FAQ — questions fréquentes pour administrateur·rice·s¶

Recueil des questions les plus fréquentes issues de la pratique.

Domaine de responsabilité¶

Quelles personnes est-ce que je vois ? En tant que gestionnaire (p. ex. Company-Admin), tu vois toutes les personnes de ton entreprise. Il n'y a pas d'affectation fixe « supérieur·e-équipe » — pour regarder de façon ciblée un domaine, tu filtres par département ou tu utilises des groupes d'apprentissage.

Une personne manque complètement. Elle n'a probablement pas encore de compte. Invite-la — voir Gérer les utilisateurs.

Est-ce que je vois les données d'autres entreprises ? Non. Ta vue s'arrête à ton entreprise (ou ton groupe d'entreprises). Seule l'équipe plateforme (Operator) a une vue à l'échelle de la plateforme.

Utilisateurs et rôles¶

Comment est-ce que je crée de nouveaux utilisateurs ? Par invitation, individuellement ou par import de masse CSV — voir Gérer les utilisateurs.

Comment est-ce que je fais de quelqu'un un·e formateur·rice ? Définir le rôle sur l'utilisateur dans le portail Admin. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien — voir Rôles et droits.

Tâches obligatoires¶

Comment est-ce que j'attribue une tâche obligatoire à une personne ? Attribuer des tâches obligatoires — étape par étape.

Puis-je assigner tout un département en même temps ? Oui, via l'attribution de masse avec l'onglet « Par département ». Attribuer des tâches obligatoires.

Les tâches obligatoires peuvent-elles se répéter automatiquement (p. ex. annuellement) ? Oui. Renseigne à la création le champ Répétition (semaines) — p. ex. 52 pour annuel. Après l'achèvement, le système remet automatiquement la tâche en place à la prochaine échéance et notifie la personne. Y compris pour les attributions de masse.

Puis-je aussi assigner un parcours d'apprentissage au lieu d'un cours individuel ? Oui — comme cible, on peut choisir un cours ou un parcours d'apprentissage. Pour un parcours, les cours obligatoires sont inscrits automatiquement.

Que se passe-t-il si quelqu'un manque l'échéance ? La tâche est marquée comme en retard et apparaît dans le filtre « déjà en retard ». La personne peut continuer à travailler ; l'échéance n'est pas forcément réinitialisée.

Groupes d'apprentissage¶

Quand un groupe d'apprentissage vaut-il la peine ? Pour les vagues d'onboarding, les cohortes de formation ou les groupes de formation récurrents. Plus d'infos dans Gérer les groupes d'apprentissage.

Quelle est la différence entre département et groupe d'apprentissage ? Département = structure organisationnelle de l'entreprise. Groupe d'apprentissage = groupe ad hoc pour un projet d'apprentissage. Tu peux utiliser les deux dans les actions de masse et les filtres.

Progression et évaluation¶

Comment est-ce que je vois qui est en retard ? Dans Administration → Tâches obligatoires avec le filtre « déjà en retard ». Plus d'infos dans Progression de l'équipe.

Où est-ce que je trouve des indicateurs agrégés ? Dans Administration → Analytics — taux d'achèvement, scores de quiz, activité, filtrables par période et département. Voir Analytics et évaluations.

Où est-ce que je trouve des données pour un entretien avec un·e collaborateur·rice ? Via les Rapports, on peut tirer par personne un historique d'apprentissage (cours, certificats, badges, streak) en PDF.

L'export Excel affiche de drôles de caractères spéciaux. À l'ouverture dans Excel, utilise « Données → À partir d'un texte/CSV » plutôt que le double-clic — alors l'UTF-8 est correctement reconnu.

Licences¶

Qui a quelle licence ? Dans le portail Admin, sous Licences → ouvre la licence → liste des membres. Voir Licences et accès.

Nous avons plus de personnes que de places de licence. Prioriser les places ou demander des places supplémentaires auprès de l'équipe plateforme / du service commercial.

Une personne quitte l'entreprise — libérer la place de licence ? Oui, la retirer dans la liste des membres de la licence ou archiver le compte. Les certificats existants restent.

Vente et modèles¶

Comment est-ce que je conçois les textes de facture ou d'e-mail ? Via les modèles de documents et d'e-mails.

Comment est-ce que je mets en place un code de bon de réduction ? Les bons de réduction sont utilisés au checkout ; la création est actuellement prise en charge par l'équipe plateforme — adresse-toi à ton·ta interlocuteur·rice. Voir Place de marché et commerce.

Notifications pour moi¶

Quelles notifications est-ce que je reçois ? - Lorsqu'une tâche obligatoire que tu as attribuée devient en retard (à condition que assigned_by soit configuré comme destinataire) - Lors d'une activité de groupe d'apprentissage dont tu es membre

Dans les paramètres de notification personnels, tu pilotes le canal et la fréquence.

Divers¶

Une personne se plaint de l'évaluation par IA dans un cours. C'est l'affaire des enseignant·e·s/créateur·rice·s de cours. Renvoie vers le·la formateur·rice compétent·e. Contexte : Quiz et évaluation.

Puis-je créer des cours moi-même ? C'est la tâche des enseignant·e·s/créateur·rice·s de cours. Si tu crées toi-même des contenus, tu as besoin du rôle correspondant — voir Doc des enseignant·e·s.

Une personne dit qu'un cours n'est « pas déverrouillé ». Raisons possibles :

Le cours est soumis à licence, la personne n'a pas de place → voir Licences et accès
Le cours est en mode « uniquement par attribution », la personne n'a pas de tâche obligatoire ni d'inscription
Le cours a des prérequis que la personne ne remplit pas

À qui est-ce que je m'adresse pour des questions qui ne sont pas répondues ici ?

Ce recueil de guides — voir Index
Ton équipe plateforme / ton·ta interlocuteur·rice
En cas de problèmes techniques : ta personne de contact informatique