Gestire gli utenti

Come amministratore/amministratrice della tua azienda decidi tu chi ottiene l'accesso a online:academy, quale ruolo ha la persona e a quale reparto appartiene. Questa pagina ti mostra come invitare le persone — singolarmente o come intera lista — e come gestire gli utenti esistenti.

Dove avviene

Utenti, inviti nonché ruoli e permessi li gestisci nel portale Admin — è l'interfaccia di amministrazione separata, non la normale App di apprendimento. Argomenti come compiti obbligatori, percorsi di apprendimento o analytics stanno invece nell'App, sotto Amministrazione.

Invitare una persona singolarmente

Il modo più veloce per accogliere una nuova collega o un nuovo collega:

1. Nel portale Admin vai su Utenti.
2. Clicca su Invita (ossia Invita utente).
3. Compila i campi:

Campo	Obbligatorio	Nota
E-mail	sì	L'indirizzo a cui va l'invito. Per ogni indirizzo può esistere sempre e solo un invito aperto — uno nuovo sostituisce il vecchio.
Ruolo	sì	Cosa può fare la persona. Puoi assegnare solo ruoli inferiori al tuo (vedi Ruoli e permessi).
Reparto / Gruppo di apprendimento	no	Colloca la persona a livello organizzativo. Utile per successive azioni di massa (ad es. „tutti quelli del reparto Vendite").

1. Invia — il sistema spedisce una e-mail con un link di registrazione personale.

Screenshot in arrivo

Modulo di invito nel portale Admin con campo e-mail e selezione del ruolo

Quanto è valido l'invito?

Il link di registrazione è valido di default 7 giorni e funziona esattamente una volta. Se scade, basta invitare di nuovo la persona.

Invitare molte persone in una volta (import CSV)

Se vuoi accogliere un intero team, conviene l'invito di massa tramite file:

1. Nel portale Admin vai su Utenti → Importa (import CSV).
2. Carica il file CSV. Formato:
3. Un indirizzo e-mail per riga
4. Nessuna riga di intestazione, nessuna colonna aggiuntiva
5. Facoltativo: scegli il/i ruolo/i che tutte le persone invitate devono ricevere.
6. Avvia l'import.

Dopo l'import il sistema ti segnala quanti inviti sono stati creati con successo, quante righe sono state saltate (ad es. indirizzi doppi) e se ci sono stati errori.

Consiglio per il file CSV

Un foglio di calcolo come Excel o LibreOffice esporta pulita come CSV una singola colonna di indirizzi. Fai attenzione a rimuovere prima dell'export un'eventuale riga di intestazione (ad es. „E-mail").

La regola sui ruoli vale anche qui

Anche nell'import CSV puoi assegnare solo ruoli inferiori al tuo. Se provi ad assegnare un ruolo troppo alto, l'operazione viene rifiutata.

Cosa succede quando si accetta l'invito

La persona invitata riceve una e-mail con un link. Cliccandoci, arriva su una pagina di registrazione e lì compila da sé:

• Obbligatorio: nome e cognome, password (almeno 8 caratteri)
• Facoltativo: telefono, indirizzo, data di nascita, titolo professionale, lingua preferita

Dopo l'invio l'account è attivo, il ruolo indicato nell'invito viene applicato e la persona viene reindirizzata al login. Da quel momento può iniziare — trova una guida per l'avvio in Primi passi per chi apprende.

Screenshot in arrivo

Pagina di registrazione che la persona invitata vede dopo aver cliccato il link

Modificare un utente esistente

I dati o il ruolo di una persona cambiano? Lo gestisci direttamente sull'utente:

1. Nel portale Admin vai su Utenti.
2. Cerca la persona nell'elenco (per nome o e-mail) e aprila.
3. Modifica ciò che serve:

Cosa	Come
Cambiare ruolo	Scegli un nuovo ruolo — di nuovo solo ruoli inferiori al tuo. Dettagli in Ruoli e permessi.
Reparto / Gruppo di apprendimento	Assegna o riassegna la persona a un reparto o gruppo.
Dati anagrafici	Correggi nome, recapiti e campi del profilo.

1. Salva.

Il cambio di ruolo ha effetto dopo un nuovo login

Se cambia il ruolo di una persona, questa dovrebbe disconnettersi e riconnettersi una volta, così che i nuovi permessi abbiano pieno effetto.

Archiviare / disattivare vs. eliminare

Quando qualcuno lascia l'azienda o temporaneamente non ha più bisogno dell'accesso, ci sono due strade molto diverse:

Azione	Cosa succede	Quando ha senso
Archiviare / disattivare	La persona non può più accedere. I suoi dati — lezioni completate, progresso di apprendimento, certificati — restano però conservati.	Caso standard: la persona esce, ma le prove devono restare documentate.
Eliminare	L'account viene rimosso definitivamente.	Solo se davvero non servono più dati della persona.

Nel dubbio archivia, non eliminare

Archiviare è quasi sempre la scelta giusta: l'accesso è subito revocato, ma certificati e cronologia di apprendimento non vanno persi. Eliminare è irreversibile — valuta prima se le prove (ad es. per obblighi di formazione) servono ancora.

Relazione con le licenze

Una persona spesso non ha bisogno solo di un account, ma anche di un posto licenza per poter accedere a determinati corsi (soggetti a licenza). Se qualcuno riesce ad accedere ma non vede un corso in licenza, di solito manca il posto licenza.

Inoltre: se archivi una persona, il relativo posto licenza si libera e può essere assegnato a qualcun altro. Come assegni e revochi i posti lo trovi in Licenze e accesso.

Numero massimo di utenti

A seconda del contratto la tua azienda può avere un tetto massimo di utenti. Una volta raggiunto, puoi creare nuove persone solo se ne archivi altre o se il tetto viene aumentato (tramite il team della piattaforma).

Domande frequenti

La persona invitata non ha ricevuto la e-mail. Fai prima controllare la cartella spam. Se non arriva nulla, invita di nuovo la persona — così viene generato un link nuovo. Assicurati che l'indirizzo e-mail sia scritto correttamente.

Il link di invito dice „scaduto" o „già utilizzato". I link sono validi 7 giorni e utilizzabili una sola volta. Basta invitare di nuovo la persona. Se si è già registrata con successo, deve semplicemente accedere in modo normale.

Non riesco a selezionare un determinato ruolo. Puoi assegnare solo ruoli inferiori al tuo. I ruoli più alti deve assegnarli una persona con l'autorizzazione corrispondente — vedi Ruoli e permessi.

Una persona archiviata deve riottenere l'accesso. Cercala nell'elenco utenti (eventualmente con il filtro „Mostra archiviati"), riattiva l'account e assicurati che — se necessario — riceva di nuovo un posto licenza.

Pagine correlate: Ruoli e permessi · Licenze e accesso