Modèles de documents

Les modèles de documents déterminent l'apparence et le ton des contenus générés automatiquement : factures, e-mails système, certificats et rappels de tâches obligatoires. Plutôt que de t'en tenir aux textes intégrés, tu peux les concevoir toi-même — avec ta formulation, ton logo et ton identité visuelle.

Chaque entreprise entretient ses propres modèles. Si tu ne configures rien, le système envoie son texte standard intégré — avec deux exceptions : l'e-mail de bienvenue et le rappel de cours ne partent qu'avec un modèle propre. Quels buts existent et ce qui se passe sans modèle propre, l'aperçu sous Attribuer un modèle à un but te le montre ; à quoi ressemble le texte standard, tu le vois sous Consulter le texte standard.

Qui a le droit de modifier les modèles ?

Tu peux créer, modifier et affecter des modèles à partir de Content-Manager. Les Company-Admin disposent automatiquement de ces droits.

À quoi servent les modèles

Workflow (p. ex. attribuer une tâche obligatoire)
        ↓
Quel modèle est attribué à ce but ?
   ↓ modèle propre              ↓ pas de modèle propre
Ton modèle est             Le texte standard est envoyé
utilisé                    (e-mail de bienvenue et
                           rappel de cours : aucun e-mail)

Un modèle a un type (la catégorie grossière) et est attribué à un but (le cas d'usage concret). Ce n'est que via le but que le système sait quel modèle charger dans un déroulement donné.

Type	Pour quoi
Facture	Mise en page et texte des PDF de factures
E-mail	E-mails système autour des commandes, de l'accès aux cours et des attributions
Certificat	Mise en page et texte des certificats d'achèvement
Rappel d'attribution	E-mails de rappel pour les tâches obligatoires arrivant à échéance

Contexte sur les certificats

Comment la remise de certificats est pilotée par cours (champ du cours « Certificat pour l'achèvement du cours », variantes « réussi »/« participé ») et quels espaces réservés les certificats connaissent est décrit sous Certificats et modèles de certificats.

Consulter les modèles existants

1. Sur la plateforme d'apprentissage, ouvre le menu Administration → Modèles de documents (onglet Modèles).
2. Tu vois tous les modèles de ton entreprise sous forme de liste de tuiles avec un filtre par type et un petit aperçu.
3. Un clic sur une tuile ouvre l'éditeur avec l'aperçu et les options d'édition.

Par tuile, tu peux :

• Modifier — ouvre l'éditeur
• Dupliquer — crée une copie comme point de départ d'une nouvelle variante
• Supprimer

D'abord copier, puis adapter

Plutôt que de reconstruire chaque modèle, cela vaut la peine de dupliquer un de tes modèles existants et de l'adapter — logo, couleurs et structure sont alors déjà en place. La liste de tuiles montre les modèles de ton entreprise ; les textes standard intégrés du système n'y figurent pas. Tu peux les consulter avec le bouton Voir le texte standard de l'onglet Attributions (en savoir plus).

Créer un nouveau modèle

1. Clique sur Nouveau modèle.
2. Remplis les champs :
3. Nom — p. ex. « E-mail de bienvenue 2026 »
4. Type — facture, e-mail, certificat ou rappel d'attribution
5. Slug (identifiant court) — doit être unique au sein de ton entreprise et du même type
6. optionnellement une description
7. Rédige le contenu dans l'éditeur — voir les sections suivantes.
8. Vérifie l'aperçu (HTML et/ou PDF).
9. Enregistre.

L'éditeur

L'éditeur est un éditeur WYSIWYG (« ce que tu vois, tu l'obtiens ») — tu mets en forme directement, sans connaissances HTML :

• Mise en forme du texte : gras, italique, souligné
• Titres, listes, alignement
• Images, liens, séparateurs, tableaux
• Insérer des espaces réservés : via un menu déroulant, tu choisis des espaces réservés catégorisés (entreprise, client, commande, cours, document). L'espace réservé choisi apparaît comme une pastille colorée dans le texte et est automatiquement repris correctement à l'enregistrement.
• Blocs de facture (uniquement pour les modèles de facture) : blocs préfabriqués pour l'en-tête de facture, le bloc client, le tableau des postes, le bloc des totaux et le pied de page.
• Objet (uniquement pour e-mail et rappel d'attribution) : la ligne d'objet de l'e-mail ; les espaces réservés sont possibles. Si le champ reste vide, l'objet intégré s'applique. Pour la confirmation de commande, l'objet intégré s'applique pour l'instant toujours.
• Mode HTML pour celles et ceux qui préfèrent éditer directement le code source.

Insérer des espaces réservés

Les espaces réservés sont des trous qui sont remplis de données réelles à l'envoi — p. ex. le nom de la personne ou le nom du cours. Tu les insères le plus simplement via le menu déroulant.

Attention à l'orthographe

Les modèles de type Rappel d'attribution utilisent des espaces réservés en camelCase (p. ex. firstName, courseUrl). Tous les autres types utilisent le snake_case avec des tirets bas (p. ex. first_name, course_url). Le plus sûr est d'insérer les espaces réservés via le menu déroulant, pour que l'orthographe soit correcte.

Une sélection des espaces réservés les plus importants par type :

Type	Exemples d'espaces réservés
Facture	company_name (nom de l'entreprise), company_logo (logo de l'entreprise), invoice_number, invoice_date, customer_name, total, currency
E-mail	first_name (prénom, extrait automatiquement du nom complet), user_name, course_name, course_url (lien direct vers le cours), company_name, company_logo, login_url, order_status (uniquement pour la mise à jour du statut de commande : le statut sous forme de mot — « bezahlt » (payée), « abgeschlossen » (terminée), « storniert » (annulée) ou « erstattet » (remboursée)), assigned_by_name (la personne qui attribue ; dans l'e-mail de bienvenue, la personne qui invite ; vide si la personne s'inscrit elle-même)
Certificat	user_name, course_name, completion_date, score_percent, completion_type (variante d'achèvement ; la valeur est toujours le mot allemand „bestanden“ ou „teilgenommen“), qr_code (code QR de vérification), company_name (nom de l'entreprise), company_logo (logo de l'entreprise)
Rappel d'attribution	firstName (prénom), studentName, courseName, dueDate, daysRemaining, courseUrl (lien direct vers le cours), companyName (nom de l'entreprise), assignedByName (personne qui attribue)

La sélection complète par modèle t'est présentée par le menu déroulant des espaces réservés dans l'éditeur.

Les espaces réservés de date sont automatiquement affichés au format JJ.MM.AAAA. Si tu écris un espace réservé de façon incorrecte (c'est-à-dire un que le système ne connaît pas), il est surligné en rouge dans l'aperçu — ainsi tu repères les fautes de frappe immédiatement.

Utiliser l'aperçu

Avant qu'un modèle passe en production, vérifie-le toujours dans l'aperçu. Le mode dépend du type de modèle :

• Les modèles de certificat montrent un aperçu PDF (A4 paysage), intégré dans la boîte de dialogue d'aperçu. Le certificat délivré par la suite a exactement le même aspect que cet aperçu ; le code QR y apparaît déjà à sa taille réelle.
• Tous les autres types (facture, e-mail, rappel d'attribution) montrent un aperçu HTML avec des données d'exemple (p. ex. « Muster GmbH », « Max Mustermann »).

Ce à quoi tu devrais faire attention :

1. Tous les espaces réservés sont-ils correctement remplacés ? (Plus de marquages rouges.)
2. La mise en page est-elle correcte — aucun texte ne dépasse-t-il du bord ?
3. Le logo est-il bien placé et net ?
4. Si quelque chose ne convient pas : adapter, nouvel aperçu, jusqu'à ce que ce soit bon.

Versions — récupérer des états antérieurs

Chaque enregistrement crée une nouvelle version. À l'enregistrement, l'éditeur demande un commentaire de modification — une courte phrase suffit (« Logo remplacé »), il apparaît ensuite dans la liste et évite d'avoir à deviner quel état correspond à quoi. Il n'est pas obligatoire.

1. Dans l'éditeur, en haut à droite, clique sur l'icône d'horloge Historique des versions.
2. La liste affiche le numéro de version, la date, l'heure et le commentaire de modification, version la plus récente en premier.
3. Un clic sur une entrée ramène le texte de l'époque dans l'éditeur. Rien n'est encore enregistré — le repère Non enregistré indique que l'ancien état se trouve seulement dans l'éditeur.
4. S'il convient, clique sur Enregistrer. Cela crée à son tour une nouvelle version — l'état intermédiaire n'est donc pas perdu.

Seul le contenu est restauré

Lors de la restauration, c'est le texte de l'éditeur qui revient — le nom et l'objet du modèle restent tels qu'ils sont actuellement. Si tu veux aussi revenir en arrière sur l'objet, ressaisis-le à la main.

Attribuer un modèle à un but

Pour qu'un modèle soit réellement utilisé, il doit être attribué à un but.

1. Sur la plateforme d'apprentissage, sous Administration → Modèles de documents, ouvre l'onglet Attributions.
2. Tu vois par but quel modèle est actuellement actif :
3. Texte standard — aucun modèle propre n'est attribué ; le système utilise son texte intégré.
4. Uniquement avec un modèle propre — s'affiche à la place de « Texte standard » pour l'e-mail de bienvenue et le rappel de cours tant qu'aucun modèle propre n'est attribué : ces deux e-mails n'ont pas de texte intégré, sans modèle rien ne part.
5. Modèle propre — un modèle entretenu par ton entreprise est attribué.
6. Obligatoire signale les trois buts facture standard, confirmation de commande et certificat de cours « réussi ». Sans modèle propre, le système envoie ici le texte standard.
7. Si un but est sur Texte standard ou Uniquement avec un modèle propre, le bouton Attribuer mène au choix d'un modèle existant.
8. Si un modèle propre est déjà attribué, trois icônes sont disponibles : Modifier (ouvre l'éditeur), Attribuer un autre modèle et Retirer le modèle propre (le texte standard s'applique alors de nouveau ; pour l'e-mail de bienvenue et le rappel de cours, l'e-mail n'est ensuite plus envoyé — la boîte de dialogue te le signale).
9. Chaque but doté d'un texte intégré a en plus un bouton Voir le texte standard, y compris quand un modèle propre est attribué. Voir Consulter le texte standard.

Quels buts existent

But	Type	Modèle propre utilisé
Facture standard	Facture	oui — pour toutes les factures
Confirmation de commande	E-mail	oui — après une commande
Certificat de cours : réussi	Certificat	oui — pour les cours réglés sur « Cours réussi »
Certificat de cours : participé	Certificat	oui — pour les cours réglés sur « A participé au cours » ; sans modèle propre, le modèle « réussi » s'applique (completion_type = „teilgenommen“)
Accès au cours débloqué	E-mail	oui — lors de l'inscription à un cours
Cours attribué	E-mail	oui — lors d'une tâche obligatoire sur un cours
Parcours d'apprentissage attribué	E-mail	oui — lors d'une tâche obligatoire sur un parcours d'apprentissage
Mise à jour du statut de commande	E-mail	oui — quand une commande est payée, terminée, annulée ou remboursée
E-mail de bienvenue	E-mail	oui, uniquement avec un modèle propre — une fois, quand une personne accepte une invitation ou s'inscrit elle-même
Rappel de cours	E-mail	oui, uniquement avec un modèle propre — une fois, quand un cours n'est pas terminé trois semaines après l'inscription
Rappel d'attribution (standard)	Rappel d'attribution	oui — pour les rappels à l'utilisateur sans modèle propre sur le rappel

Pour les huit buts du haut, la règle du schéma ci-dessus s'applique : modèle propre attribué → ton modèle part. Aucun attribué → le texte standard intégré. Exception : si « Certificat de cours : participé » n'a pas de modèle propre, le modèle de « Certificat de cours : réussi » est utilisé.

Pour Mise à jour du statut de commande, l'espace réservé order_status insère le statut dans le texte sous forme de mot : « bezahlt » (payée), « abgeschlossen » (terminée), « storniert » (annulée) ou « erstattet » (remboursée). En cas de remboursement, l'avoir est joint à l'e-mail en PDF, y compris avec un modèle propre.

E-mail de bienvenue et Rappel de cours n'existent qu'avec un modèle propre. Si aucun n'est attribué, rien ne part, et l'aperçu affiche Uniquement avec un modèle propre.

• E-mail de bienvenue : part une fois après qu'une personne a accepté une invitation ou s'est inscrite elle-même sur la plateforme, p. ex. lors d'un achat via une landing page. Il n'est pas envoyé quand un admin crée des comptes directement, un par un ou par import CSV dans le portail Admin — le compte y naît sans invitation. L'espace réservé assigned_by_name contient le nom de la personne qui invite ; si la personne s'inscrit elle-même, il reste vide.
• Rappel de cours : part une fois quand un cours n'est toujours pas terminé trois semaines (21 jours) après l'inscription. Les cours qui sont actuellement une tâche obligatoire ouverte pour la personne (directement ou via un parcours d'apprentissage) ne le reçoivent pas — la tâche obligatoire a ses propres rappels. Les cours désactivés ou supprimés ne le reçoivent pas non plus. Les inscriptions qui avaient déjà plus de quatre semaines à l'introduction de cet e-mail ne le reçoivent pas rétroactivement. Le délai n'est pas réglable.

Les rappels d'attribution choisissent leur modèle directement au niveau du rappel : tu le définis lors de la configuration de la tâche obligatoire, pas via cet onglet. Voir Tâches obligatoires. Seule la finalité « Rappel d'attribution (standard) » est attribuée ici : elle s'applique quand un rappel à l'utilisateur n'a pas de modèle propre ; sans attribution, le texte intégré s'applique. Les rappels à la personne qui attribue ne l'utilisent pas : sans modèle propre, ils reçoivent un texte intégré à part qui s'adresse à elle.

Attribuer renvoie, ne copie pas

« Attribuer » crée un renvoi vers ton modèle, pas une copie. Tu peux donc attribuer le même modèle à plusieurs buts, et si tu le modifies, la modification agit partout immédiatement. « Retirer le modèle propre » ne défait que le renvoi — le modèle lui-même reste dans la liste.

Consulter le texte standard

Tu peux voir à l'avance ce que le système envoie sans modèle propre. Pour cela, l'onglet Attributions propose, pour chaque but doté d'un texte intégré, un bouton Voir le texte standard. Il est aussi présent pour les buts auxquels un modèle propre est déjà attribué — tu peux ainsi comparer ton modèle avec le texte standard.

Un clic ouvre une boîte de dialogue avec le texte standard, rempli de données d'exemple (p. ex. « Max Mustermann », « Muster GmbH ») :

• Les e-mails s'affichent avec la ligne d'objet (« Objet : … ») et tels qu'ils sont envoyés.
• Le Rappel d'attribution (standard) s'affiche en deux variantes : Aux apprenant·e·s et À la personne qui attribue. La personne qui attribue reçoit un texte à part.
• La facture et les certificats s'ouvrent en PDF. Pour Certificat de cours : participé, la boîte de dialogue montre ce qui part réellement sans modèle propre : le modèle pour « réussi » (avec completion_type = „teilgenommen“), si un modèle est attribué (le tien ou un modèle de la plateforme), sinon le certificat intégré.

La boîte de dialogue ne fait qu'afficher le texte standard. Tu ne peux ni le modifier ni le reprendre comme modèle propre à cet endroit. E-mail de bienvenue et Rappel de cours n'ont pas de bouton, car ni l'un ni l'autre n'a de texte standard — ils ne partent qu'avec un modèle propre.

Questions fréquentes

J'ai créé un modèle, mais il n'est pas utilisé. Vérifie sous Attributions si le modèle est attribué au bon but. Un modèle créé seul ne suffit pas — il doit encore être attribué.

Mon espace réservé apparaît en rouge dans l'aperçu. Alors le système ne le connaît pas — la plupart du temps une faute de frappe. Fais attention à la bonne orthographe (rappel d'attribution : camelCase, sinon snake_case) — le plus sûr est de l'insérer via le menu déroulant.

Puis-je annuler une modification ? Oui, via l'historique des versions, récupère une version antérieure et enregistre-la.

Un but affiche « Texte standard ». À quoi ça ressemble ? Le bouton Voir le texte standard à côté du but te le montre avec des données d'exemple (en savoir plus). Les e-mails intégrés suivent tous la même structure : bandeau d'en-tête sombre avec logo, carte de contenu blanche, un bouton coloré vers l'endroit approprié sur la plateforme d'apprentissage, puis un pied de page. La formule d'appel et le texte restent sobres. Le bandeau, le logo et la couleur du bouton proviennent du design standard d'online:academy — ton propre logo et tes couleurs n'entrent en jeu qu'avec un modèle propre. L'e-mail de bienvenue et le rappel de cours n'ont pas de texte standard ; ils affichent « Uniquement avec un modèle propre ».

J'ai attribué un modèle pour l'e-mail de bienvenue ou le rappel de cours, mais une personne ne reçoit rien. Les deux e-mails ne partent que pour une occasion précise, et une seule fois : l'e-mail de bienvenue quand une personne accepte une invitation ou s'inscrit elle-même, le rappel de cours quand un cours n'est pas terminé trois semaines après l'inscription. Les détails se trouvent sous Attribuer un modèle à un but.

Comment est-ce que je crée et conçois exactement des certificats ? Contexte sur la remise de certificats et les espaces réservés sous Certificats et modèles de certificats.

Quel est le lien entre les rappels de tâches obligatoires et les modèles ? Les e-mails de rappel pour les tâches obligatoires arrivant à échéance utilisent le modèle de type Rappel d'attribution. Comment attribuer des tâches obligatoires est décrit sous Tâches obligatoires.