FAQ — questions fréquentes pour l'administration¶
Recueil des questions les plus fréquentes issues de la pratique.
Domaine de responsabilité¶
Quelles personnes est-ce que je vois ? Dans un rôle de gestion (p. ex. Company-Admin), tu vois toutes les personnes de ton entreprise. Pour regarder de façon ciblée un domaine, tu filtres par département ou par groupe d'utilisateurs.
Une personne manque complètement. Elle n'a probablement pas encore de compte. Invite-la — voir Gérer les utilisateurs.
Est-ce que je vois les données d'autres entreprises ? Non. Ta vue s'arrête à ton entreprise. Seule l'équipe de generation:l a une vue à l'échelle de la plateforme.
Utilisateurs et rôles¶
Comment est-ce que je crée de nouveaux utilisateurs ? Par invitation, individuellement ou par import de masse CSV — voir Gérer les utilisateurs.
Comment est-ce que je fais de quelqu'un un·e formateur·rice / intervenant·e ? Définir le rôle sur l'utilisateur dans le portail Admin. Tu ne peux attribuer que des rôles inférieurs au tien ; en tant que Company-Admin, tu peux en plus nommer d'autres Company-Admins — voir Rôles et droits.
Tâches obligatoires¶
Comment est-ce que j'attribue une tâche obligatoire à une personne ? Attribuer des tâches obligatoires — étape par étape.
Puis-je assigner tout un département en même temps ? Oui, via l'attribution de masse avec l'onglet « Par département ». Attribuer des tâches obligatoires.
Les tâches obligatoires peuvent-elles se répéter automatiquement (p. ex. annuellement) ?
Oui. Renseigne à la création le champ Répétition (semaines) — p. ex. 52 pour annuel. Après l'achèvement, le système remet automatiquement la tâche en place à la prochaine échéance et notifie la personne. Y compris pour les attributions de masse.
Puis-je aussi assigner un parcours d'apprentissage au lieu d'un cours individuel ? Oui — comme cible, on peut choisir un cours ou un parcours d'apprentissage. Pour un parcours, les cours obligatoires sont inscrits automatiquement.
Que se passe-t-il si quelqu'un manque l'échéance ? La tâche reste ouverte, la personne peut continuer à travailler. Tu repères le retard grâce à la date d'échéance dans la liste (triée par échéance) ; pour les relances, tu configures des rappels avec des jours négatifs (après l'échéance).
Groupes d'apprentissage¶
Quand un groupe d'apprentissage vaut-il la peine ? Pour les vagues d'onboarding, plusieurs apprenti·e·s ou les groupes de formation récurrents. Plus d'infos dans Gérer les groupes d'apprentissage.
Quelle est la différence entre département, groupe d'utilisateurs et groupe d'apprentissage ? Département = structure organisationnelle de l'entreprise (portail Admin). Groupe d'utilisateurs = groupe de personnes composé librement (portail Admin) — tu peux utiliser les deux dans les actions de masse et les filtres d'analytics. Groupe d'apprentissage = espace d'échange avec chat sur la plateforme d'apprentissage ; pour les actions de masse et les filtres, utilise département ou groupe d'utilisateurs.
Progression et évaluation¶
Comment est-ce que je vois qui est en retard ? Dans Administration → Tâches obligatoires — la liste est triée par échéance ; échéance passée + statut différent d'« Achevée » = retard. Plus d'infos dans Progression de l'équipe.
Où est-ce que je trouve des indicateurs agrégés ? Dans Administration → Analytics & rapports — taux d'achèvement, scores de quiz, activité, filtrables par période et département. Voir Analytics et évaluations.
Où est-ce que je trouve des données pour un entretien avec un·e collaborateur·rice ? Via l'onglet d'analytics Détails utilisateur, on peut tirer par personne un historique d'apprentissage (cours, progression, inscriptions aux cours, série d'apprentissage) en PDF, CSV ou Excel — voir Rapports et export. Les justificatifs de certificats se téléchargent par cours dans l'onglet Détails du cours sous forme de ZIP.
L'export Excel affiche de drôles de caractères spéciaux. À l'ouverture dans Excel, utilise « Données → À partir d'un texte/CSV » plutôt que le double-clic — alors l'UTF-8 est correctement reconnu.
Licences de cours¶
Nous avons plus de personnes que de places de licence pour un cours sous licence. Prioriser qui a besoin du cours en premier (les places ne sont occupées qu'à l'inscription), ou demander des places supplémentaires auprès du fournisseur ou de l'équipe de generation:l.
Une personne quitte l'entreprise — que devient sa place de cours ? Archiver le compte. Une place déjà entamée d'une licence par participant reste consommée ; les certificats sont conservés.
Vente et modèles¶
Comment est-ce que je conçois les textes de facture ou d'e-mail ? Via les modèles de documents et d'e-mails.
Notifications pour moi¶
Quelles notifications est-ce que je reçois ?
- Des e-mails de rappel pour les tâches obligatoires que tu as attribuées — à condition d'avoir configuré sur la tâche un rappel avec le destinataire
assigned_by(p. ex. avec des jours négatifs comme relance de retard) - Une notification lorsque quelqu'un t'ajoute à un groupe d'apprentissage
Les notifications sont préconfigurées de manière fixe. Vue d'ensemble : Notifications.
Accès aux cours¶
Une personne dit qu'un cours n'est « pas déverrouillé ». Raisons possibles :
- Le cours est soumis à licence et le contingent de places est épuisé ou la licence de cours a expiré → voir Licences de cours et accès
- Le cours est en mode « pas d'auto-inscription », la personne n'a pas de tâche obligatoire ni d'inscription
Aide complémentaire¶
À qui est-ce que je m'adresse pour des questions qui ne sont pas répondues ici ?
- Ce recueil de guides — voir Index
- L'équipe de generation:l
- En cas de problèmes techniques : ta personne de contact informatique