Gestire gli utenti

Nell'amministrazione decidi chi ottiene accesso a online:academy, quale ruolo ha la persona e a quale reparto appartiene. Questa pagina ti mostra come invitare le persone — singolarmente o come elenco completo — e come curare gli utenti esistenti.

Dove avviene

Gli utenti li gestisci nel portale Admin — è l'interfaccia di amministrazione separata. Gli inviti invece li invii sulla piattaforma di apprendimento sotto Amministrazione → Inviti; da settembre 2026 sono stati spostati lì dal portale Admin, in modo che ogni prodotto gestisca i propri inviti.

Invitare una singola persona

La via più rapida per accogliere una nuova collega o un nuovo collega:

1. Sulla piattaforma di apprendimento passa a Amministrazione → Inviti.
2. Clicca su Crea.
3. Compila i campi:

Campo	Obbligatorio	Nota
Indirizzo e-mail	sì	L'indirizzo a cui va l'invito. Per ogni indirizzo può esistere sempre solo un invito aperto — uno nuovo sostituisce quello vecchio.
Azienda	sì	Come admin aziendale qui è selezionabile solo la tua azienda.
Per quale prodotto inviti?	no	Un puro aiuto visivo: la selezione limita l'elenco dei ruoli sottostante a un prodotto e non viene inviata insieme all'invito. Se resta su Tutti i prodotti, puoi assegnare in un unico invito ruoli sia di online:academy sia di azubi:web.
Ruoli	no	Cosa può fare la persona. Puoi assegnare solo ruoli che stanno sotto il tuo — come Company Admin, in aggiunta Company Admin (vedi Ruoli e permessi). Senza selezione di ruolo nasce un account senza permessi particolari — per i discenti scegli il ruolo ROLE_USER (utente base).

1. Salva — il sistema invia un'e-mail con un link di registrazione personale.

Il reparto lo aggiungi dopo la registrazione sull'utente (vedi sotto). Solo per gli inviti da admin viene richiesto direttamente in fase di registrazione.

Per quanto tempo è valido l'invito?

Il link di registrazione è valido per impostazione predefinita 7 giorni e funziona esattamente una volta. Se scade, basta invitare di nuovo la persona.

Invitare molte persone in una volta (import CSV)

Se vuoi accogliere un intero team, conviene l'invito di massa tramite file:

1. Sulla piattaforma di apprendimento vai a Amministrazione → Inviti → Import CSV.
2. Seleziona il file CSV e caricalo. Formato:
3. Un indirizzo e-mail per riga
4. Nessuna riga di intestazione, nessun'altra colonna
5. Facoltativo: scegli il/i ruolo/i che tutte le persone invitate devono ricevere — vengono proposti solo ruoli inferiori al tuo, come Company Admin in aggiunta Company Admin.
6. Avvia l'import.

Dopo l'import il sistema ti segnala quanti inviti sono stati generati, quante righe sono state saltate (indirizzi e-mail non validi) e se ci sono stati errori. Gli indirizzi per cui esiste già un invito aperto ricevono un invito nuovo (quello vecchio viene sostituito).

Consiglio per il file CSV

Un foglio di calcolo come Excel o LibreOffice esporta in modo pulito una singola colonna di indirizzi come CSV. Fai attenzione a rimuovere prima dell'esportazione un'eventuale riga di intestazione (ad es. „E-Mail") — e a che ogni indirizzo compaia una sola volta nel file.

Creazione diretta invece dell'invito

Nel portale Admin, sotto Utenti, ci sono in aggiunta Crea e un import CSV dedicato — entrambi creano account direttamente con password, senza e-mail di invito. È pensato per casi particolari (ad es. account di test); la via normale per i collaboratori reali è l'invito, in cui la persona imposta da sé la propria password.

Cosa succede all'accettazione dell'invito

La persona invitata riceve un'e-mail con un link. Cliccandoci sopra arriva su una pagina di registrazione e compila lei stessa:

• Obbligatorio: nome e cognome, password (almeno 10 caratteri)
• Facoltativo: telefono, cellulare, indirizzo (via, CAP, città, paese), posizione

Dopo l'invio l'account è attivo, i ruoli dell'invito vengono acquisiti e la persona viene reindirizzata all'accesso. Da quel momento può iniziare — una guida per la partenza la trova sotto Primi passi per i discenti.

Modificare un utente esistente

I dati o il ruolo di una persona cambiano? Lo gestisci direttamente sull'utente:

1. Nel portale Admin vai a Utenti.
2. Cerca la persona nell'elenco (per nome o e-mail) e aprila.
3. Nella scheda corrispondente, adatta ciò che serve:

Cosa	Dove	Come
Cambiare ruolo	Scheda Ruoli e permessi	Scegli il nuovo ruolo — di nuovo solo ruoli inferiori al tuo, come Company Admin in aggiunta Company Admin. Dettagli sotto Ruoli e permessi.
Reparto / gruppi di utenti	Scheda Informazioni lavorative	Assegna la persona a un reparto e a un numero qualsiasi di gruppi di utenti. I gruppi di utenti sono comodi per le azioni di massa (ad es. compiti obbligatori di massa „Per gruppo").
Dati anagrafici	Scheda Generale e Contatto e indirizzo	Correggi nome, dati di contatto e campi del profilo.

1. Salva.

Il cambio di ruolo ha effetto dopo un nuovo accesso

Se il ruolo di una persona cambia, dovrebbe disconnettersi e riconnettersi una volta, affinché i nuovi permessi abbiano pieno effetto.

Archiviare / disattivare vs. eliminare

Quando qualcuno lascia l'azienda o temporaneamente non ha più bisogno di accesso, ci sono due strade molto diverse:

Azione	Cosa succede	Quando è sensata
Archiviare / disattivare	La persona non può più accedere. I suoi dati — lezioni completate, progresso di apprendimento, certificati — restano però conservati.	Il caso standard, e in entrambe le direzioni: in caso di assenza prolungata come maternità, congedo parentale, sabbatico o malattia di lunga durata, così come quando la persona esce e le attestazioni devono restare documentate.
Eliminare	Tutti i dati personali dell'account (nome, e-mail, dati di contatto, immagine del profilo) vengono anonimizzati e l'accesso viene bloccato in modo permanente. L'indirizzo e-mail torna libero e può essere usato per un nuovo account.	Solo se i dati personali devono essere davvero rimossi (ad es. richiesta di protezione dei dati).

Nel dubbio archiviare, non eliminare

Archiviare è quasi sempre la scelta giusta: l'accesso viene meno subito, ma certificati e cronologia di apprendimento restano conservati, e la persona può essere riattivata in qualsiasi momento. L'eliminazione invece non è reversibile — nome e dati di contatto sono poi anonimizzati in modo permanente. Rifletti prima se le attestazioni (ad es. per obblighi formativi) servono ancora.

Numero massimo di utenti

A seconda del contratto la tua azienda può avere un limite massimo di utenti. Conta tutti gli account creati — anche quelli archiviati. Se il limite è raggiunto, il team di generation:l lo aumenta per voi.

Richieste di eliminazione dei collaboratori

Ogni persona può richiedere nel proprio profilo l'eliminazione del proprio account. L'account non viene eliminato subito: decidi tu, come amministratore dell'azienda.

1. Non appena arriva una richiesta, ricevi una voce «Nuova richiesta di eliminazione» nella campanella e un'e-mail.
2. Apri il portale Admin. Nella pagina iniziale la scheda Richieste di eliminazione elenca tutte le richieste aperte; la scadenza più vicina è in alto.
3. Clicca su Approva o Rifiuta:
   • Approva: l'account viene anonimizzato come per l'eliminazione e l'accesso viene bloccato in modo permanente. La persona riceve un'e-mail in merito.
   • Rifiuta: indica nel campo Motivazione perché l'account resta (obbligatorio). La persona riceve la motivazione via e-mail e l'account rimane invariato.

Decidi entro un mese

Se un mese dopo la richiesta non c'è alcuna decisione, l'account viene eliminato automaticamente; la persona viene informata via e-mail. La scadenza compare nella campanella e nell'e-mail.

Quando rifiutare?

Un motivo può essere, ad esempio, che le fatture debbano essere conservate o che servano ancora le prove di formazioni obbligatorie completate. In caso di dubbio, archiviare è la strada migliore.

Fino alla decisione la persona può continuare ad accedere e può ritirare la richiesta nel proprio profilo in qualsiasi momento. Non puoi decidere sulla tua stessa richiesta — e la persona che resta l'ultimo amministratore dell'azienda non può presentare una richiesta di eliminazione.

Domande frequenti

La persona invitata non ha ricevuto nessuna e-mail. Chiedile prima di controllare la cartella spam. Se non arriva nulla, invita di nuovo la persona — così viene generato un link nuovo. Fai attenzione che l'indirizzo e-mail sia scritto correttamente.

Il link di invito dice „scaduto" oppure „già utilizzato". I link sono validi 7 giorni e utilizzabili una sola volta. Basta invitare di nuovo la persona. Se si è già registrata con successo, dovrà invece accedere normalmente.

Non riesco a selezionare un determinato ruolo. Puoi assegnare solo ruoli inferiori al tuo; come Company Admin puoi nominare in aggiunta altri Company Admin. I ruoli superiori li assegna il team di generation:l — vedi Ruoli e permessi.

Una persona archiviata deve tornare ad avere accesso. Cercala nell'elenco degli utenti (gli account archiviati vengono visualizzati anche lì) e clicca su Riattiva — dopodiché può accedere di nuovo.

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