Licences et accès¶

L'accès à online:academy et aux cours est piloté par deux mécanismes de licence différents. Cette page explique les deux — et ce que tu as à faire avec en tant que gestionnaire (spoiler : peu de choses, l'essentiel est automatique).

Remarque sur la délimitation : L'achat de licences et les questions contractuelles passent par ton équipe plateforme / le service commercial. Il n'existe pas d'attribution manuelle de places individuelles à des personnes — les places sont occupées automatiquement par les inscriptions.

Mécanisme 1 : la licence produit de ton entreprise¶

Ton entreprise dispose d'une licence produit à l'échelle de l'entreprise (p. ex. Basic, Professional ou Enterprise). Elle détermine quelles fonctions de la plateforme sont à votre disposition — par exemple si Analytics & Reports, le marché ou des fonctionnalités avancées sont débloqués. La licence vaut pour l'ensemble des utilisateur·rice·s de votre entreprise ; il n'y a pas ici de places individuelles par personne.

Où tu la vois¶

La gestion des licences dans le portail Admin est réservée à l'équipe plateforme — en tant qu'admin d'entreprise, tu n'y as pas accès. Quel produit est sous licence pour vous et quelle est sa durée, tu l'apprends auprès de ton interlocuteur côté plateforme.

Indirectement, tu remarques la licence au quotidien à ce qui apparaît comme espaces : si par exemple Analytics & Reports n'est pas inclus dans votre produit, l'entrée de menu n'apparaît tout simplement pas.

Garder l'expiration à l'œil

Si la licence produit expire, les fonctions qui en dépendent perdent leur déblocage pour toute votre entreprise — dans le cas extrême, la connexion est bloquée. Renseigne-toi à temps auprès de l'équipe plateforme / du service commercial sur la date d'expiration et la prolongation.

Mécanisme 2 : licences de cours avec contingent de places¶

Les cours que votre entreprise a obtenus d'un autre fournisseur via le marché peuvent venir sous forme de licence participants : le cours peut alors être suivi par un nombre limité de vos apprenant:es (p. ex. 50 places).

Voici comment fonctionne le contingent :

Une place est occupée automatiquement dès qu'une personne s'inscrit au cours — aucune attribution manuelle nécessaire.
Si quelqu'un se désinscrit avant d'avoir commencé à apprendre, la place redevient libre.
Après la première progression d'apprentissage, la place est définitivement consommée — même en cas de désinscription. Cela empêche qu'une place soit utilisée à tour de rôle par plusieurs personnes.

Où tu vois cela¶

Dans l'appli, sous Ventes & Licences → Cours sous licence : par cours, l'occupation (« Inscriptions actuelles : X / Y ») et la vue d'ensemble des inscriptions.

Si le contingent est épuisé, plus personne ne peut s'inscrire — pour obtenir plus de places, adressez-vous au fournisseur ou rachetez via le marché.

Licences vs. cours propres — la différence¶

Cours propres de ton entreprise (créés par vos formateur·rice·s) : pas de contingent de places — toutes les personnes de votre entreprise peuvent les utiliser (selon le mode d'inscription).
Cours sous licence (obtenus via le marché) : selon le type de licence, avec contingent de places ; reconnaissables comme cours sous licence dans le catalogue.

Questions fréquentes¶

Une personne dit qu'elle n'a soudainement plus accès à un cours. Causes possibles :

La licence produit de votre entreprise a expiré — renseigne-toi auprès de l'équipe plateforme
Pour un cours sous licence, le contingent de places est épuisé (ne concerne que les nouvelles inscriptions)
Le cours ou son catalogue a été désactivé, ou le mode d'accès a été modifié

Puis-je attribuer ou retirer une place de licence à une personne précise ? Non — les places sont occupées exclusivement par les inscriptions. Tu pilotes l'accès via le mode d'inscription du cours et en décidant qui tu amènes dans le cours (par inscription ou tâche obligatoire).

Nous avons plus de personnes ayant besoin d'un cours que de places. Parle-en avec le fournisseur ou l'équipe plateforme / le service commercial — des places supplémentaires sont rachetées. En attendant, priorise : qui a le plus urgemment besoin du cours ? Important : ne (fais) inscrire quelqu'un que lorsque la personne démarre vraiment — une place entamée est définitivement consommée.

Une place peut-elle être « mise en pause » puis attribuée à quelqu'un d'autre ? Non — dès qu'une personne a commencé à apprendre, sa place reste occupée. Seules les inscriptions jamais démarrées rendent leur place lors de la désinscription.

Combien de places sont encore libres ? Dans l'appli, sous Ventes & Licences → Cours sous licence, l'occupation actuelle est indiquée par cours.