kontingent ist erschöpft oder die Kurs-Lizenz abgelaufen → siehe Kurs-Lizenzen und Zugang
• Kurs ist im Modus „Keine Selbsteinschreibung", Person hat keine Pflichtaufgabe oder Einschreibung

Weitere Hilfe

An wen wende ich mich bei Fragen, die hier nicht beantwortet sind?

• Diese Anleitungs-Sammlung — siehe Index
• Das Team von generation:l
• Bei technischen Problemen: deine IT-Ansprechperson