Licences et accès

Certains cours ou paquets de cours dans online:academy sont soumis à licence — ton entreprise acquiert un certain nombre de places, et c'est toi, en tant que gestionnaire, qui décides quelles personnes en obtiennent une. Cette page explique comment tu vois cela et comment tu alloues des places.

Remarque sur la délimitation : L'achat de places supplémentaires et les questions contractuelles passent par ton équipe plateforme / le service commercial. La distribution des places existantes à tes collaborateur·rice·s, tu la fais toi-même.

Où tu vois les licences

1. Dans le portail Admin, va dans Licences.
2. Liste de tous les contingents de licences auxquels tu as accès en tant que gestionnaire.
3. Par licence :
4. Nom (p. ex. « Premium Bundle Ventes 2026 »)
5. Nombre de places au total / occupées / libres
6. Date d'expiration de la licence
7. Quels cours / parcours d'apprentissage sont inclus

Capture d'écran à venir

Vue d'ensemble des licences avec un indicateur d'occupation par licence

Attribuer une place à une personne

1. Ouvre la licence.
2. Clique sur Ajouter une personne.
3. Sélectionne une personne de ton entreprise (recherche par autocomplétion).
4. Confirme — la personne obtient immédiatement accès aux cours / parcours inclus.

La personne reçoit une notification « Tu as obtenu accès à [cours/bundle] ».

Plusieurs personnes en même temps

Si tu veux donner une licence à tout un groupe ou un département :

1. Ouvre la licence → Attribution de masse.
2. Sélection des personnes par :
3. Liste
4. Département
5. Groupe d'apprentissage
6. La plateforme indique : « X places seront attribuées, Y places restent libres ». En cas de surallocation (plus de personnes que de places), tu es averti·e.
7. Confirme.

Retirer une place à une personne

Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, change de département ou que tu veux libérer une place pour quelqu'un d'autre :

1. Licence → liste des membres → trouve la personne → Retirer.
2. La personne perd immédiatement l'accès aux cours correspondants — mais les progressions d'apprentissage et les certificats existants restent conservés.

Que se passe-t-il avec les inscriptions actives à des cours lorsque la place de licence disparaît ?

La personne reste formellement inscrite, mais ne peut plus démarrer de nouvelles leçons. Les certificats déjà existants restent valables. Si la personne n'a pas encore terminé le cours et ne doit plus pouvoir le terminer : mettre fin manuellement à l'inscription (voir le guide formateur·rice Gérer les participant·e·s).

Garder l'occupation des licences à l'œil

Un indicateur d'occupation par licence te montre l'état :

Affichage	Signification
Libre (p. ex. 12/50 occupées)	Assez de place, tu peux accueillir plus de personnes
Presque plein (p. ex. 45/50 occupées)	Attention aux prochaines attributions — ça pourrait devenir juste
Plein (50/50 occupées)	Plus d'attribution possible sans retirer quelqu'un

Si toutes les places sont durablement occupées et que tu en as besoin de plus : adresse-toi à ton équipe plateforme / au service commercial — c'est là que des places supplémentaires sont achetées.

Échéances d'expiration

Les licences ont souvent une date d'expiration (p. ex. un an à partir de l'achat). Dans le détail de la licence, tu vois :

• La date à laquelle la licence prend fin
• Éventuellement « Renouvellement en cours » — une prolongation a déjà été lancée
• Pour une durée restante < 30 jours : avertissement jaune
• Pour < 7 jours : avertissement rouge

En cas d'expiration imminente, informe à temps ton équipe plateforme / le service commercial pour la prolongation — sinon toutes les personnes ayant reçu une place perdent l'accès à la date butoir.

Licences vs. cours propres — la différence

Important pour la délimitation :

• Cours propres de ton entreprise (créés par vos formateur·rice·s) : pas de licence nécessaire, toutes les personnes ayant accès au LMS les voient et peuvent s'inscrire (selon le mode)
• Cours sous licence (d'un fournisseur externe, ou un module premium particulier) : accès uniquement via une place de licence attribuée

Dans la vue détaillée du cours, il est visible à chaque fois si un cours est sous licence ou relève d'une production propre.

Questions fréquentes

Une personne dit qu'elle n'a soudainement plus accès à un cours. Causes possibles : 1. La place de licence a été retirée — vérifie dans la liste des membres de la licence 2. La licence a expiré — vérifie la durée restante dans le détail de la licence 3. Le cours a un autre mode d'accès (p. ex. « uniquement par attribution »)

Via la liste des membres de la licence et le détail de la licence, tu clarifies cela généralement rapidement.

Je ne peux pas attribuer de place — le bouton manque. Alors ton rôle n'a pas le droit de distribuer des licences. Assure-toi que tu es connecté·e en tant que Company-Admin ; si le rôle est correct et que le bouton manque quand même, adresse-toi à ton équipe plateforme.

Nous avons plus de personnes ayant besoin d'un cours que de places de licence. Parle-en avec l'équipe plateforme / le service commercial — c'est là que des places supplémentaires sont rachetées. En attendant, priorise : qui a le plus urgemment besoin du cours ?

Comment est-ce que je vois quelles personnes ont quelles places de licence ? Ouvre la licence → liste des membres — toutes les personnes actuellement attribuées avec la date d'attribution.

Les licences sont-elles par personne ou par groupe ? Par personne — une licence = X places pour X personnes individuelles. Donner une licence à un groupe entier est possible via l'attribution de masse, mais techniquement ce sont quand même des places individuelles qui sont occupées.

Quand quelqu'un est en congé ou ne travaille temporairement pas — libérer la place ? Oui, tu peux retirer temporairement la place et la redonner plus tard. Mais : la progression d'apprentissage reste figée pendant la pause, la personne ne peut pas démarrer de nouvelles leçons.